《工会固定资产管理秘籍：你知道如何轻松搞定吗？》

工会固定资产管理实务

一、工会固定资产管理概述

工会固定资产是工会组织开展各项工作和活动的重要物质基础。它包括房屋及建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书等。有效的固定资产管理对于工会合理利用资源、保障工作顺利开展具有至关重要的意义。

（一）工会固定资产的特点

• 1. 公共性：工会固定资产是为了满足全体工会会员的利益需求，用于工会的各项公共事务，如举办职工活动、提供职工培训等。
• 2. 非盈利性：与企业固定资产以盈利为目的不同，工会固定资产主要是为了服务职工，提高职工的福利和综合素质。
• 3. 多样性：涵盖多种类型的资产，从办公设备到大型活动场地等，种类繁多，管理难度较大。

（二）工会固定资产管理的目标

1. 确保资产安全完整：防止固定资产被盗、损坏或丢失，这需要建立健全的安全防范措施和管理制度。例如，对贵重的办公设备设置专门的存放地点，安装监控设备，并定期进行盘点。

2. 提高资产使用效率：合理分配和使用固定资产，避免闲置浪费。比如，工会的活动场地如果闲置时间较多，可以考虑向其他单位或个人出租（在符合规定的前提下），以提高其利用率。

3. 准确核算资产价值：按照会计准则和工会财务制度的要求，对固定资产进行准确的计价、折旧计算等，为工会的财务管理提供准确的数据支持。

二、工会固定资产管理的流程

（一）购置环节

1. 需求评估

在购置固定资产之前，工会需要进行详细的需求评估。首先要明确购置的目的，是为了满足新开展的工作项目，还是替换老旧设备等。例如，如果工会计划开展线上职工培训课程，就需要评估是否需要购置电脑、投影仪等设备用于教学。同时，还要考虑实际使用人数、使用频率等因素。如果只是偶尔使用一次的设备，可以考虑借用或者租赁的方式。

2. 预算编制

根据需求评估的结果，编制合理的购置预算。预算应包括设备的购买价格、运输费用、安装调试费用（如果有）等。在编制预算时，要充分调研市场价格，确保预算的准确性。可以通过向多家供应商询价、参考历史采购价格等方式来确定合理的预算金额。例如，在购置办公桌椅时，要对比不同品牌、不同材质的价格范围，制定出符合工会经济实力且能满足需求的预算。

3. 采购决策

选择合适的采购方式，常见的采购方式有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。对于金额较大、通用性强的固定资产，如办公大楼的建设、大型办公设备的购置等，一般采用公开招标的方式，以确保采购过程的公平、公正、公开。而对于一些特殊的、只能从特定供应商处获取的固定资产，可以采用单一来源采购，但要严格按照相关规定执行。在采购决策过程中，要对供应商的资质、信誉、产品质量等进行严格审查。

4. 验收登记

固定资产到货后，要及时组织验收。验收人员应由工会资产管理部门、使用部门等相关人员组成。验收内容包括设备的规格型号是否与采购合同一致、数量是否正确、外观是否完好无损、功能是否正常等。对于技术复杂的设备，还可以聘请专业的技术人员参与验收。验收合格后，要及时进行登记，建立固定资产卡片，记录资产的名称、型号、购置日期、价值、使用部门等信息。

（二）使用环节

1. 分配与调配

根据各部门的需求，合理分配固定资产。例如，将新购置的电脑分配给需要进行办公自动化处理的行政部门，将健身器材分配给负责职工文体活动的部门。同时，随着工会内部工作的调整，要及时进行资产调配。如果某个部门的工作任务减少，而另一个部门的工作任务增加且需要更多的设备，可以将闲置的设备调配过去。这样可以提高资产的整体使用效率。

2. 使用维护

使用部门要负责固定资产的日常维护和保养。对于办公设备，如打印机、复印机等，要按照操作手册正确使用，定期清洁，避免因操作不当或缺乏维护导致设备损坏。对于房屋及建筑物，要定期进行检查，及时发现并修复漏水、墙体裂缝等问题。工会还可以建立设备维护档案，记录设备的维修情况、维修时间、维修费用等信息，以便于对设备的使用寿命和维护成本进行分析。

3. 监督管理

工会资产管理部门要对固定资产的使用情况进行监督管理。定期检查资产的使用状态，是否存在违规使用的情况。例如，严禁将工会的固定资产私自转借他人谋取私利。如果发现有违规使用的行为，要及时进行纠正，并根据情节轻重给予相应的处罚。同时，要建立资产使用反馈机制，鼓励使用部门及时反馈资产使用过程中遇到的问题，如设备性能不佳、配置不足等，以便资产管理部门及时采取措施解决。

（三）处置环节

1. 处置条件判断

当固定资产达到报废标准或者不再符合工会的需求时，就需要进行处置。报废标准可以根据资产的使用寿命、技术更新换代情况等因素确定。例如，电脑使用年限超过5年，性能已经无法满足办公需求，且维修成本过高时，可以考虑报废。对于一些因机构调整或工作任务变更而不再需要的固定资产，也可以进行处置。

2. 处置方式选择

常见的处置方式有报废、出售、捐赠等。对于已经无法使用且没有回收价值的固定资产，可以进行报废处理。报废处理要按照规定的程序进行，填写报废申请表，经过相关部门审批后，交由专门的回收公司处理。对于还有一定使用价值的固定资产，可以选择出售或者捐赠。如果选择出售，要通过合法的渠道进行，确保国有资产不流失。捐赠时要遵循相关法律法规，选择合适的受赠对象，并且做好资产转移的相关手续。

3. 账务处理

在固定资产处置完成后，要及时进行账务处理。根据处置方式的不同，调整固定资产账户的余额。例如，报废时，要减少固定资产原值和累计折旧，将固定资产净值转入待处理财产损溢科目；出售时，要将出售收入与固定资产净值的差额计入营业外收支等相关科目。同时，要更新固定资产卡片和台账，反映资产的最新状态。

三、工会固定资产管理中的信息化应用

（一）信息化管理的优势

1. 提高管理效率

借助信息化管理系统，可以实现固定资产的快速登记、查询、统计等操作。管理人员无需翻阅大量的纸质档案，只需在系统中输入相关信息，就能获取所需的资产信息。例如，想要查询某台设备的维修历史，在信息化系统中可以迅速找到相关记录，而传统的纸质档案可能需要花费大量的时间进行查找。

2. 增强数据准确性

信息化系统可以对固定资产的数据进行自动计算和核对，减少人工计算和录入错误。如在计算固定资产折旧时，系统可以根据预设的折旧方法和参数准确计算每个月的折旧额，避免了人工计算可能出现的失误。同时，系统还可以对数据的完整性进行检查，提示管理人员补充缺失的信息。

3. 实现动态管理

能够实时反映固定资产的状态变化。当固定资产发生购置、使用部门变更、维修、处置等情况时，相关信息可以及时在系统中更新，使管理者随时掌握资产的最新情况。例如，设备从一个部门调配到另一个部门时，系统中的使用部门信息可以立即修改，方便各部门了解自己所拥有的资产情况。

（二）常见的信息化管理工具

1. 固定资产管理软件

市面上有许多专门的固定资产管理软件，这些软件功能较为全面。它们可以实现资产的全生命周期管理，从资产的购置申请、审批、入账，到使用过程中的维护、折旧计算，再到最后的处置等环节都能进行有效管理。例如，某友固定资产管理软件，它具有强大的资产管理功能，可以根据不同的行业和企业需求进行定制化设置。

2. 企业资源计划（ERP）系统中的固定资产模块

一些企业级的ERP系统，如某蝶K/3 ERP系统，包含了固定资产管理模块。该模块可以与企业的其他业务模块（如财务模块、采购模块等）集成，实现