《项目管理服务发包时，你知道如何做吗？》

《项目管理服务如何发包》

一、理解项目管理服务发包的重要性

项目管理服务的发包是一个项目成功启动的关键步骤。当企业或组织有项目管理的需求时，如何将这些服务发包出去关系到项目的质量、成本、进度等多方面因素。

1. 对项目质量的影响

如果发包不当，例如选择了不具备相应资质或者经验不足的服务提供商，那么在项目管理过程中就可能出现各种问题。比如在建筑项目管理中，错误的发包可能导致施工流程混乱，质量监控不到位，最终影响整个建筑的安全性和质量。

2. 成本方面的考量

合理的发包可以控制成本。正确评估项目管理服务的工作量，选择合适价格的供应商，可以避免不必要的开支。如果发包没有经过充分的市场调研，可能会出现高价低质的情况，或者因为低价中标而导致供应商在后期偷工减料，增加额外成本。

3. 确保项目进度

优秀的项目管理服务发包能够保障项目按照预定的进度推进。可靠的服务提供商有着成熟的项目管理流程和方法，能够及时应对项目中的风险和变更，确保各个环节按时完成。

二、确定项目管理服务需求

（一）明确项目目标

在考虑发包之前，必须清晰地定义项目的目标。是开发一款新的软件产品？还是建设一个大型的基础设施工程？不同的目标决定了项目管理服务的不同要求。例如，如果是软件开发项目，项目管理服务需要注重敏捷开发方法的运用，对需求变更的管理以及软件测试等环节；而基础设施建设项目则更关注工程进度的规划、安全管理和物资调配。

（二）梳理项目范围

详细列出项目包含的工作内容和不包含的工作内容。这有助于潜在的服务提供商准确理解工作的边界，从而给出合理的报价和工作计划。以举办一场大型活动为例，项目范围可能包括场地租赁、嘉宾邀请、活动流程策划等，但不包括活动后的场地清理（如果另行安排其他团队负责）。明确的项目范围可以避免在项目执行过程中出现扯皮现象。

（三）识别项目风险

提前找出可能影响项目的风险因素。对于跨国项目管理服务发包，汇率波动、政策法规差异等可能是风险因素；在技术研发项目中，技术难题、人员流动等可能构成风险。了解这些风险后，可以在发包文件中要求服务提供商提出应对措施，或者根据风险的大小调整项目预算和时间计划。

（四）确定项目资源需求

1. 人力资源

确定项目需要哪些专业人员参与管理，如项目经理、质量控制专家、风险管理师等，以及每个岗位所需的人数和工作时间。例如，一个复杂的建筑工程项目可能需要多名经验丰富的项目经理轮流值班，以确保施工现场24小时都能得到有效的管理。

2. 物力资源

考虑项目是否需要特定的设备、工具或者办公场地来支持项目管理工作。有些项目管理服务可能需要专门的项目管理软件，并且需要一定的服务器资源来运行，这些都要在发包时考虑进去。

三、寻找项目管理服务供应商

（一）内部推荐与外部搜索相结合

1. 内部推荐

可以向公司内部员工征求建议。他们可能曾经与一些优秀的项目管理服务提供商合作过，或者听说过口碑较好的公司。这种内部推荐的好处是，员工对公司的文化和需求比较了解，他们推荐的供应商可能更容易与公司契合。

2. 外部搜索

利用互联网搜索引擎、行业协会网站、商业名录等渠道查找潜在的供应商。在搜索引擎中输入相关的关键词，如“项目管理服务公司”加上所在地区或者行业名称，可以找到大量的候选供应商。同时，行业协会网站上通常会有会员企业的名单，这些企业往往具有一定的行业认可度。

（二）评估供应商的资质和经验

1. 资质证书

查看供应商是否具备相关的资质证书，如项目管理专业认证（PMP）等。这些证书虽然不能完全代表供应商的能力，但至少表明他们在项目管理领域接受过专业的培训。此外，对于某些特殊行业的项目管理服务，如建筑行业，还需要查看供应商是否有相应的工程建设资质等。

2. 项目经验

了解供应商过去承担过的项目类型、规模和成果。可以要求供应商提供项目案例集，查看他们在类似项目中的表现。例如，如果要发包一个医疗设备研发项目的管理服务，最好选择有过医疗设备研发项目管理经验的供应商，因为他们熟悉该行业的特殊要求，如医疗法规的遵循、临床试验的管理等。

（三）考察供应商的信誉和口碑

1. 客户评价

向供应商的过往客户打听情况。可以通过电话、邮件或者在线问卷等方式联系他们的客户，询问关于供应商的服务质量、是否按时交付、沟通是否顺畅等问题。如果供应商有较多负面的客户评价，那么就要谨慎考虑是否选择他们。

2. 行业声誉

关注供应商在行业内的声誉。可以查看行业媒体对他们的报道、他们在行业论坛上的发言和参与度等。一个在行业内有良好声誉的供应商通常更值得信赖。

四、编制项目管理服务发包文件

（一）项目概述部分

1. 项目背景

简单介绍项目产生的原因、背景情况。例如，是为了满足市场需求推出新产品，还是为了响应政府的政策要求进行某项基础设施建设等。这有助于供应商更好地理解项目的意义和战略方向。

2. 项目目标与范围

再次明确之前确定的项目目标和范围。要用清晰、准确的语言描述，避免模糊不清的表述。可以采用图表或者列表的形式来呈现项目范围，使供应商一目了然。

（二）服务要求部分

1. 项目管理方法和流程

规定供应商需要采用的项目管理方法，如瀑布式管理或者敏捷管理方法等，以及具体的项目管理流程，如项目启动、规划、执行、监控和收尾等各个阶段的要求。例如，在监控阶段，要求供应商每周提供项目进度报告，报告中应包含项目的实际进度、偏差分析和纠正措施等内容。

2. 人员要求

详细说明供应商提供的项目管理团队成员的资质、经验和岗位职责。例如，项目经理需要具备多少年的项目管理经验、拥有哪些专业认证，以及在项目中的主要职责包括项目计划制定、资源协调、风险管理等。

3. 交付成果要求

明确供应商在项目结束时需要交付的成果。对于软件项目管理服务发包，可能包括可运行的软件产品、用户手册、测试报告等；对于建筑项目管理服务发包，则可能包括竣工验收报告、工程档案资料等。同时，要规定交付成果的格式、质量标准等要求。

（三）商务条款部分

1. 报价要求

说明供应商报价的组成部分，如项目管理费、人员费用、设备租赁费用等。要求供应商提供详细的报价单，并且规定报价的有效期。例如，报价有效期为自报价之日起30天内有效。这样可以避免在项目实施过程中因为价格波动而产生争议。

2. 付款方式

确定付款的方式和节点。常见的付款方式有预付款、阶段性付款和尾款。例如，可以在合同签订后支付10% - 30%的预付款，在项目完成关键里程碑（如项目设计通过评审、项目主体结构完成等）后支付相应比例的款项，最后在项目验收合格后支付尾款。

3. 合同期限

明确项目管理服务合同的起止时间。要考虑到项目的实际工期以及可能出现的延期情况，在合同中约定延期的处理方式，如是否需要额外支付费用、如何确定责任等。

五、招标与评标过程

（一）招标发布

1. 选择招标平台

如果是公开招标，可以选择专业的招标平台发布招标信息。