合同管理资料包括哪些？你知道吗？

《合同管理资料全解析》

一、合同管理资料的基础概念

合同管理资料是指在合同从订立前到履行完毕或终止的全过程中所涉及的各类文件、记录和信息的集合。这些资料对于企业来说至关重要，它就像一座桥梁，连接着企业内部各个部门与外部合作伙伴，确保合同事务的顺利进行。

二、合同订立前的管理资料

（一）项目需求文档

这是合同订立的源头资料之一。在企业寻求合作伙伴或者开展项目时，首先要明确自身的需求。例如，一家制造企业想要采购一批新的生产设备，其项目需求文档就要详细列出设备的规格、数量、质量标准、交付时间等要求。这些需求文档能够帮助企业在后续寻找供应商和洽谈合同时做到有的放矢。如果没有清晰的项目需求文档，可能会导致在合同谈判过程中频繁修改条款，甚至签订不符合企业实际需求的合同。

（二）市场调研资料

为了确保在合同订立中处于有利地位，企业需要对市场进行充分调研。这包括对潜在合作伙伴的调查，如对方的信誉、财务状况、行业口碑等。以一家软件公司寻找外包开发团队为例，他们会收集不同开发团队的过往项目案例、客户评价等市场调研资料。同时，还需要了解相关产品或服务的市场价格范围，以便合理设定合同中的价格条款。市场调研资料能够帮助企业选择最合适的合作对象，并制定出公平合理的合同条款。

（三）招投标文件（如有）

在许多大型项目或者政府项目中，招投标是常见的选择合作伙伴的方式。招投标文件就是这个过程中的关键合同管理资料。招标方发布的招标文件中包含项目的详细要求、评标标准、合同主要条款等重要信息。投标方则要根据招标文件准备投标文件，包括企业资质证明、项目解决方案、报价单等内容。这些招投标文件不仅记录了双方在招投标阶段的交流情况，也为最终合同的订立奠定了基础。一旦中标，招投标文件中的很多条款都会直接转化为合同条款。

三、合同订立中的管理资料

（一）合同草案

合同草案是合同双方初步拟定的合同版本。它涵盖了合同的基本要素，如双方当事人的信息、合同标的、价格、履行期限、违约责任等条款。在起草合同草案时，需要遵循法律法规的要求，同时也要考虑到双方的利益平衡。例如，一份销售合同草案中，对于货物的描述要准确无误，包括名称、型号、规格等，以免在履行过程中产生争议。合同草案的起草过程往往需要双方多次协商修改，每一次的修改记录都应该妥善保存，作为合同管理资料的一部分。

（二）谈判记录

在合同订立过程中，双方不可避免地会进行谈判。谈判记录详细记载了双方在谈判过程中的观点、意见交换以及达成的共识和存在的分歧。谈判记录有助于追踪合同条款的形成过程，当出现争议时，可以作为参考依据。例如，如果在合同履行过程中对某个条款的解释存在争议，查看谈判记录可以了解当时双方的真实意图。谈判记录可以是书面形式，也可以是录音、录像等形式，但无论哪种形式，都要确保其真实性和完整性。

（三）法律审核意见

为了确保合同的合法性和有效性，企业通常会让法务人员或者外部律师对合同草案进行法律审核。法律审核意见会指出合同草案中存在的法律风险点，如某些条款是否违反法律法规的强制性规定、是否存在不利于企业的法律漏洞等。例如，在一份租赁合同中，如果关于租赁物的维修责任条款不符合相关法律规定，法律审核意见就会提出修改建议。企业依据法律审核意见对合同草案进行修改完善，能够有效降低合同法律风险，保障企业的合法权益。

（四）签字盖章页

签字盖章页是合同正式生效的重要标志。它包含双方当事人的签字或盖章（或者两者兼有）以及签字盖章的日期。签字盖章页的重要性在于它确认了双方对合同内容的认可，使得合同具有法律效力。在合同管理中，要确保签字盖章页的真实性和完整性，防止伪造签字或盖章的情况发生。同时，签字盖章页的样式和格式也要符合企业内部规定和法律法规的要求。

四、合同履行中的管理资料

（一）履约进度报告

对于长期合同或者涉及多个阶段的项目合同，履约进度报告是必不可少的管理资料。它反映了合同一方或双方在合同履行过程中的进展情况。以建筑工程合同为例，施工方需要定期向业主提交履约进度报告，报告内容包括工程进度、已完成工程量、遇到的问题及解决方案等。业主可以根据履约进度报告评估施工方是否按照合同要求履行义务，同时也可以及时发现问题并采取措施加以解决，确保合同能够按时、按质、按量完成。

（二）变更通知与变更协议

在合同履行过程中，由于各种原因可能会发生合同变更的情况，如市场环境变化、政策调整或者双方协商一致对合同内容进行修改等。此时，变更通知与变更协议就成为重要的合同管理资料。变更通知应明确提出变更的内容、原因和生效时间等信息，而变更协议则是双方就变更内容达成一致后的书面文件，它对原合同条款进行补充或修订。例如，一家企业与供应商签订了原材料采购合同后，由于市场原材料价格大幅波动，双方经过协商后发出变更通知并签订变更协议，调整了原材料的采购价格。

（三）往来函件

合同履行期间，双方之间的往来函件也是重要的合同管理资料。这些函件包括工作联系单、催款函、答复函等。例如，甲方发函给乙方要求其按照合同约定的时间交付货物，这就是一份催货函。乙方收到催货函后给予答复，说明货物的交付情况及可能存在的延迟原因。往来函件能够记录双方在合同履行过程中的沟通情况，当出现争议时，可以从中查找双方的责任归属。而且，往来函件的发送和接收时间也很关键，它可以作为判断是否构成违约的依据之一。

（四）付款凭证

如果合同涉及到款项支付，付款凭证就是合同履行的重要证明资料。付款凭证包括银行转账记录、支票存根、发票等。对于收款方来说，付款凭证是其已收到款项的证据；对于付款方来说，付款凭证可以证明其已经履行了付款义务。例如，在服务合同中，服务提供方在完成服务后向客户开具发票，客户根据发票进行付款，银行转账记录则显示了款项的实际支付情况。付款凭证的妥善管理有助于防止财务纠纷，同时也方便企业进行财务审计和税务申报。

五、合同终止后的管理资料

（一）合同终止协议

当合同履行完毕或者由于某些原因提前终止时，双方需要签订合同终止协议。合同终止协议明确了合同终止的原因、时间、双方的权利义务清理情况等内容。例如，在租赁合同到期后，房东和租户签订合同终止协议，确认房屋已按照约定交还，租金已结清，双方不存在其他争议等事项。合同终止协议是合同管理周期的最后一个环节的重要资料，它为合同关系画上了句号。

（二）验收报告（如有）

对于一些涉及产品或服务交付的合同，验收报告是合同终止后的重要管理资料。验收报告由接收方出具，表明其对产品或服务的验收结果。例如，一家企业购买了一套软件系统，在系统安装调试完成后，企业会对软件系统进行验收，验收合格后出具验收报告。验收报告证明了交付方已经按照合同要求完成了任务，同时也为合同的最终结算和终止提供了依据。

（三）纠纷处理记录（如有）

如果在合同履行过程中发生了纠纷，那么纠纷处理记录也是合同管理资料的一部分。纠纷处理记录包括双方的协商过程、仲裁裁决书或者法院判决书等内容。这些记录反映了纠纷的解决过程和结果，对于企业总结经验教训、完善合同管理制度具有重要意义。例如，如果企业在某一合同纠纷中败诉，企业可以通过分析纠纷处理记录，找出合同管理中的漏洞，改进合同条款和管理流程，避免类似纠纷再次发生。

六、合同管理资料的重要性及管理建议

（一）重要性

1. 风险防范：完善的合同管理资料有助于企业识别和防范合同风险。例如，