医院固定资产管理档案包含哪些内容？如何建立与维护？

《医院固定资产管理档案全解析》

一、医院固定资产管理档案的重要性

医院作为一个庞大而复杂的机构，固定资产种类繁多，涵盖医疗设备、建筑物、办公家具等众多类别。固定资产管理档案在医院的运营和发展中起着至关重要的作用。

（一）保障资产安全与完整

详细的管理档案能够记录每一项固定资产的购入时间、来源、规格型号等信息。例如，对于一台昂贵的核磁共振设备，档案中记载了它的采购渠道、安装日期以及初始状态等。这使得医院管理者能够清楚地掌握资产的基本情况，便于及时发现资产是否存在丢失、损坏或被挪用的风险，从而保障资产的安全与完整。

（二）有助于成本核算与控制

固定资产在医院的成本结构中占有相当大的比重。通过管理档案，可以准确获取资产的购置成本、折旧年限、维修费用等数据。以医疗设备为例，不同品牌和型号的设备折旧率不同，维护成本也有差异。依据档案中的这些信息，财务部门可以精确地进行成本核算，制定合理的预算方案，进而有效地控制医院的运营成本。

（三）提高医疗服务质量

医院的固定资产很多都是直接用于医疗服务的，如各种检查设备、治疗仪器等。良好的固定资产管理档案可以确保这些设备得到及时的维护和更新。当医生需要使用某种特殊设备为患者进行诊断或治疗时，如果管理档案完善，就能迅速了解设备的可用性、性能状态等信息，避免因设备故障或缺失影响医疗服务质量。

（四）满足合规性要求

无论是卫生部门的监管要求，还是财务审计方面的规定，都对医院固定资产管理有着严格的规范。完整的管理档案是证明医院合规管理资产的重要依据。例如在接受财务审计时，清晰准确的资产购置发票、合同等档案资料能够顺利通过审计检查。

二、医院固定资产管理档案的构成要素

（一）基础信息

1. 资产名称：这是识别固定资产最基本的要素，如“西门子CT扫描仪”。明确的资产名称方便医院工作人员在管理和使用过程中准确提及该项资产。

2. 资产编号：为每一项固定资产赋予唯一的编号，如同人的身份证号码。这个编号贯穿于资产的整个生命周期管理中，便于快速查询和定位资产。例如，医院可以采用分类编码+顺序号的方式，像医疗设备类用“YL - 001”表示第一台医疗设备。

3. 购置日期：记录资产购入的具体时间，这对于计算资产折旧、评估资产使用寿命等有着关键意义。比如，某台设备于2018年5月1日购置，从这个日期开始就可以按照既定的折旧政策进行折旧计算。

4. 供应商信息：包括供应商的名称、地址、联系方式等。当资产出现问题需要维修、更换配件或者有后续合作时，这些信息能够帮助医院迅速联系到供应商。例如，如果设备出现故障，联系供应商进行技术支持或索取维修配件就需要准确的供应商信息。

（二）价值信息

1. 购置金额：明确资产的原始购置价格，这是成本核算的重要依据。对于一些大型医疗设备，购置金额可能高达数百万甚至上千万元，准确记录购置金额有助于医院合理安排资金。

2. 折旧方法与折旧年限：不同类型的固定资产适用不同的折旧方法，如直线法、双倍余额递减法等。同时确定合理的折旧年限也很重要。例如，一般办公家具的折旧年限可能为5 - 10年，而高端医疗设备的折旧年限可能根据其技术更新速度设定为8 - 15年。

3. 账面价值：随着时间的推移和资产的折旧，资产的账面价值会发生变化。定期更新账面价值能够反映资产的真实价值，为医院的资产评估、财务报表编制提供准确的数据。

（三）技术信息

1. 规格型号：详细的规格型号描述了资产的技术参数和特征。以心电图机为例，规格型号可能包括导联数量、采样频率等参数，这些参数决定了设备的功能和适用范围。

2. 技术说明书：这是对资产技术原理、操作流程、维护要点等的详细说明。技术人员和操作人员需要依据技术说明书来正确使用和维护资产。例如，复杂的医疗设备如果没有按照技术说明书进行操作，可能会导致设备故障或者测量结果不准确。

3. 保修条款：记录资产的保修期限、保修范围等内容。了解保修条款可以确保医院在保修期内享受应有的售后服务，减少维修成本。比如，某设备的保修期限为购买后的2年，在这期间如果出现非人为故障，供应商将免费维修。

三、医院固定资产管理档案的建立流程

（一）资产清查与盘点

1. 清查范围确定

首先要明确清查的范围，包括医院所有的建筑物、医疗设备、办公设备等固定资产。对于一些容易被忽视的角落或者新成立的科室的资产也要纳入清查范围。例如，新设立的康复科可能新购置了一批康复设备，必须确保这些设备也在清查范围内。

2. 实地盘点

组建专门的清查小组，按照预定的清查计划对每一项资产进行实地盘点。在盘点过程中，要核对资产的名称、编号、位置等信息是否与现有记录一致。例如，在盘点病房的病床时，要检查床体上标注的编号是否与资产清单中的编号相符，同时查看病床的实际状态是否完好。

3. 清查结果汇总

将实地盘点的结果进行汇总，整理出存在差异的资产信息。这些差异可能包括账实不符、资产丢失、资产新增未入账等情况。例如，发现某科室多了一台小型医疗设备，但在资产账目中却没有记录，这就需要进一步调查来源并补登入账。

（二）档案资料收集

1. 采购文件收集

收集资产的采购合同、发票、招投标文件等相关采购文件。这些文件是证明资产来源和价值的重要依据。例如，对于大型医疗设备的采购，采购合同中约定了设备的价格、交货日期、售后服务条款等重要内容，必须妥善收集保管。

2. 技术资料收集

向设备供应商索取技术说明书、操作手册、维修手册等技术资料。这些资料对于资产的使用、维护和管理至关重要。如进口医疗设备的外文技术资料，需要翻译成中文以便医院工作人员更好地理解和使用。

3. 其他相关资料

还可能包括资产的验收报告、保险单据等资料。验收报告可以证明资产在购入时的质量状况，保险单据则在资产遭受意外损失时提供理赔依据。

（三）档案整理与录入

1. 分类整理

按照资产的类别，如医疗设备、房屋建筑、交通运输工具等对收集到的档案资料进行分类整理。在每一类资产中，再按照资产编号或者名称等顺序排列，方便查找和管理。例如，将所有的医疗设备档案放在一起，然后按照设备的重要性或者购置时间先后顺序进行排列。

2. 信息录入

将整理好的档案资料中的关键信息录入到固定资产管理系统中。录入的信息要准确无误，并且要保证信息的完整性。例如，在录入医疗设备的信息时，要将设备的名称、编号、购置金额、技术参数等全部准确录入，以便后续的查询和统计分析。

3. 纸质档案与电子档案同步

在进行信息录入的同时，要确保纸质档案和电子档案保持同步。纸质档案要妥善保管在专门的档案室，电子档案要进行备份，防止数据丢失。例如，可以采用定期扫描纸质档案更新电子档案，以及将电子档案存储在本地服务器和云端服务器双重备份的方式。

四、医院固定资产管理档案的日常管理与维护

（一）资产变动管理

1. 资产调拨

当医院内部科室之间进行资产调拨时，要及时更新管理档案。例如，某科室将一台闲置的打印机调拨给另一个科室使用，就要在档案中修改资产的所属科室信息，同时记录调拨的时间和原因等。