工程项目章管理难题频发，怎样制定高效的管理策略？

《工程项目章管理措施全解析》

一、工程项目章的重要性

工程项目章在工程项目的运作过程中至关重要。它作为项目团队对外沟通、确认事务的标识和授权手段。

1. 对外联系的权威性

在签订物资采购合同、分包协议及工程进度报告等对外交往中，工程项目章的加盖代表项目的承诺和负责。如供应商看到带印章的合同，会认为这是项目正式约定，增强交易安全性信任。

2. 内部管理的协调性

工程项目内部涉及多个部门和岗位协作。工程项目章的使用明确各部门权限和责任范围。如工程变更审批中，各部门提异议后加盖章表示认可，确保内部管理有序。

二、工程项目章管理中存在的常见问题

1. 印章保管不善

（1）缺乏专人负责。未指定专人保管印章，导致印章易被接触，增加被盗用或误盖风险。如小型项目施工现场混乱，印章放无锁抽屉，易丢失或损坏。

（2）保管环境不安全。部分项目印章保管环境未达安全标准，如无防火、防潮、防盗设施，易丢失或损坏，带来法律和管理风险。

2. 印章使用不规范

（1）未按流程使用。未建立审批流程，有人需盖章即盖，如施工队队长未经审批就盖章，可能导致条款不明确或不符合项目规定。

（2）超范围使用。工程项目章有明确范围，但有时会超出范围使用，如为无关企业担保，可能引发纠纷，项目方承担法律责任。

3. 印章登记制度不完善

（1）盖章事项记录不全。虽有登记制度，但记录简单，如日期和盖章人，未记录文件名、摘要等关键信息，不便于查询和追溯。

（2）登记不及时。存在延迟登记，失去监督和控制作用。

三、工程项目章管理措施

1. 建立完善的印章保管制度

（1）专人专管。指定责任心强、具备法律意识和印章管理知识的人员负责保管，联系方式向全体成员公开。

（2）设置安全保管环境。安装防火、防潮、防盗设备，如保险柜存放印章，房间有门禁系统，定期检查安全性。

2. 规范印章使用流程

（1）制定详细审批流程。建立从申请、审核到盖章的完整流程，申请人需填写申请表并经过多环节审批。

（2）明确使用范围并严格执行。以书面形式明确范围，培训项目成员，超范围请求坚决拒绝并告知风险。

3. 健全印章登记制度

（1）完善登记内容。记录盖章日期、人、文件名、摘要、目的、审批人等信息，便于查询和追溯。

（2）及时登记。规定盖章后必须登记，设立监督人员检查，对未及时登记行为进行纠正和处罚。

四、借助信息化手段加强工程项目章管理

1. 印章管理软件的应用

（1）功能介绍。市场上有专门印章管理软件，如在线申请审批、自动记录信息形成电子档案等。

（2）优势分析。提高管理效率，增强信息准确性和完整性，数据分析功能帮助掌握使用规律和趋势。

2. 电子印章的探索

（1）合法性与安全性。电子印章具法律效力，采用加密技术防止伪造和盗用，确保盖章操作唯一可追溯。

（2）适用场景与发展前景。电子印章适用于远程办公、异地项目合作等，随着数字化转型推进，应用将更广泛。

五、工程项目章管理中的人员培训

1. 培训内容

（1）法律法规知识。进行相关法律法规培训，提高法律意识。

（2）管理制度培训。学习项目内部管理制度，确保成员清楚自身权利和义务。

2. 培训方式

（1）集中培训。定期组织全体成员参加，由专家授课，保证内容一致。

（2）个别辅导。针对有特殊职责的人员进行辅导，解决实际问题。