合同管理全流程解析：从起始到结束，全面掌握关键步骤！

一、合同管理概述

合同管理是企业运营中的核心环节，涵盖了从起草、审核、签订、履行到终止的整个流程。有效的合同管理有助于企业规避风险、确保权益、提升运营效率，并维护稳固的商业关系。

二、合同管理的前期筹备

1. 需求分析与界定

合同管理的第一步是明确企业的业务需求。这包括设定合作目标、期望成果及对合作伙伴的要求等。例如，在采购合同中，企业需明确所需产品的规格、数量、质量标准及交付时间等。清晰的需求界定为后续合同条款的制定奠定了基础。若您在需求识别上遇到难题，可尝试使用专业企业管理工具，我们提供免费试用，助您轻松梳理业务需求。

2. 合作伙伴筛选

依据需求，企业需挑选合适的合作伙伴。此过程可能包括市场调研、招投标及供应商评估等。在选择合作伙伴时，应综合考量其信誉、资质、财务状况、生产能力或服务水平等多方面因素。可构建完善的合作伙伴评估体系，对潜在合作伙伴进行评分和排名，从而筛选出最符合要求的对象。

3. 合同草拟

• 明确基本条款：合同草拟首要任务是明确基本条款，如合同双方的名称、地址、联系方式等。这些看似简单，但确保准确无误至关重要。清晰界定主体身份有助于避免日后纠纷。
• 明确业务条款：依据已识别的需求及与合作伙伴协商的结果，详细明确业务相关条款。以销售合同为例，应明确产品描述（包括型号、功能等）、价格、付款方式（一次性付款或分期付款，付款时间节点等）、交货地点、交货方式（如快递或自提）及售后服务条款（保修期限、维修范围等）。
• 风险分配条款：合理分配风险在合同草拟中至关重要。例如，货物运输过程中的损坏风险由谁承担，需根据具体情况在合同中明确规定。同时，对于不可抗力因素导致合同无法履行的情况，也要明确双方责任及应对措施。
• 法律适用与争议解决条款：确定合同适用的法律，这通常取决于合同双方所在地、合同履行地等因素。此外，争议解决方式（如仲裁或诉讼）也要明确。仲裁具有保密性和高效性，而诉讼则更具公开性，企业需根据自身需求和对不同方式的了解来选择。

三、合同管理的中期执行

1. 合同审核

• 内部审核：合同草拟完成后，首要任务是进行内部审核。此过程可能涉及多个部门，如法务部门负责审核合同的合法性和合规性，确保合同条款符合相关法律法规，避免潜在法律风险；业务部门则主要审核业务条款是否准确反映了双方约定，是否满足业务需求；财务部门审核付款条款、税务条款等是否合理。各部门需协同工作，对合同提出修改意见，确保合同的完善性。
• 外部审核（如有必要）：对于重大、复杂的合同，企业或许还需聘请外部法律顾问或专家进行审核。外部审核能提供更为专业和客观的意见，特别是在涉及特殊领域法律法规或复杂国际业务时。

2. 合同谈判

审核完成后，合同双方通常会展开谈判。谈判旨在就合同条款达成共识。在谈判过程中：

• 双方要保持沟通的开放性，充分表达自己的观点和诉求。例如，一方可能对付款方式有不同意见，希望调整付款周期或增加预付款比例，另一方则需要权衡自身资金流和市场情况进行回应。
• 注意谈判技巧，既要坚守自身核心利益，又要灵活处理一些非关键条款。比如，可在一些次要条款上作出让步，以换取对方在关键条款上的妥协。同时，要善于倾听对方意见，理解其立场，寻求双赢解决方案。若您觉得谈判过程复杂难以把握，欢迎预约演示我们的谈判辅助工具。

3. 合同签订

• 签字盖章：当双方就合同条款达成一致后，便进入签订环节。签字盖章是合同生效的关键形式要件。企业要确保签字人的授权合法有效，盖章要清晰、准确。通常，企业公章或合同专用章具有最高法律效力。在签订合同时，最好同时留存签字人身份证复印件等身份证明文件，以备日后查验。
• 合同存档：签订后的合同要及时进行存档。存档方式可以是纸质档案和电子档案相结合。纸质档案要妥善保管在专门的档案室，按合同类型、签订时间等进行分类编号存放；电子档案要存储在安全的服务器或云平台上，并做好备份。这样既便于日后查询、检索，也有利于合同的管理和跟踪。

四、合同管理的后期跟进

1. 合同履行

• 履行监督：合同生效后，双方都应依约履行各自义务。企业需建立合同履行的监督机制，跟踪合同执行情况。例如，在建设工程合同中，业主方要定期检查工程进度是否符合要求，工程质量是否达标；供货方要关注买方是否按时付款，是否按约定提货等。如发现对方存在履行瑕疵或违约行为，要及时采取措施，如发出书面通知要求整改或补救。
• 变更管理：在合同履行过程中，可能会因各种原因对合同条款进行变更。变更原因可能包括市场环境变化、政策调整、不可抗力等。当需要变更合同时，双方要按照合同约定的变更程序操作。通常，要先提出变更请求，说明变更原因和内容，然后经双方协商一致后签订变更协议。变更协议要作为原合同的附件一并存档管理。

2. 合同纠纷处理

• 纠纷识别：若在合同履行过程中出现争议或纠纷，企业要及时识别。纠纷表现形式多样，如一方未按时履行义务、对合同条款理解不一致等。早期识别纠纷有助于采取及时有效的措施解决，避免纠纷扩大。
• 内部评估：一旦发现纠纷，企业首先要进行内部评估。法务部门要分析纠纷的法律性质、企业在纠纷中的法律地位和权益，业务部门要评估纠纷对业务运营的影响。根据评估结果制定应对策略，是通过协商解决、申请仲裁还是提起诉讼。
• 外部解决途径：若协商无法解决纠纷，就要按合同约定的争议解决方式进行仲裁或诉讼。此过程中，要做好充分证据准备，包括合同文本、履行记录、往来函件等。企业要积极配合仲裁机构或法院工作，维护自身合法权益。

3. 合同终止

• 正常终止：当合同双方依约履行完各自义务后，合同自然终止。例如，在租赁合同中，租赁期满且双方无续租意向，租客交还房屋，房东退还押金后，合同即正常终止。在合同正常终止后，企业要做好收尾工作，如清理双方债权债务关系，对相关资产进行交接等。
• 非正常终止：如果因一方违约或其他原因导致合同提前终止，要按照合同约定的终止条款处理善后事宜。这可能包括违约方承担违约责任、赔偿对方损失等。同时，要对合同终止的原因进行总结分析，吸取经验教训，以便在今后的合同管理中改进。

五、合同管理中的信息化应用

随着信息技术的发展，越来越多的企业开始借助合同管理软件来提升合同管理的效率和准确性。合同管理软件能够实现合同的全生命周期管理，包括合同的起草、