行政好固定资产管理：高效履行管理职责全解析

《行政如何做好固定资产管理》

一、固定资产管理的重要性

对于企业来说，固定资产是其运营和发展的重要物质基础。这些资产包括办公设备（如电脑、打印机等）、办公家具（桌椅、文件柜等）、生产设备（如果企业有生产环节的话）以及房产、车辆等。从行政的角度出发，做好固定资产管理具有多方面的重要意义。

1. 成本控制

固定资产通常占据企业较大的资金投入。有效的管理能够避免不必要的购置，减少闲置资产带来的浪费。例如，如果行政部门没有准确掌握公司已有电脑的数量和使用情况，可能会盲目采购新电脑，导致资金浪费。通过合理的固定资产管理，可以精确计算资产的折旧、维修、保养等成本，从而制定合理的预算，优化企业的成本结构。

2. 提高运营效率

员工能够及时获得所需的固定资产，有助于提高工作效率。比如，当新员工入职时，如果行政部门能迅速安排好办公桌椅、电脑等设备，新员工就能马上投入工作。而且，对固定资产的良好维护也能延长其使用寿命，减少因设备故障而导致的工作中断。

3. 合规性要求

在财务报表方面，准确的固定资产管理是遵循会计准则和税务法规的必要条件。行政部门需要确保资产的记录清晰、价值核算准确，以便顺利通过审计。同时，对于一些特殊行业，还有特定的资产监管要求，如医疗设备、危险化学品存储设备等的管理必须符合相关规定。

二、行政在固定资产管理中的主要职责

1. 资产登记与台账建立

行政部门要负责对企业所有的固定资产进行详细登记。这包括资产的名称、型号、规格、购买日期、供应商、购置价格等信息。以一台打印机为例，行政人员需要记录下它是惠普品牌、某型号、于某年某月购买自某供应商、价格为多少元。然后建立起完善的固定资产台账，台账可以采用电子表格或者专门的资产管理软件来建立。台账的作用在于方便查询和统计，就像一个资产的“户口册”，能够随时了解企业资产的基本情况。

2. 资产分类与编码

为了更好地管理固定资产，行政部门需要对资产进行分类。常见的分类方式有按照使用部门分类（如销售部门资产、研发部门资产等）、按照资产性质分类（如电子设备、机械设备等）。在分类之后，还需要为每一项资产赋予一个唯一的编码。这个编码就如同资产的身份证号码，便于识别和跟踪。例如，电子设备类的资产编码可以以“DZ”开头，后面跟着数字编号。这样，无论是在盘点还是在日常管理中，只要提到这个编码，就能准确找到对应的资产。

3. 资产的分配与调配

当企业购置新的固定资产后，行政部门要根据各部门的需求进行合理分配。比如新采购了一批办公桌椅，行政人员要根据各部门的人员增减情况和办公空间布局，将桌椅分配到合适的部门。同时，在企业运营过程中，部门之间可能会有资产调配的需求。例如，市场部临时有大型活动，需要借用财务部的投影仪，行政部门就要协调这种调配，并做好相应的记录。

4. 资产维护与维修管理

行政部门要制定固定资产的维护计划。对于办公设备，定期安排清洁、保养等工作。如电脑每隔一段时间要进行系统清理和硬件检测。当资产出现故障时，行政部门要及时联系维修人员或者供应商进行维修。并且要记录下维修的时间、原因、费用等信息。如果某台复印机经常出现卡纸故障，行政部门不仅要安排维修，还要分析是否是设备本身质量问题或者是使用不当造成的，以便采取进一步措施，如更换设备或者对员工进行使用培训。

5. 资产清查与盘点

定期的资产清查和盘点是行政部门的重要工作。清查和盘点可以发现资产是否存在丢失、损坏或者账实不符的情况。一般来说，可以按照季度或者年度进行盘点。在盘点过程中，行政人员要对照台账，逐一核实资产的实际存在情况、使用状态等。如果发现有资产缺失，要及时追查原因，是被误挪用到其他部门，还是已经报废但未办理手续等情况。

三、固定资产管理的流程

1. 资产购置流程

首先，由需求部门提出固定资产购置申请。申请中要明确说明购置的资产名称、数量、用途、预算等信息。例如，研发部门需要购置一台高性能服务器用于数据处理，他们要在申请中写清楚服务器的配置要求、预计价格范围等。然后，行政部门进行审核，审核内容包括是否确实有需求、预算是否合理等。如果行政部门认为申请合理，就会寻找供应商进行询价、比价。选择性价比高的供应商后，签订合同进行采购。在资产到货后，行政部门要进行验收，检查资产是否与合同约定的规格、型号一致，是否存在质量问题等。验收合格后，才正式登记入账。

2. 资产使用流程

在资产分配到部门后，使用部门要负责资产的日常使用和保管。行政部门要提供使用指南，尤其是对于一些复杂的设备，如某些专业的测试仪器。员工要按照正确的操作方法使用资产，避免因操作不当造成损坏。同时，使用部门要定期向行政部门反馈资产的使用情况，如是否有性能下降、部件老化等问题。如果资产需要在部门内部流转，如从一个员工转交给另一个员工使用，也要及时通知行政部门更新使用人信息。

3. 资产折旧流程

行政部门要与财务部门合作，确定固定资产的折旧方法和折旧年限。常见的折旧方法有直线法、双倍余额递减法等。根据资产的类别和性质，选择合适的折旧方法。例如，对于办公家具，可能采用直线法按一定年限进行折旧。行政部门要及时将折旧信息更新到台账中，以便准确反映资产的净值。同时，折旧信息也会影响到企业的成本核算和财务报表。

4. 资产报废流程

当固定资产达到使用寿命或者无法修复时，就要进行报废处理。首先，由使用部门提出报废申请，说明报废的原因，如设备老化无法正常工作、遭受不可修复的损坏等。行政部门接到申请后，组织相关人员进行鉴定，确认是否确实符合报废条件。如果符合，行政部门要按照企业的规定流程进行处理。一般包括对可回收部件的拆除和回收利用，对剩余部分进行处理（如卖掉废旧金属等）。同时，要在台账中注销该资产，并调整相关的财务账目。

四、行政在固定资产管理中面临的挑战及解决方案

1. 挑战：资产信息不准确

在实际工作中，由于人员变动、手工记录错误等原因，可能会导致固定资产信息不准确。例如，资产的存放地点记录错误，或者资产的购置价格被误记。这会给资产的管理和盘点带来很大的麻烦。

解决方案：采用信息化管理手段。现在有很多专门的固定资产管理软件，行政部门可以引入这些软件。通过扫码或者输入编码等方式，快速准确地获取和更新资产信息。同时，加强人员培训，提高行政人员对资产信息准确性的重视程度，建立严格的信息审核制度，确保每一条资产信息都经过认真核对。

2. 挑战：资产流失风险

在企业内部，可能存在资产被私自挪用或者在部门搬迁等过程中丢失的情况。尤其是一些小型的、便于移动的固定资产，如笔记本电脑、便携式投影仪等。

解决方案：加强资产的标识管理，在资产上贴上明显的标识，标明所属企业和资产编号。建立严格的资产出入库管理制度，无论是资产的调入还是调出，都要有详细的记录和审批手续。在部门搬迁等特殊时期，提前做好资产清点和保护工作，指定专人负责资产的搬运和交接。

3. 挑战：资产维护不到位

有时候行政部门可能因为忙于其他事务，而忽视了对固定资产的维护工作。或者由于缺乏专业知识，不知道如何正确维护某些特殊设备。

解决方案：制定详细的资产维护计划和时间表，将维护工作纳入日常工作流程。对于特殊设备，可以邀请供应商或者专业的维修人员进行培训，让行政人员掌握基本的维护知识。同时，可以考虑外包部分维护工作，与专业的维修公司签订合同，确保资产得到及时有效的维护