内控建设如何助力固定资产管理？

《内控建设与固定资产管理：构建高效企业运营体系》

一、内控建设概述

内部控制建设是现代企业管理的重要组成部分。它就像是一个企业内部的免疫系统，旨在确保企业的运营活动合法、合规、有效，并保护企业的资产安全。从本质上讲，内控建设是一套由企业董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的，旨在实现控制目标的过程。

1. 内控建设的目标

- 合规性目标：确保企业的经营活动遵守国家法律法规，这是企业生存的基本底线。例如，在税务方面严格按照税法规定申报纳税，避免因税务违规而遭受巨额罚款。

- 资产安全目标：保护企业的各类资产，包括流动资产、固定资产等免受损失。比如防止固定资产被盗、被损坏或者因不当使用而提前报废。

- 财务报告的可靠性目标：提供真实、准确、完整的财务信息。准确的财务报告有助于投资者、债权人等利益相关者做出正确的决策。

- 经营的效率和效果目标：提高企业运营的效率，优化资源配置，从而提升企业的盈利能力。例如合理安排生产流程以降低成本，提高产品质量以增强市场竞争力。

2. 内控建设的要素

- 内部环境：这是内控建设的基础，包括企业的治理结构、机构设置及权责分配、企业文化等。良好的企业文化能够引导员工自觉遵守企业的各项规章制度。

- 风险评估：企业需要识别和分析经营活动中的各种风险，如市场风险、信用风险等。对于固定资产管理而言，要考虑到技术更新换代带来的固定资产减值风险等。

- 控制活动：这是为了应对风险而采取的具体措施。在固定资产管理中，控制活动可以包括固定资产的采购审批、定期盘点等。

- 信息与沟通：企业内部各部门之间以及企业与外部之间需要有效的信息传递。例如，固定资产管理部门要及时向财务部门通报固定资产的增减变动情况，以便财务部门准确核算。

- 内部监督：对内控建设的有效性进行监督和评估，发现问题及时改进。定期对固定资产管理制度执行情况进行检查就是一种内部监督活动。

二、固定资产管理的重要性及挑战

固定资产是企业赖以生存和发展的重要物质基础，涵盖了土地、房屋、机器设备、运输工具等。

1. 固定资产管理的重要性

- 财务价值体现：固定资产在企业总资产中往往占有较大比重。准确的固定资产核算直接影响到企业的财务报表，进而影响投资者、债权人等对企业财务状况的评估。

- 生产运营保障：机器设备等固定资产是企业生产产品或提供服务的关键要素。如果固定资产管理不善，如设备频繁故障而得不到及时维修，将会影响企业的正常生产运营。

- 企业竞争力提升：先进的固定资产有助于提高企业的生产效率和产品质量。例如，拥有先进的自动化生产线可以提高生产速度和产品精度，从而增强企业在市场上的竞争力。

2. 固定资产管理面临的挑战

- 数据准确性问题：固定资产数量众多、种类繁杂，在登记、折旧计算等过程中容易出现数据错误。例如，固定资产的入账价值不准确或者折旧年限估计错误等。

- 资产流失风险：由于固定资产分布较广，如果缺乏有效的监管，可能会出现资产被盗用、私自转移等情况。比如企业在外的办事处的办公设备管理不善就容易出现这类问题。

- 维护与更新决策难题：如何确定固定资产的最佳维护时间和更新时机是一个复杂的问题。过早更新会增加企业成本，而过晚更新可能导致生产效率低下和产品质量下降。

三、内控建设在固定资产管理中的应用

1. 固定资产采购环节的内控

- 需求评估：在采购固定资产之前，企业需要进行详细的需求评估。相关部门要根据企业的战略规划、生产经营计划等确定是否真正需要购置该项固定资产。例如，生产部门提出购买新的生产设备时，要提供详细的生产需求分析报告，说明现有设备无法满足生产任务的哪些方面，新设备将如何提高生产效率等。

- 供应商选择：建立严格的供应商选择标准和流程。要对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行综合评估。可以通过招标、询价等方式选择性价比最高的供应商。在这个过程中，采购部门、技术部门等要协同工作，采购部门负责商务条款谈判，技术部门负责对产品技术参数进行审核。

- 采购审批：设定明确的采购审批权限。不同金额的固定资产采购需要不同级别的管理人员审批。例如，小额固定资产采购可能只需部门经理审批，而大额固定资产采购则需要高层管理人员甚至董事会审批。这样可以防止盲目采购和滥用资金。

2. 固定资产使用环节的内控

- 资产登记与标识：对购入的固定资产要及时进行准确登记，包括资产名称、规格型号、购置日期、使用部门等信息。同时，要对固定资产进行清晰的标识，便于识别和管理。例如，在每台设备上标明设备编号、使用部门等信息。

- 操作培训与规范：对于复杂的固定资产，如大型机械设备，要对使用人员进行操作培训，制定详细的操作规范。操作人员必须按照规范进行操作，以减少因操作不当导致的设备损坏。

- 定期维护与保养：建立固定资产的定期维护保养制度。根据设备的使用说明书、运行状况等确定维护保养的周期和内容。维护保养工作要有记录，以便查询和跟踪。例如，对于汽车等运输工具，要定期进行机油更换、轮胎检查等维护工作。

3. 固定资产处置环节的内控

- 处置审批：当固定资产需要处置时，如报废、出售等，要经过严格的审批程序。同样，不同价值的固定资产处置审批权限不同。处置部门要提交详细的处置申请报告，说明处置的原因、方式等。

- 资产评估：对于有一定价值的固定资产处置，如出售闲置的厂房，要进行资产评估。可以聘请专业的评估机构进行评估，以确定合理的处置价格，防止国有资产流失或者企业利益受损。

- 处置收入管理：处置固定资产所获得的收入要及时入账，按照企业的财务制度进行管理。严禁私设小金库等违规行为。

四、基于内控建设的固定资产管理系统的构建

1. 系统功能模块

- 资产台账管理：建立全面的固定资产台账，记录固定资产的基本信息、变动情况等。通过信息化手段实现台账的实时更新，提高数据的准确性和及时性。

- 采购管理模块：涵盖从需求提出、供应商选择、采购订单生成到验收的全过程管理。可以设置提醒功能，如提醒采购人员进行采购进度跟踪等。

- 使用与维护管理：用于安排固定资产的维护保养计划、记录维护保养工作、统计设备故障率等。还可以对固定资产的使用情况进行分析，如设备的使用率等。

- 处置管理：包括处置申请、审批、评估等流程的信息化管理，以及处置收入的核算和记录。

- 报表与分析功能：能够生成各种固定资产管理报表，如资产清单、折旧报表等。同时，可以进行数据分析，如固定资产的构成分析、折旧费用趋势分析等，为企业决策提供数据支持。

2. 系统实施的要点

- 人员培训：由于固定资产管理系统涉及多个部门的人员使用，因此要对相关人员进行系统的培训。培训内容包括系统的功能操作、业务流程等。只有让员工熟练掌握系统的使用，才能保证系统的顺利实施。

- 数据迁移与整合：如果企业之前有旧的固定资产管理方式，在实施新系统时要注意数据的迁移和整合。确保旧数据的完整性和准确性，并且要与新系统的数据结构相匹配。

- 系统安全：固定资产管理系统中包含企业的重要资产信息，要重视系统的安全。采取数据加密、访问控制等安全措施，防止数据泄露和恶意攻击。

五、成功的内控建设与固定资产管理案例分析

1. 案例企业背景介绍

- [企业名称]是一家制造型企业，拥有大量的生产设备、厂房等固定资产