固定资产管理助力企业高效运营

《固定资产管理全解析》

一、引言

在企业运营中，固定资产管理占据重要地位。特别是借用固定资产这一环节，其意义不容小觑。有效的借用管理能确保企业资产的合理利用、减少浪费，并保障企业运营的顺畅。本文将深入探讨借用固定资产管理的各个方面，涵盖概念、流程、重要性、面临的挑战以及解决方案等。

二、什么是固定资产管理

1. 定义

固定资产管理是指对企业内部或外部借用企业固定资产的行为进行计划、组织、协调、控制和监督的一系列活动。固定资产包括企业中的大型设备、办公家具、交通工具等具有一定价值且使用寿命较长的资产。当这些资产被其他部门、员工或外部单位借用时，就需要一套完善的管理体系来进行管理。

2. 涉及的主体

（1）出借方：通常是固定资产的所有者，即企业自身。企业内的资产管理部门或财务部门承担着出借方的主要管理责任。他们需确保借出的资产合法合规，并在借用期间跟踪资产状况。

（2）借用方：可以是企业内部的其他部门、员工，或是外部的合作单位或个人。内部借用方可能因项目需求、临时办公需要等借用固定资产；外部借用方则可能基于合作协议、租赁关系等借用资产。

三、固定资产管理流程

1. 借用申请阶段

（1）内部借用：内部员工或部门若需借用固定资产，需填写详细的借用申请表。申请表中包含借用者信息（姓名、部门、联系方式等）、借用资产的详细信息（名称、规格、编号等）、借用原因及预计借用时长等内容。例如，某市场部门为举办大型促销活动，需借用音响设备，则在申请表中说明活动时间、地点、规模等情况，以便资产管理部门评估是否出借。

（2）外部借用：外部单位或个人的借用申请流程相对复杂。除基本信息外，还需提供营业执照副本（针对企业借用方）、法定代表人身份证明等。同时，需经过企业内部多层审批，包括法务部门审核合作协议（如有）、高层领导批准等。

2. 审批阶段

（1）内部审批：内部借用申请由部门负责人初步审核。部门负责人判断借用的必要性和合理性，并核实借用者是否有能力妥善保管和使用该资产。然后，申请表流转至资产管理部门，从资产可用性和库存情况等方面进行审核。如涉及特殊或高价值资产，财务部门可能参与审批，从成本效益角度分析。

（2）外部审批：外部借用申请经初步资料审核后，法务部门审查相关法律风险，确保企业权益得到保障。例如，合同条款是否明确了借用期间的责任划分和资产损坏赔偿等问题。之后，由企业高层领导根据整体利益和战略考虑进行最终审批。

3. 资产交接阶段

（1）获得审批同意后，出借方和借用方进行资产交接。交接时，双方共同检查资产状态，包括外观是否有损坏、功能是否正常等，并记录在交接清单上。交接清单一式两份，双方各执一份。例如，借用笔记本电脑时，检查屏幕是否有划痕、电池续航能力、键盘是否正常等。

（2）出借方对借用方进行必要的使用培训（如复杂设备），告知注意事项，如日常维护方法和使用环境要求等。

4. 借用期间管理阶段

（1）出借方建立定期资产跟踪机制。内部借用可通过部门沟通或资产管理系统提醒功能了解资产使用状况；外部借用可通过电话回访、实地检查（如有必要）等方式跟踪。

（2）借用方有责任妥善保管和合理使用借用的固定资产。如发现资产故障或损坏，应及时通知出借方。例如，借用打印机时发现卡纸频繁，应立即告知资产管理部门。

5. 归还阶段

（1）借用到期前，出借方通知借用方归还资产。借用方收到通知后，按约定时间归还资产。

（2）归还时，双方再次检查资产状态。如发现新损坏或与出借时不符，根据事先约定确定责任并进行处理。例如，因借用方不当使用导致资产严重损坏，借用方应承担维修或赔偿费用。

（3）出借方确认资产无误后，办理归还手续，更新资产管理系统中的资产状态信息。

四、固定资产管理的重要性

1. 资源合理利用

企业固定资产有限。有效借用管理能让闲置资产在不同部门或单位间合理调配和利用。如某研发部门项目完成后有高端测试设备闲置，生产部门需进行类似测试，通过借用避免了重复购买和资金浪费，提高了利用率。

2. 成本控制

合理借用管理能降低运营成本。各部门盲目购买固定资产会增加采购、维护、存储等成本。借用则能节省这些开支。如小型企业通过借用而非购买短期办公家具，可显著降低成本。

3. 维护企业正常运营

规范借用管理能确保固定资产正常借用秩序，避免资产争抢、借用混乱，影响业务开展。如销售旺季，销售部门若不能及时借到足够展示设备，会影响产品展示和销售业绩。

4. 保障企业权益

外部借用情况下，规范管理流程能保障企业权益。严谨的借用协议、严格审批和跟踪管理可避免资产被恶意侵占、损坏而无法索赔。如借用大型机械设备时无明确责任划分和权益保障措施，设备出现问题企业可能遭受重大损失。

五、固定资产管理面临的挑战

1. 信息不对称

企业内部不同部门间可能存在固定资产信息了解不全面的情况。出借方可能不知哪些资产可借，借用方可能不清楚借用流程和可用资产情况。如某企业行政部门购置新办公桌椅，其他部门不知晓，导致这些桌椅未能及时借用和利用。

2. 流程繁琐

无论是内部还是外部借用，都涉及多个环节的审批和手续办理，过程可能繁琐，导致借用效率低下。特别是在紧急情况下，如临时项目急需借用某设备，繁琐审批流程可能延误项目进展。

3. 资产跟踪困难

借用期间，尤其对于数量多、分布广的固定资产，出借方难以实时、准确跟踪资产使用状况。如企业多台笔记本电脑借给不同外部合作单位，随时掌握每台电脑使用位置和异常操作情况较困难。

4. 责任界定模糊

当借用的固定资产出现损坏、丢失等情况时，有时难以清晰界定责任。是资产本身老化问题，还是借用方不当使用造成？无明确证据和事先约定时，易引发争议。如借用打印机归还时出现故障，双方都无法证明故障产生时间和地点。

六、应对固定资产管理挑战的解决方案

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