工程项目档案管理全览：清晰掌握各参建方任务

工程项目档案管理职责全解析

工程项目档案管理职责：各参建方任务全览

在工程项目中，档案管理是一项至关重要的工作，但往往容易被忽视。工程项目档案记录了项目从立项到竣工验收的全过程，是项目生命周期的重要见证。明确各参建方的档案管理职责，是确保档案管理工作有效开展的关键。

一、引言

工程项目档案如同项目的“记忆”，记录着项目的整个生命周期。无论是建设单位、施工单位还是监理单位，都承担着各自不同的档案管理职责。接下来，我们将详细剖析工程项目档案管理中的各项职责。

二、建设单位的档案管理职责

（一）项目前期的档案管理职责

1. 立项文件的收集与整理

• 建设单位需收集项目建议书、可行性研究报告等文件，并按分类标准整理。
• 不能遗漏立项过程中的调研资料、专家意见等辅助性文件。

2. 规划与用地相关档案的管理

• 获取项目建设用地规划许可证等相关证件，并保管好办理材料。
• 完整的档案记录有助于项目后续实施和问题追溯。

（二）项目实施阶段的档案管理职责

1. 招投标文件的归档

• 建设单位需组织招投标活动，并归档保存招投标文件。
• 建立专门的招投标文件档案库，便于查询和使用。

2. 合同文件管理

• 负责与各参建单位签订的合同进行签订、存档和管理。
• 及时更新合同档案，记录变更内容，避免合同纠纷。

（三）项目竣工验收阶段的档案管理职责

1. 组织竣工档案验收

• 建设单位需牵头组织竣工档案验收工作，制定验收计划。
• 确保竣工档案的质量，为项目竣工验收提供依据。

2. 竣工档案的移交与保存

• 按规定将竣工档案移交给相关部门或单位。
• 自身留存一套完整的竣工档案副本，以备后续使用。

三、施工单位的档案管理职责

（一）施工准备阶段的档案管理职责

1. 施工组织设计文件的编制与归档

• 编制施工组织设计文件，并进行归档保存。
• 收集与施工组织设计相关的辅助性资料。

2. 人员资质与设备档案管理

• 管理参与项目施工的人员资质证书和施工设备档案。
• 确保人员资质和设备性能状态的真实性。

（二）施工过程中的档案管理职责

1. 工程施工记录的形成与保存

• 形成工程施工记录，如施工日志、隐蔽工程验收记录等。
• 确保施工记录的真实性和及时性。

2. 工程变更相关档案管理

• 收集工程变更的相关资料，并进行归档。
• 积极配合建设单位和设计单位办理变更手续。