工程项目后期管理混乱？快来看看都有哪些表现、原因及应对策略

《工程项目后期管理混乱的剖析与应对策略》

一、引言

在工程项目的整个生命周期中，后期管理往往容易被忽视，但却对项目的最终成果和效益有着至关重要的影响。当工程项目后期管理混乱时，会引发一系列的问题，从成本超支到质量难以保证，从交付延迟到客户满意度下降等。这不仅损害了项目参与方的利益，也对整个行业的声誉造成负面影响。因此，深入探讨工程项目后期管理混乱的原因，并寻求有效的解决办法具有重要意义。

二、工程项目后期管理混乱的表现形式

（一）文档管理方面

1. 文档缺失

在项目后期，许多关键文件找不到是常见的情况。例如，施工过程中的变更记录丢失，这使得在验收时无法准确判断工程是否按照规定进行了调整。还有可能缺少设备的操作手册、维护指南等，给后续的使用和保养带来极大不便。

2. 文档版本混乱

不同人员在修改文档时没有遵循统一的版本管理规则。可能存在多个版本的设计图纸同时流传，导致施工人员按照错误的版本进行作业，从而产生质量问题。而且，这种混乱也让项目管理人员难以确定哪个版本是最终有效的，影响决策的准确性。

（二）质量管理方面

1. 质量检验不严格

后期阶段往往放松了对质量的把控。比如一些隐蔽工程在最后验收时没有进行细致的检查，仅仅走过场式地查看表面情况。这可能导致一些潜在的质量隐患，如管道安装不符合规范、电气线路连接不牢固等，在后期使用过程中才暴露出来，增加维修成本和安全风险。

2. 质量标准不一致

由于项目前期制定的质量标准不够清晰或者在执行过程中发生了变动，到了后期就出现各方对质量要求理解不一致的情况。例如，建筑装饰部分，业主方和施工方对于材料的色泽、质感等要求存在差异，导致验收时争议不断，拖延项目的收尾工作。

（三）成本管理方面

1. 成本超支失控

项目后期经常发现成本超出预算很多。一方面可能是由于前期估算不准确，没有考虑到一些额外的费用，如临时增加的设备采购、因工期延长而产生的人工费用等。另一方面，缺乏有效的成本监控机制，在后期无法及时发现并控制不必要的开支，任由成本不断攀升。

2. 费用结算纠纷

在项目即将结束时，供应商、分包商与总承包商之间的费用结算容易出现纠纷。例如，对于已完成工作量的计量存在分歧，一方认为某些工作已经完成可以结算相应款项，而另一方则认为工作不符合要求拒绝付款，这就导致资金流的停滞，影响项目的顺利收尾。

（四）进度管理方面

1. 进度延误

到了后期，原本计划好的时间表往往被打乱。可能是因为前面工序的延误积累，如基础工程施工缓慢，导致后续主体结构和装修工程无法按时开展。也有可能是外部因素的干扰，像天气恶劣、政策调整等，但项目团队没有及时调整应对方案，造成项目整体进度滞后。

2. 计划调整无效

虽然意识到进度延误后可能会制定新的计划，但在项目后期这些调整后的计划往往难以有效执行。人员已经疲惫，资源分配不合理等问题依然存在，使得新计划成为一纸空文，项目仍然无法按照预期的时间交付。

三、工程项目后期管理混乱的原因分析

（一）组织管理因素

1. 职责不清

在项目团队中，各个成员的职责划分不明确。例如，在后期的设备调试阶段，不清楚是由技术人员还是施工人员负责协调与供应商的对接工作，导致出现互相推诿的现象，工作无人推进。这种职责的模糊性还体现在不同部门之间，如工程部和财务部在成本核算方面的交叉工作，没有明确界定各自的范围，容易造成管理漏洞。

2. 沟通不畅

项目后期涉及到众多的利益相关者，包括业主、施工方、监理方、供应商等。如果沟通渠道不畅通，信息传递就会出现延迟、失真等问题。比如，业主提出的一个小的整改意见没有及时传达给施工人员，就可能引发后续的质量纠纷和进度延误。而且，不同层级之间的沟通也存在障碍，基层员工发现的问题无法及时反馈给管理层，管理层的决策也不能迅速下达并执行。

（二）人员因素

1. 人员流动

在项目后期，一些关键岗位的人员离职或调动是比较麻烦的事情。例如，项目经理的更换可能导致整个项目管理思路的转变，新的项目经理需要重新熟悉项目情况，这期间就会耽误项目的进展。技术骨干的离开也会使一些尚未解决的技术问题搁置，影响项目的质量和进度。

2. 人员能力不足

部分项目人员在后期管理方面缺乏必要的知识和技能。例如，财务人员不了解工程业务流程，在进行成本核算时无法准确区分哪些是合理成本，哪些是浪费，导致成本管理混乱。质量管理人员缺乏足够的专业知识，不能准确判断质量问题的严重性，从而在验收时无法做出正确的决策。

（三）制度流程因素

1. 管理制度不完善

项目的管理制度未能涵盖后期管理的所有方面。例如，缺乏对后期文档管理的详细规定，没有明确文档的归档流程、保管方式以及查阅权限等。在成本管理方面，没有建立完善的成本预警机制，无法提前发现成本超支的迹象并采取措施。

2. 流程执行不严格

即使有了完善的制度流程，但在实际执行过程中大打折扣。例如，项目规定了严格的质量验收流程，但在后期为了赶工期，验收人员跳过某些环节直接签字通过，这就为质量问题埋下了隐患。在变更管理流程方面，未按照规定程序进行变更审批，导致工程变更随意，增加了成本和进度风险。

四、应对工程项目后期管理混乱的策略

（一）优化组织管理

1. 明确职责

重新梳理项目团队成员的职责，制定详细的职责清单。以项目收尾阶段的工作为例，明确规定设备调试工作由技术负责人牵头，施工人员配合，同时与供应商保持密切联系。对于部门之间的交叉工作，通过签订责任书等方式明确各自的权利和义务，避免出现管理空白区域。

2. 加强沟通

建立多维度的沟通渠道，包括定期的项目例会、即时通讯工具群组以及专门的项目问题反馈邮箱等。在例会上，各参与方汇报工作进展、提出问题并共同商讨解决方案。通过即时通讯工具，实现信息的实时共享，确保各方能够及时获取最新的项目信息。鼓励基层员工积极反馈问题，对于提出有价值建议的员工给予奖励，提高员工参与度。

（二）提升人员素质

1. 人员稳定性保障

通过合理的薪酬福利体系、良好的工作环境和职业发展规划来留住关键岗位的人员。例如，为项目经理提供有竞争力的薪资待遇，同时为其规划在公司内部的晋升路径，使其有长期服务项目的动力。对于技术骨干，可以给予股权激励等激励措施，减少人员流动对项目后期管理的影响。

2. 人员培训与能力提升

针对项目后期管理的特点，开展相关的培训课程。如为财务人员提供工程成本管理的培训，让他们深入了解工程施工流程和成本构成要素，提高成本核算的准确性。对质量管理人员进行最新质量标准和检测技术的培训，增强其质量管控能力。同时，可以组织内部经验分享会，让有经验的员工分享项目后期管理的成功案例和失败教训，共同成长。

（三）健全制度流程

1. 完善管理制度

补充和细化项目后期管理的各项制度。在文档管理方面，建立严格的文档分类、编号、存储和检索制度，确保文档的完整性和可追溯性。在成本管理方面，设定成本控制指标，建立成本超支责任追究制度，促使项目人员自觉控制成本。对于质量管理制度，明确质量验收标准和奖惩措施，提高各方对质量的重视程度。

2. 强化流程执行