资产管理分工模糊？解析其迹象、风险及对策

《固定资产管理分工不明：问题剖析与解决之道》

一、固定资产管理分工不明的具体表现

（一）购置环节

在固定资产的购置环节，若分工不明确，便会出现混乱的局面。如未明确哪个部门负责提出购置需求，各企业各部门都认为自己有需求，却无专门流程审核需求合理性。生产部门想更新设备提高产能，却未与财务部门沟通资金是否充足；市场部想购置新办公场所拓展业务，却未与行政部门商讨场地规划等。这会导致盲目购置或购置计划搁置。

另外，采购人员的职责也不清晰。有时采购部门不清楚是按性价比优先还是品牌优先原则购买固定资产。若分工不明确，采购人员可能因个人私利选择不合适供应商，或在采购谈判中不能有效争取企业利益，因为他们不知工作重点是满足部门需求还是控制成本等。

（二）验收环节

验收环节对固定资产管理至关重要。分工不明确时，验收可能变成走过场。例如，未明确技术部门和质量部门在验收中的角色。技术部门应关注设备功能是否符合企业要求，质量部门则要检查设备质量是否合格。但分工不清时，两部门可能互相推诿责任，导致验收不及时，影响固定资产正常使用。

而且，验收过程中涉及的文档管理也会出现问题。无人负责收集和整理验收报告、质量证书等文件，一旦丢失，后续在固定资产维护、折旧计算及处置时都会面临困难。

（三）入账环节

在入账方面，财务部门和资产管理部门分工常模糊。财务部门可能不知资产具体规格型号等详细信息，仅凭资产管理部门提供的数据进行入账操作，易导致入账价值不准确，如遗漏附属设备或配套设施。

同时，资产管理部门可能未及时将固定资产相关信息传递给财务部门，造成入账延迟，影响企业财务报表准确性，误导企业管理层决策，如不了解企业总资产情况以决定是否进行新投资项目。

（四）使用与维护环节

使用部门和维护部门分工不明会给固定资产正常运行带来隐患。使用部门可能不清楚日常维护责任，如简单清洁保养，过度依赖维护部门，导致问题积累成大故障。

维护部门因无明确维修范围界定，对小故障也进行维修，浪费资源，且缺乏明确记录制度，不利于固定资产寿命周期管理。

（五）清查盘点环节

清查盘点是保证固定资产账实相符的重要手段。分工不明确时，清查盘点无法有效进行。可能未明确牵头组织清查盘点工作的部门，各部门间缺乏协作，如仓库部门未配合清查人员准确清点库存固定资产，或使用部门未及时提供本部门正在使用的固定资产真实情况。

此外，清查结果处理也无明确分工。若发现固定资产盘盈或盘亏，不知哪个部门负责调查原因，哪个部门负责调整账目，导致清查盘点工作流于形式，企业无法真正掌握固定资产实际情况。

二、固定资产管理分工不明带来的危害

（一）成本增加

因分工不明，在购置环节可能购买到不合适固定资产，导致重复购置或高价购置；在使用和维护环节，因无明确责任，可能造成过度维护或维护不足，增加不必要维护成本；如一台设备只需简单保养，因分工不清导致频繁全面检修，增加人工和材料成本；清查盘点环节分工不明导致账实不符情况长期存在，企业可能多缴纳税费或保险理赔时受损失，这些都是隐性成本增加。

（二）效率低下

在整个固定资产管理流程中，分工不明会使各环节衔接不顺畅。如从购置到投入使用，各部门互相等待、推诿，会延长固定资产投入使用时间；在使用过程中出现问题，因不知找谁解决，设备可能闲置很长时间，影响生产经营效率；且因缺乏准确固定资产数据，企业无法快速做出更新、处置等决策，降低运营效率。

（三）资产流失风险增大

无明确分工，难以建立有效监管机制。在固定资产各环节都可能出现漏洞，导致资产流失。如验收环节不严格，可能接收不符合要求的固定资产；在使用环节，因责任不明确，可能出现不当使用或私自挪用情况；清查盘点环节不能准确掌握实际情况，一些固定资产可能被遗忘或被盗取，企业却不知情。

三、如何解决固定资产管理分工不明的问题

（一）建立明确的管理制度

企业需制定完善的固定资产管理制度，明确规定各环节中各部门职责。如购置环节，规定由使用部门提出详细需求，财务部门审核资金，采购部门按标准采购；验收环节，确定技术、质量和资产管理部门角色。

（二）设立专门的固定资产管理部门

企业规模大时，需设立专门部门。该部门作管理核心枢纽，协调部门关系，制定整体规划，监督制度执行，集中管理数据。

如建立管理系统，录入固定资产信息，包括购置日期、使用部门等，各部门可查询更新，实现信息共享高效管理。

（三）加强培训与沟通

即使有制度和部门，员工不理解职责也无济于事。企业要加强培训，让员工明白管理重要性和角色，内容包括基本流程、职责、法规等。

同时，加强部门沟通，定期召开协调会议，汇报进展、提出问题共商解决方案，避免信息不对称分工不明。

（四）引入信息化管理工具

用现代化软件可解决分工不明问题。软件按预设流程自动分配任务给部门或人员，实时跟踪固定资产状态，提供准确数据，便于部门履职，方便管理层监督决策。

固定资产管理分工不明是企业管理中重要问题，带来危害。企业需结合多种措施建立明确制度、专门部门、加强培训沟通及引入信息化工具，实现科学管理，提高竞争力。