资产管理中如何做好办公桌椅的管理？

《资产管理中的办公桌椅：全面解析与高效管理》

一、办公桌椅在资产管理中的重要性

办公桌椅是企业办公环境中最基本且不可或缺的资产。从功能角度看，它们为员工提供了舒适的工作空间，直接影响着员工的工作效率和健康。一张合适的办公椅能够支撑员工的身体，减少久坐带来的疲劳和损伤；而合适的办公桌则提供了足够的工作面积，方便员工摆放电脑、文件等工作物品。

在资产管理范畴内，办公桌椅具有数量众多、分布广泛的特点。大型企业可能拥有成百上千套办公桌椅，分布在不同的楼层、办公室甚至不同的城市分支机构中。这就使得对办公桌椅的准确统计、定位和管理成为一项复杂但至关重要的任务。如果不能有效管理，可能会导致资源浪费，例如重复采购已经存在但未被统计到的办公桌椅；也可能影响企业形象，如客户来访时看到破旧或不匹配的办公桌椅。

二、办公桌椅资产的分类与评估

（一）分类

1. 按材质分类

• 木质办公桌椅：通常给人一种高档、稳重的感觉。优质的木质桌椅具有较好的耐久性，但需要注意防潮防虫。在一些传统行业的企业或者领导办公室中较为常见。
• 金属办公桌椅：金属材质的桌椅以其坚固耐用、现代感强为特点。其中，钢制桌椅比较常见，适合于办公环境较为活跃或者需要频繁调整布局的场所，如开放式办公区。
• 塑料办公桌椅：价格相对较低，轻便且易于清洁。一般适用于临时办公场所或者预算有限的企业。
• 复合材料办公桌椅：结合了多种材料的优点，例如桌面为木质，桌腿为金属等。这种类型的办公桌椅在外观和性能上能达到较好的平衡。

2. 按功能分类

• 普通办公桌：主要满足基本的办公需求，有简单的抽屉和桌面空间。
• 多功能办公桌：可能配备有集线盒、可调节高度、隐藏式收纳等特殊功能，以适应不同的办公场景和员工需求。
• 办公转椅：可以自由旋转，方便员工在办公区域内灵活移动取物。同时，好的办公转椅还具备高度调节、腰部支撑调节等功能。
• 会议桌椅：专门为会议室设计，会议桌的形状和大小根据会议室的规模而定，椅子则注重舒适性和整齐排列。

（二）评估

1. 价值评估

办公桌椅的价值评估不仅仅取决于购买价格，还需要考虑其折旧情况、市场价值以及在企业内部的使用价值。新购置的高端木质办公桌椅可能具有较高的购买价值，但随着使用年限的增加，其折旧价值会逐渐降低。对于一些特殊定制的办公桌椅，虽然购买成本高，但由于其特定的功能和对企业办公环境的独特贡献，在企业内部的使用价值可能仍然很高。在进行资产管理时，需要综合这些因素来准确评估办公桌椅的价值。

2. 状况评估

定期对办公桌椅的状况进行评估是确保其正常使用和延长使用寿命的关键。状况评估包括检查桌椅的结构是否稳固，例如桌腿是否晃动、椅子的扶手是否松动等；检查表面是否有磨损、划痕或者褪色；对于带有调节功能的桌椅，还要检查调节装置是否正常工作。根据状况评估的结果，可以决定是进行简单维修、保养还是报废更换。

三、办公桌椅的采购与配置

（一）采购流程

1. 需求确定

企业在采购办公桌椅之前，首先要明确自身的需求。这包括预计使用人数、办公空间布局、预算限制以及企业的整体风格要求等。例如，一家新成立的互联网创业公司，可能更倾向于现代简约风格、性价比高且适合开放式办公环境的办公桌椅；而一家金融机构可能更注重桌椅的品质和稳重感。根据这些需求，可以初步确定办公桌椅的类型、数量和大致的价格范围。

2. 供应商选择

在确定需求后，就要寻找合适的供应商。可以通过网络搜索、行业推荐、参加办公家具展会等方式获取供应商信息。在选择供应商时，需要考察其产品质量、价格、售后服务等方面。查看供应商的产品样本、参观其展厅或者已有的客户案例，了解其产品的实际质量和风格。对比不同供应商的报价，同时询问是否包含运输、安装、保修等服务内容。一个好的供应商应该能够提供优质的产品、合理的价格和完善的售后服务。

3. 样品测试

对于一些较大规模的办公桌椅采购，建议进行样品测试。让供应商提供办公桌椅的样品，安排员工实际试用一段时间。通过员工的反馈，可以了解桌椅的舒适度、实用性等方面是否满足企业需求。例如，员工可能会发现某款椅子的腰部支撑不够，或者桌子的抽屉空间设计不合理等问题，从而及时调整采购方案。

4. 合同签订

在确定供应商和产品后，就要签订采购合同。合同中应明确产品的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务条款等内容。确保双方的权益都得到保障，避免在采购过程中出现纠纷。

（二）配置原则

1. 人体工程学原则

办公桌椅的配置要遵循人体工程学原理，以提高员工的舒适度和工作效率。办公桌的高度应该适合员工的身高，使员工的手臂自然放置在桌面上时，肘部与桌面保持水平；办公椅的高度、椅背的倾斜度和腰部支撑等都要能够根据员工的身体特征进行调节，以减轻员工长时间坐着的压力。

2. 空间利用原则

根据办公空间的大小和布局，合理配置办公桌椅。在有限的空间内，要确保桌椅的摆放不会过于拥挤，影响员工的活动和通行。例如，在小型办公室中，可以选择紧凑型的办公桌椅；而在大型开放式办公区，可以采用模块化的桌椅组合，便于根据团队规模和需求灵活调整布局。

3. 统一与个性化相结合原则

从企业整体形象出发，办公桌椅的风格和颜色应该保持一定的统一性。但同时，也可以根据不同部门或者员工的特殊需求，提供一些个性化的配置。比如，设计部门可能需要更大的桌面空间来放置绘图工具和材料，那么可以为他们配置特制的办公桌。

四、办公桌椅的日常管理与维护

（一）资产管理系统的应用

1. 资产登记

借助资产管理系统，对每一套办公桌椅进行详细的登记。登记信息包括桌椅的型号、规格、购买日期、购买价格、使用部门、存放地点等。这样，在企业内部就建立了一个完整的办公桌椅资产数据库，方便随时查询和统计。例如，当需要了解某个部门拥有多少套办公桌椅时，只需在资产管理系统中进行简单的搜索即可得到准确答案。

2. 状态跟踪

通过资产管理系统，可以实时跟踪办公桌椅的状态。如前文所述，定期对桌椅的状况进行评估后，可以将评估结果录入系统。如果桌椅出现损坏需要维修，可以在系统中标记维修状态，包括维修申请时间、维修人员、预计修复时间等信息；如果桌椅已经报废，也可以在系统中进行相应的处理，以便及时更新资产数据。

3. 盘点与清查

定期开展办公桌椅的盘点与清查工作。利用资产管理系统生成盘点清单，安排工作人员按照清单对办公桌椅进行逐一核对。在盘点过程中，可以发现是否存在丢失、错放或者未登记的办公桌椅。通过与系统中的数据进行对比，及时调整资产数据，确保账实相符。

（二）维护措施

1. 清洁保养

办公桌椅需要定期清洁，以保持良好的外观和卫生状况。木质桌椅可以使用专门的木质家具清洁剂进行擦拭，避免使用过于潮湿的抹布，防止木材受潮变形；金属桌椅可以用干布擦拭，对于污渍较难清除的地方，可以使用少量的金属清洁剂；塑料桌椅清洁较为简单，用湿布擦拭即可。此外，每隔一段时间，可以对办公桌椅进行一次全面的保养，如给木质桌椅打蜡、给金属桌椅涂抹防锈剂等。

2. 维修与更换

当办公桌椅出现故障或损坏时，应及时进行维修