费用管理核心：两大部分深度解析

《费用管理的两大部分解析》

一、引言

在企业运营中，费用管理极为关键。有效的费用管理能助企业合理操控成本，提升资金利用效率，进而增强竞争力与盈利能力。那么，费用管理主要涵盖哪两大核心部分呢？这正是我们今日深入探讨的课题。通过对这两部分的详尽剖析，企业管理者与财务人员能更精准地把握费用管理的核心要点，推动企业可持续发展。如您期望更便捷地进行费用管理，可点击免费注册试用我们为企业定制的费用管理系统。

二、费用管理的首要部分：费用预算管理

（一）费用预算编制

1. 目标设定

在费用预算编制之初，明确目标至关重要。此目标常与企业战略规划相关联。譬如，若企业计划在新的一年开拓新市场，相应的营销费用预算可能就会增加。企业在确定总体的费用预算目标时，要综合考量自身的发展阶段、市场环境以及竞争态势，如将销售额的一定比例作为费用上限等。

2. 部门参与

各部门在费用预算编制中发挥关键作用。销售部门需预估业务拓展、客户拜访等费用；研发部门要考虑项目研发投入的成本；行政部门则要规划办公设备采购、办公用品支出等费用。各部门依据自身的业务计划，详细列出各项费用的预计发生额，以确保预算更贴合实际业务需求。如销售部门可能列出参加各类行业展会的展位费、差旅费、宣传资料印刷费等明细预算项。

3. 历史数据参考

借鉴历史数据是费用预算编制的重要支撑。企业可查看过去几年相同或类似业务的费用支出状况，分析费用的增减趋势。如某企业发现过去三年办公设备采购费用逐年递增 5%，那么在编制下一年度预算时，可在考虑物价上涨、业务规模扩大等因素的基础上，合理预估办公设备采购费用。但也要注意区分特殊情况导致的历史数据波动，避免盲目参照。

（二）费用预算审批

1. 审批流程

各部门完成费用预算编制后，进入审批流程。一般先由部门负责人审核本部门的预算，确保预算的合理性与必要性。部门负责人从部门业务角度出发，判断各项费用是否有助于达成部门目标。接着，预算提交至更高层级，如财务部门或专门的预算委员会。财务部门从整体财务状况、资金安排等方面进行审查，而预算委员会可能综合各部门预算情况，进行统筹协调，防止出现总预算超支或者个别部门预算过高的状况。

2. 审批标准

审批标准通常基于企业的财务政策和战略重点。如对于非核心业务的费用支出审批相对严格，而对于有助于提升企业核心竞争力的研发费用等，只要符合一定的合理性要求，审批可能相对宽松。同时，审批标准也会考虑费用的金额大小，大额费用可能需要更高级别的领导审批，并且需要提供更详细的可行性报告。

（三）费用预算执行监控

1. 实时跟踪

在费用预算执行过程中，必须实时跟踪。企业可借助现代化的财务管理软件来实现。财务人员能随时查看各项费用的实际支出状况，对比预算金额。如每月或每季度对费用支出进行统计分析，及时发现哪些费用已接近或超出预算限额。若发现销售部门的差旅费在季度中间就已经接近全年预算的 80%，这就需要引起关注并采取措施。

2. 偏差分析

当实际费用与预算出现偏差时，要进行深入的偏差分析。偏差可能是由外部环境变化导致的，如原材料价格突然上涨使得生产成本增加；也可能是内部管理不善造成的，比如员工报销审核不严格，存在虚报费用的情况。通过分析偏差产生的原因，企业可采取针对性的措施进行调整。若是外部原因，可以考虑调整经营策略或者寻找替代供应商；若是内部原因，则需要加强管理，完善报销制度等。

（四）费用预算调整

1. 调整条件

费用预算并非一成不变，但调整需满足一定条件。重大的市场变动、企业战略调整或者不可预见的突发事件都可能成为预算调整的理由。如竞争对手突然大幅降价，企业为了应对可能需要增加营销费用预算来开展促销活动；或者企业决定提前终止某个项目，相应的项目费用预算就需要进行调整。

2. 调整流程

预算调整流程类似于预算编制审批流程，但可能更为谨慎。通常需要由提出调整的部门详细说明调整的原因、调整的金额以及对其他部门和整体预算的影响。然后依规按照规定的审批层级进行审核批准，确保调整后的预算依然符合企业的整体利益和财务规划。

三、费用管理的第二大部分：费用核算与控制

（一）费用核算

1. 核算方法

（1）按费用性质分类核算。企业的费用可分为直接费用和间接费用。直接费用如原材料采购费用，可直接计入产品成本；间接费用如车间的水电费、管理人员工资等，需通过一定分摊方法计入产品成本。常见的分摊方法有按产量分摊、按工时分摊等。以按产量分摊为例，若企业生产 A、B 两种产品，当月车间水电费为 1000 元，A 产品产量为 500 件，B 产品产量为 300 件，那么 A 产品分摊的水电费为 1000×500÷(500 + 300)=625 元，B 产品分摊的水电费为 1000 - 625 = 375 元。

（2）按部门核算。此核算方法便于考核各部门的费用支出状况。每个部门皆有其费用账户，所有该部门发生的费用皆计入其中。如销售部门的费用涵盖销售人员的工资、提成、差旅费、业务招待费等；财务部门的费用包括财务人员工资、办公设备折旧、财务软件服务费等。通过按部门核算，企业可清晰地了解各部门的成本结构，为部门绩效考核提供依据。

2. 会计分录

正确的会计分录是准确核算费用的关键。不同类型的费用对应不同的会计分录。例如，购买办公用品，借：管理费用 - 办公用品，贷：银行存款；支付员工工资，借：应付职工薪酬，贷：银行存款，同时借：生产成本（如果是生产工人工资）、管理费用（如果是管理人员工资）等，贷：应付职工薪酬。准确的会计分录不仅能够保证财务数据的准确性，还能为财务报表的编制提供可靠的数据来源。

（二）费用控制

1. 制度控制

企业需构建完善的费用控制制度。如制定严格的报销制度，明确规定报销的范围、标准和流程。员工报销差旅费时，规定不同级别员工的住宿标准、交通补贴标准等。同时，报销流程要规范，需提供合法有效的发票，经过层层审批才能报销。另外，企业还可建立费用预警制度，当某项费用接近预算限额时，及时发出预警信号，提醒相关部门和人员注意控制费用。

2. 成本效益分析

在费用控制过程中，要进行成本效益分析。并非一味削减费用便是好事，而是要权衡费用支出带来的收益。例如，企业在考虑是否增加广告投入时，要分析广告投入可能带来的销售额增长、品牌知名度提升等收益。若广告投入预计能带来远高于投入成本的收益，那么适当增加广告预算便是合理的；反之，若广告投入的效果不明显，就需要重新评估广告策略或者削减广告预算。

3. 绩效挂钩

将费用控制与员工绩效挂钩也是一种有效的手段。如将部门费用控制情况纳入部门绩效考核指标体系。若一个部门能在保证业务正常开展的前提下，有效控制费用支出，那么该部门在绩效考核中就能获得较好的成绩，部门员工也能得到相应的奖励。反之，若部门费用严重超支且没有合理理由，那么部门绩效就会受到影响，员工的奖金等也会相应减少。这样能够激励员工积极参与费用控制工作。

四、费用管理两大部分的协同关系

费用预算管理与费用核算与控制这两大部分并非孤立存在，而是相互协同、相互影响的。

1. 预算为核算与控制提供目标

费用预算明确了企业在一定时期内各项费用的预期支出水平