矩阵式工程项目管理体系有哪些优缺点？如何构建？

《矩阵式工程项目管理体系全解析》

一、矩阵式工程项目管理体系的概念

矩阵式工程项目管理体系是一种融合了职能型和项目型组织架构优势的管理模式。在这种体系下，项目团队成员既隶属于职能部门，又参与到特定的项目当中。从职能角度看，员工有自己的职能归属，例如工程部门、质量部门、财务部门等，他们在职能范围内接受职能经理的领导，职能部门负责对员工进行专业技能的培训、考核以及职业发展规划等工作。同时，当有工程项目启动时，这些员工会被分配到不同的项目团队中，在项目期间接受项目经理的指挥，完成项目任务。

这种体系就像是一个纵横交错的矩阵。纵向是职能线，保证了专业技术的深度和资源的共享；横向是项目线，能够针对具体项目迅速整合资源，提高项目的响应速度和执行效率。例如，在一个大型建筑工程项目中，结构工程师在职能上归属于工程技术部，但他同时又参与到某个具体建筑楼体建设的项目团队里。在项目团队里，他要根据项目经理的安排，与其他成员如电气工程师、施工人员等协同工作，以确保楼体结构设计和施工符合项目整体目标。

二、矩阵式工程项目管理体系的优点

（一）资源高效利用

1. 在矩阵式体系下，企业内的各类资源可以得到更充分的利用。由于员工同时属于职能部门和项目团队，所以不同项目之间可以共享人力资源。比如一家工程公司同时有多个项目在进行，如果采用传统的项目型管理模式，每个项目都需要单独配备各类专业人员，很可能导致某些时段某些人员闲置，而在矩阵式管理下，可以根据项目的进度和需求灵活调配人员。

2. 除了人力资源，设备、材料等其他资源也能更好地共享。职能部门可以统一管理和维护设备，当项目有需求时及时分配，避免了资源的重复购置和浪费。例如，工程测量设备由职能部门集中管理，多个项目按计划轮流使用。

（二）专业技术支持

1. 因为员工在职能部门中接受专业的技术培训和发展，所以他们能将最新的专业知识和技术带到项目中。例如，工程设计部门的员工不断学习新的设计软件和理念，当参与到项目中时，就能提升项目的设计水平。

2. 职能部门就像一个技术知识库，当项目遇到技术难题时，可以从职能部门获取强大的技术支持。比如在一个化工工程项目中，遇到化学工艺方面的问题，项目团队可以迅速向职能部门中的化工专家请教解决方案。

（三）项目目标导向与协调

1. 矩阵式管理体系以项目为导向，项目经理对项目的最终成果负责。这使得项目团队成员更加关注项目目标的达成，所有的工作都是围绕项目的工期、质量、成本等关键目标展开。例如，项目经理会根据项目合同要求，制定详细的项目计划，明确各个阶段的任务和交付成果，然后组织项目团队成员按照计划执行。

2. 同时，在项目执行过程中，由于涉及到不同职能部门的人员，有利于促进跨部门的沟通和协调。各职能部门的人员在项目团队中相互合作，能够更好地理解其他部门的工作内容和需求，减少部门之间的摩擦和误解。例如，项目中的采购人员和工程人员在项目团队中紧密合作，采购人员能更准确地了解工程进度和材料需求，工程人员也能及时知道采购的进展情况。

三、矩阵式工程项目管理体系的缺点及挑战

（一）双重领导带来的困惑

1. 在矩阵式管理体系中，员工面临着双重领导，即职能经理和项目经理。这可能导致员工在接受指令时产生困惑，不知道应该优先听从谁的安排。例如，职能经理可能要求员工参加部门内部的培训活动，而项目经理却希望员工在同一时间投入到项目的紧急任务中。

2. 双重领导还可能引发权力斗争的问题。如果职能经理和项目经理之间没有明确的职责划分和良好的沟通机制，可能会出现互相争夺对员工的控制权，从而影响项目的顺利进行和员工的工作积极性。

（二）沟通成本增加

1. 由于项目团队成员来自不同的职能部门，沟通渠道变得更加复杂。信息需要在职能部门和项目团队之间来回传递，容易出现信息失真和延误的情况。例如，项目中的变更通知可能需要先经过项目经理，再传递到各个职能部门的负责人，然后才能到达具体执行的员工手中。

2. 不同职能部门之间可能存在文化差异和工作方式的差异，这也增加了沟通的难度。例如，研发部门注重创新和探索，而生产部门更强调稳定和效率，当这两个部门的人员在项目团队中合作时，需要花费更多的精力来协调彼此的工作风格。

（三）资源分配的复杂性

1. 在矩阵式管理体系下，资源分配需要兼顾职能部门和项目的需求，这是一个复杂的平衡过程。例如，当多个项目同时竞争有限的人力资源时，如何合理地分配人员，既能满足项目的进度要求，又不影响职能部门的正常运转，是管理者需要解决的难题。

2. 资源分配的决策过程往往涉及到多个利益相关者，包括职能经理、项目经理和高层管理者等，各方的利益诉求不同，可能导致决策缓慢，影响项目的推进速度。

四、构建矩阵式工程项目管理体系的关键要素

（一）明确的角色和职责划分

1. 首先，必须清晰地定义职能经理和项目经理的角色和职责。职能经理主要负责员工的专业技能培养、职能部门的日常运营管理以及提供专业技术支持等；项目经理则聚焦于项目目标的实现，包括项目计划的制定、项目团队的组建和管理、项目进度的监控等。例如，在一个软件开发项目中，职能经理要确保开发人员具备足够的编程技能，而项目经理要根据项目需求安排开发人员的具体工作任务，并控制项目的交付时间。

2. 对于项目团队成员也要明确其在项目中的职责。每个成员应该清楚自己在项目中的任务、工作标准以及与其他成员的协作关系。例如，项目中的测试人员要知道自己负责测试的模块范围、测试用例的编写标准以及如何与开发人员进行缺陷反馈沟通。

（二）有效的沟通机制

1. 建立定期的沟通会议制度，包括项目团队内部会议、项目与职能部门之间的沟通会议等。在项目团队内部会议上，项目经理可以通报项目的进展情况、解决项目中的问题并布置下一阶段的任务；项目与职能部门之间的沟通会议则可以协调资源分配、反馈项目对职能部门的需求等。例如，每周举行一次项目团队内部会议，每两周举行一次项目与职能部门的沟通会议。

2. 利用现代信息技术搭建沟通平台，如项目管理软件、即时通讯工具等。项目管理软件可以用于项目计划的发布、任务的分配和跟踪等；即时通讯工具方便项目团队成员之间随时进行信息交流。例如，使用Trello进行项目任务管理，使用企业微信进行日常的沟通交流。

（三）合理的资源分配策略

1. 制定资源分配的优先级规则。可以根据项目的战略重要性、紧急程度等因素确定项目获取资源的优先级。例如，对于企业的核心业务项目，在资源分配上给予更高的优先级。

2. 建立资源池的概念，将企业内的各类资源统一纳入资源池进行管理。职能部门根据项目需求从资源池中调配资源，同时对资源的使用情况进行监控和评估。例如，将所有的工程设备登记入库形成设备资源池，根据项目的设备需求进行租赁或分配。

五、矩阵式工程项目管理体系在不同行业的应用案例

（一）建筑工程行业

1. 在建筑工程行业，大型建筑企业广泛采用矩阵式管理体系。以某知名建筑集团为例，该集团旗下有多个分公司，每个分公司都设有工程技术、质量安全、物资设备等职能部门。当承接一个大型商业建筑项目时，集团会从各个分公司的职能部门抽调人员组成项目团队。在项目团队中，项目经理负责整个项目的建设管理，包括与业主、设计单位、监理单位等各方的沟通协调，以及项目的进度、质量、安全管理等工作。职能部门则在后方提供技术支持、人员培训和物资保障等服务。通过这种矩阵