高校兼职档案管理员选拔、培训与管理全攻略

《高校兼职档案管理员制度全解析》

一、引言

在当今的高校管理体系中，档案管理占据着举足轻重的地位。随着高校规模的持续扩张以及各类事务的日益繁多，档案的数量与种类呈现出爆炸性的增长。为了有效应对这一挑战，高校兼职档案管理员制度应然而生。这一制度不仅有助于切实减轻专职档案管理人员的工作负担，更能充分发挥高校内部的人力资源优势，进而提升档案管理的效率与质量。

二、高校兼职档案管理员制度的设立背景

（一）档案数量与种类的增长

高校的档案涵盖了教学、科研、行政以及学生事务等多个维度。举例来说，教学档案包括教师发表的论文、编写的教材、获得的教学奖项等；科研档案则涵盖科研项目立项书、研究报告、专利申请等；行政档案涉及学校的规章制度、人事任免等内容；学生事务档案则包含学生的入学材料、奖惩记录等。近些年来，伴随着高校学科建设的不断发展、科研项目的增多以及学生规模的持续扩大，这些档案的数量呈现出几何级数的增长态势，给档案管理工作带来了巨大的挑战。

（二）专职人员的局限

绝大多数高校的专职档案管理人员数量相对较少。他们需要承担从档案的收集、整理、分类、编目到保管、利用等一系列工作。面对海量的档案资料时，时常会显得力不从心。另外，专职人员在某些特定领域的知识可能存在短板，比如对于一些高度专业化的科研档案的理解和管理，可能不如该领域的专业教师或科研人员深入。

（三）高校内部人力资源的利用潜力

高校乃是人才云集之所，汇聚了众多教师、行政人员以及学生。其中许多人具备一定的档案管理能力或者对档案管理工作怀有浓厚的兴趣。教师在教学与科研过程中积累了丰富的经验，对相关档案的重要性和管理要点有着深刻的认识；行政人员熟悉学校的各项工作流程，能够更好地对行政类档案进行整理；学生则具有较强的学习能力和充沛的精力，能够在兼职岗位上发挥积极的作用。充分挖掘这些内部人力资源，成为高校设立兼职档案管理员制度的关键考量因素。

三、高校兼职档案管理员的职责与任务

（一）档案收集

1. 明确收集范围

兼职档案管理员首先需要清晰知晓自己所负责领域的档案收集范围。例如，某学院的兼职档案管理员要收集本学院教师的教学成果、科研项目相关材料等。对于教学成果，要涵盖教师发表的论文、编写的教材、获得的教学奖项等；科研项目材料则包括从项目申请书、中期检查报告到结题报告等所有相关文件。

2. 主动收集与催交

兼职档案管理员不能仅仅坐等档案资料的主动提交，还要积极主动地去收集。比如，定期向教师和科研人员询问是否有新的成果或正在进行的项目产生了需要归档的资料。对于那些未能按时提交档案的人员，要及时地进行催交，从而确保档案的完整性和及时性。

（二）档案整理与分类

1. 初步整理

收到档案资料后，兼职档案管理员要进行初步的整理工作。将杂乱无章的资料按照一定的逻辑顺序进行排列，例如按照时间顺序或者重要性程度排序。对于纸质档案，要去除不必要的装订物，抚平褶皱的纸张；对于电子档案，要检查文件格式是否统一，文件名是否规范等。

2. 分类归档

依据高校预先设定的档案分类体系，将整理好的档案进行分类。如将教学档案分为理论教学、实践教学等类别；科研档案分为自然科学类、社会科学类等。在每个大类下，还可以进一步细分小类，以便于后续的查找和利用。

（三）档案保管

1. 安全保管

无论是纸质档案还是电子档案，安全都是最为重要的。对于纸质档案，要存放在专门的档案库房中，保持适宜的温度、湿度，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。同时，要做好防火、防盗措施，安装烟雾报警器、监控设备等。对于电子档案，要定期备份，存储在安全的服务器或存储介质上，防止数据丢失或被恶意篡改。

2. 定期检查

兼职档案管理员要定期对所保管的档案进行检查。查看纸质档案的保存状况，发现问题及时处理；检查电子档案的完整性和可读性，更新备份以确保数据的安全性。

（四）档案利用服务

1. 提供查询引导

当有师生需要查询档案时，兼职档案管理员要能够提供精准的查询引导。告知查询者档案的分类方式、存放位置（对于纸质档案）或者检索途径（对于电子档案），助力他们快速寻找到所需的档案资料。

2. 协助利用

在符合档案管理规定的前提下，兼职档案管理员要积极协助查询者利用档案。例如，对于一些特殊格式的电子档案，要提供相应的软件或工具进行查看；对于纸质档案，如果需要复印或扫描，要协助办理相关手续。

四、高校兼职档案管理员的选拔与培训

（一）选拔标准

1. 责任心

档案管理工作需要具备高度的责任心，毕竟任何一点疏忽都可能导致档案的丢失、损坏或者信息不准确。所以，在选拔兼职档案管理员时，要优先选取那些工作认真负责、对待事情一丝不苟的人员。

2. 相关知识与技能

尽管是兼职岗位，但也需要掌握一定的档案管理知识和技能。例如，了解档案管理的基本流程、熟悉办公软件（针对电子档案管理）等。对于特定领域的兼职档案管理员，如科研档案管理员，还需要具备一定的科研知识背景。

3. 组织协调能力

兼职档案管理员需要与众多人员展开互动，如教师、科研人员、其他行政人员等。故而，良好的组织协调能力有助于他们顺畅开展档案收集、催交等工作。

（二）培训内容与方式

1. 培训内容

（1）档案管理基础知识

涵盖档案的定义、种类、价值，档案管理的原则、方法等方面的内容。让兼职档案管理员对档案管理工作有全面的认识，知晓自己工作的重大意义和价值所在。

（2）具体业务培训

针对不同类型档案的管理流程展开详细培训。例如，怎样进行教学档案的收集与整理，科研档案的保管与利用等。同时，还要培训档案管理相关的法律法规，保证兼职档案管理员在工作中依法依规行事。

（3）信息技术培训

在当下的数字化时代，电子档案管理愈发重要。要对兼职档案管理员展开信息技术培训，如数据库管理、电子文件管理系统的操作等，提升他们的电子档案管理能力。

2. 培训方式

（1）集中授课

定期组织兼职档案管理员参加集中授课，由资深的档案管理专家或者高校内部的档案管理人员进行讲解。这种方式能够系统地传授知识，便于兼职档案管理员之间的交流和互动。

（2）线上学习

运用网络平台提供线上学习资源，如视频教程、在线测试等。兼职档案管理员可以根据自己的时间安排灵活学习，并且可以反复观看学习资料，加深理解。

（3）实践操作指导

在实际的档案管理工作现场，由经验丰富的档案管理人员进行一对一的实践操作指导。这种方式能够让兼职档案管理员更快地掌握实际工作技能，解决工作中遇到的具体问题。

五、高校兼职档案管理员制度的管理与考核

（一）管理制度

1. 工作流程规范

明确兼职档案管理员的工作流程，从档案的接收、整理、保管到利用，每一个环节都要有详尽的操作规范。比如，规定档案接收时必须填写接收清单，注明档案的名称、数量、来源等信息；档案整理要按照统一的分类标准进行等。

2. 工作权限界定

清晰界定兼职档案管理员的工作权限。明确哪些档案他们有权进行管理、哪些操作他们可以执行，杜绝越权行为。例如，对于一些机密档案的查阅和利用，必须经过严格的审批程序，兼职档案管理员

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