工程档案管理全解析：内容与流程全面概述

《工程档案管理包含哪些》

一、工程档案管理概述

工程档案指的是在工程建设过程中所形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。而工程档案管理则是对这些档案从产生至归档、保管、利用等一系列环节的有效组织与把控。切实有效的工程档案管理对于工程项目而言具备极为关键的意义。

其一，它是工程质量管控的重要依据。譬如在工程验收阶段，相关主管部门能够通过查阅工程档案中的施工图纸、原材料检验报告等资料，来判断工程是否依照标准进行施工，质量是否达标。其二，工程档案为后续的工程维护、改造给予了详尽的信息支撑。当建筑物需要进行维修或者功能升级之时，工程档案里的结构设计图、设备安装说明等能够助力维修人员迅速且精准地了解工程状况，进而制定合理的维修或改造方案。此外，工程档案还是企业工程管理经验积聚的载体，有助于企业总结成功的经验与失败的教训，提升未来工程建设项目的管理水平。

二、工程档案管理的主要内容

（一）工程准备阶段的档案管理

1. 项目立项文件

此类档案涵盖项目建议书及其批复、可行性研究报告及其批复等。项目建议书通常阐述了项目建设的必要性、拟建规模和建设地点等初步构想，而批复文件则是相关主管部门对该项目建议的认可或调整意见。可行性研究报告更为详尽地分析了项目的技术、经济等方面的可行性，其批复文件明确了项目是否能够正式进入下一阶段。这些文件乃是工程建设的起点，也是后续工作展开的依据，务必妥善保管。

2. 建设用地、征地、拆迁文件

其中包含建设用地规划许可证、国有土地使用证、拆迁安置协议等。建设用地规划许可证规定了项目用地的位置、范围、用地性质等规划要求，确保项目建设符合城市规划布局。国有土地使用证是土地使用者合法使用土地的凭证。拆迁安置协议则涉及到项目用地范围内原有建筑物拆除和居民安置等事项的相关约定。这些档案反映了工程建设前期土地获取和场地清理的合法性与实际情况。

3. 勘察、测绘、设计文件

勘察文件如岩土工程勘察报告，它提供了工程建设场地的地质条件、地下水情况等基础信息，为工程设计和施工提供了重要的地质依据。测绘文件包括地形测量图等，能够准确反映工程建设场地的地形地貌特征。设计文件涵盖初步设计图纸、施工图设计图纸以及相应的设计说明书等。初步设计确定了工程的总体布局、主要技术方案等，施工图设计则详细绘制了工程各个部分的构造、尺寸、材料等具体内容，是施工的直接依据。

（二）工程施工阶段的档案管理

1. 施工技术文件

（1）施工组织设计文件。这是施工单位针对工程特点编制的指导施工全过程的纲领性文件，包括工程概况、施工部署、施工进度计划、施工平面布置图、主要施工技术措施等内容。施工组织设计需要依据工程实际情况进行动态调整，每次调整后的版本都应作为档案留存，以体现施工过程中的决策变化过程。

（2）施工日志。施工日志由施工项目现场的管理人员逐日记录，内容涵盖当天的天气状况、工程进度、施工人员和机械设备的投入情况、工程质量检查情况以及施工过程中遇到的问题和解决方法等。施工日志是工程施工过程最为直接的记录，对于分析工程进度延误原因、查找质量问题根源等具有不可替代的作用。

（3）工程变更文件。在施工过程中，由于各种缘由可能会发生工程变更，如设计缺陷、业主需求变更等。工程变更文件包括工程变更通知单、变更后的设计图纸以及相关的变更说明等。这些文件必须及时整理归档，因为它们对工程的最终造价、质量和进度都会产生影响。

2. 工程质量验收文件

（1）检验批质量验收记录。检验批是工程质量验收的最小单元，如混凝土浇筑的每一个批次都可作为一个检验批。验收记录涵盖主控项目和一般项目的验收情况，主控项目必须全部合格，一般项目满足一定的合格率要求才能判定该检验批合格。

（2）分项工程质量验收记录。若干个检验批组成一个分项工程，分项工程质量验收记录汇总了所属检验批的质量验收结果，并对分项工程的整体质量进行评定。

（3）分部工程质量验收记录。几个相关的分项工程构成一个分部工程，分部工程质量验收记录需要参与各方（建设单位、施工单位、监理单位等）共同签字确认，标志着该分部工程质量的阶段性验收结果。

（4）单位工程质量竣工验收记录。这是工程竣工后对整个单位工程质量的综合验收记录，包括工程所含分部工程的质量验收情况、质量控制资料核查情况、安全和主要使用功能核查及抽查结果、观感质量验收情况等内容。只有单位工程质量竣工验收合格，整个工程才算达到基本的交付条件。

3. 工程物资文件

（1）原材料质量证明文件。如钢材的质量合格证、水泥的出厂检验报告等。这些文件证实了原材料的质量符合工程建设的要求，是保证工程质量的第一道防线。倘若原材料存在质量问题，那么整个工程的质量就会受到严重威胁。

（2）构配件和设备的质量证明文件及进场检验记录。对于预制构配件（如预制梁、预制板等）和各类工程设备（如电梯、空调机组等），不但要有生产厂家提供的质量证明文件，还要有进场时施工单位进行的检验记录，包括外观检查、规格型号核对、性能测试等内容，以确保构配件和设备能够正常使用且符合工程设计要求。

（三）工程竣工阶段的档案管理

1. 竣工图编制

竣工图乃是工程竣工档案的核心组成部分。它呈现出工程竣工时的实际情况，和施工图相较而言，竣工图会对施工过程中的工程变更内容进行修改补充。竣工图的编制工作应由施工单位负责，编制完成后再经过监理单位审核、建设单位确认。竣工图的准确性和完整性对于工程日后的维护、改造、扩建等具有极为关键的意义。倘若竣工图不准确，将会给后续工作带来极大的困扰，例如在进行管道维修时可能会因为竣工图与实际不符而误操作，导致不必要的损失。

2. 工程竣工验收备案文件

工程竣工验收合格后，建设单位需要到相关建设行政主管部门办理竣工验收备案手续，备案文件涵盖工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告、规划验收认可文件、消防验收合格意见书、环保验收批准文件等。这些文件是工程合法交付使用的重要依据，同时也是政府部门对工程建设项目进行监管的重要手段。倘若没有完成竣工验收备案手续，工程不得投入使用，否则将面临相关法律法规的处罚。

三、工程档案管理的流程

（一）档案收集

1. 明确收集范围

依照工程建设项目的类型、规模以及相关法律法规和行业标准，确定工程档案的收集范围。如对于大型建筑工程，除了上述提到的各类文件外，还可能涉及到深基坑支护专项方案等特殊文件的收集。在项目启动初期，就应该制定详尽的档案收集清单，确保所有有价值的档案资料都能被纳入管理范围。

2. 多渠道收集

工程档案的来源十分广泛，包括建设单位、施工单位、勘察设计单位、监理单位等。建设单位负责收集项目立项、建设用地等前期文件；施工单位收集施工过程中的各类文件；勘察设计单位提供勘察测绘和设计文件；监理单位则负责整理监理过程中形成的监理规划、监理月报等文件。各单位应依照规定的时间和要求将相关档案资料提交给档案管理部门或指定的档案管理人员。

（二）档案整理

1. 分类

根据工程档案的内容性质进行分类，如分为工程准备类、施工类、竣工类等。在每一大类下还可以进一步细分，如施工类档案可分为施工技术文件、工程质量验收文件、工程物资文件等小类。分类的目的是为了便于档案的查找和利用，提升档案管理的效率。

2. 组卷

将分类后的档案文件按照一定的规律组成案卷。例如，可以按照工程建设的先后顺序、文件的关联程度等进行组卷。组卷时要注意保持案卷内文件的系统性和完整性，同一案卷内的文件应具有密切的联系，并且每一卷的厚度要适中，便于保管和利用。