合同管理措施全流程揭秘与优势分析

《合同管理的措施有哪些》

一、合同管理概述

合同管理是企业运营的关键环节，涉及采购、销售、项目外包及内部员工协议等。有效的合同管理有助于保护企业权益、降低风险、提升效率和竞争力。

二、合同订立前的管理措施

（一）需求分析与目标确定

订立合同前，企业需明确需求和目标。如采购合同，需确定物品或服务的规格、数量和质量标准。这至关重要，否则可能导致资源浪费或业务受阻。

（二）合作伙伴筛选

1. 信誉评估

• 查看潜在合作伙伴的商业信誉至关重要。可通过查询企业信用报告、行业口碑及法律纠纷记录来评估信誉风险。

2. 能力考察

• 考察合作伙伴的生产能力、技术水平和交付能力。如宣称提供定制化电子产品的制造商，若生产线陈旧、技术人员不足，可能无法按时交付产品。

（三）合同模板制定与审查

1. 制定标准模板

• 企业应根据合同类型制定标准模板，涵盖通用条款以提高起草效率并减少错误。

2. 法律审查

• 使用合同模板前，务必进行专业法律审查，确保条款符合法规并避免法律漏洞。

三、合同订立中的管理措施

（一）条款谈判

1. 核心条款协商

• 就价格、交付地点和时间、方式等核心条款进行充分协商。如原材料价格波动大的行业，采用浮动价格并设定合理调整机制较公平。

2. 风险分担条款

• 明确风险承担方。如建筑工程合同，明确不可抗力导致的工程延误成本增加风险承担方。

（二）合同签订流程

1. 授权管理

• 确保签订合同人员具有合法授权。企业应建立严格的授权管理制度。

2. 签字盖章

• 严格按照规定执行签字盖章环节，确保签字真实、盖章清晰完整。

四、合同履行中的管理措施

（一）履行跟踪

1. 进度监控

• 对长期履行的合同进行进度监控。如工程项目按计划节点检查任务完成情况。

2. 质量检验

• 依据合同约定质量标准对货物或服务进行检验。如制造业的进货检验、抽检及出厂检验。

（二）变更管理

1. 变更请求处理

• 及时评估变更请求对合同各方、项目进度和成本的影响。如软件开发项目中增加新功能模块的评估。

2. 变更协议签订

• 双方同意变更时，签订书面变更协议并明确变更内容、生效时间和对原合同条款的影响。

（三）文档管理

1. 合同文件保存

• 妥善保存合同原件及相关文件，采用纸质档案和电子档案相结合方式。

2. 索引建立

• 建立完善的索引系统以便快速查找合同文件。

五、合同终止后的管理措施

（一）验收结算

1. 最终验收

• 进行最终验收工作，检查货物数量和质量是否符合要求。

2. 结算支付

• 根据验收结果进行结算支付，核对已付款项并计算应付款项。

（二）经验总结与反馈

1. 绩效评估

• 对合同执行绩效进行全面评估，分析目标实现、成本控制和可改进之处。

2. 反馈改进

• 将评估结果反馈给相关部门和人员，以便在未来的合同管理中进行改进。

六、借助信息化工具提升合同管理

在数字化时代，利用信息化工具提升合同管理效率至关重要。许多企业级合同管理软件提供了一系列功能。

（一）合同生命周期管理

1. 自动化流程

• 合同管理软件可实现合同从订立前的需求分析到履行结束的自动化流程。