什么叫人事档案管理单位？它的职能、重要性、面临挑战与解决方案你知道吗？

《什么叫人事档案管理单位》

一、人事档案管理单位的定义

人事档案管理单位是专门负责对人事档案进行收集、整理、保管、利用等一系列管理工作的组织或机构。人事档案是记录人员个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况的文件材料。它是一个人在社会活动中的重要记录凭证。

这些单位可以是政府部门设立的专门机构，例如各级人力资源和社会保障部门下属的档案管理中心。它们承担着大量公职人员人事档案的管理任务，确保公职人员档案信息的准确、完整和安全。也可以是各类企事业单位内部设置的人事部门或独立的档案管理科室，负责本单位员工人事档案的管理工作。比如大型企业集团，往往会有专门的团队来处理数以千计员工的人事档案事务。

二、人事档案管理单位的主要职能

（一）档案收集

1. 入职材料收集

人事档案管理单位要收集新员工入职时的各种基本资料。这包括但不限于个人简历、学历证书复印件、身份证复印件、劳动合同等。例如，当一家公司招聘了一名新员工，人事档案管理单位就会要求该员工提供学历证书的复印件，以证明其教育背景符合岗位要求，并将其纳入人事档案中。这些材料是构建人事档案的基础，为后续了解员工的基本情况提供依据。

2. 工作过程中的材料收集

在员工的工作过程中，会不断产生新的与工作相关的材料，人事档案管理单位也需要及时收集。比如员工参加培训后的结业证书、获得的表彰奖励证书、职称评定材料等。如果一名员工参加了公司组织的专业技能培训并顺利结业，那么培训结业证书就应该被归入他的人事档案，作为其持续学习提升能力的证明。

3. 离职材料收集

当员工离职时，人事档案管理单位要收集离职相关的材料，如离职申请、离职审批表、工作交接清单等。这些材料有助于记录员工离开单位的原因、时间以及离职时的工作交接情况，为日后可能出现的查询或纠纷解决提供依据。

（二）档案整理

1. 分类归档

人事档案管理单位需要对收集到的各种材料按照一定的规则进行分类归档。通常人事档案可以分为十大类，包括履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历学位培训和专业技术职务（职称）材料、政审材料等。例如，所有的学历学位证书复印件都会被归类到学历学位培训和专业技术职务（职称）材料这一类中。这样的分类有助于快速查找和使用档案信息。

2. 编号排序

为了方便管理和查询，人事档案管理单位会对档案内的每一份材料进行编号排序。一般采用阿拉伯数字按照材料形成的先后顺序或者重要性进行编号，并且将编号标注在材料的首页或者特定位置。例如，一份员工的入职简历可能被编号为001，而他后来获得的优秀员工表彰证书可能编号为005等。这种编号排序方式使得档案结构清晰，便于查找特定的材料。

3. 装订成册

经过分类编号后的档案材料会被装订成册。装订时要保证材料的整齐、牢固，防止材料散落或丢失。同时，要在装订册上标明员工的姓名、档案编号等基本信息，以便识别。一个装订良好的人事档案册不仅美观，而且更有利于长期保存和管理。

（三）档案保管

1. 存储环境要求

人事档案管理单位必须提供适宜的存储环境。首先是温湿度的控制，一般温度要保持在14 - 24摄氏度，相对湿度在45% - 60%之间。这样的温湿度条件能够有效防止档案纸张的霉变、脆化等问题。其次是防火、防潮、防虫、防尘等措施。例如，档案库房要配备灭火设备，存放档案的柜子要做到密封良好以防潮，放置防虫药物防止虫蛀，定期打扫保持清洁避免灰尘污染档案。

2. 安全性保障

人事档案包含大量敏感信息，所以安全保障至关重要。一方面是物理安全，即防止档案被盗窃、损坏等。档案库房门要安装坚固的门锁，设置访问权限，只有授权人员才能进入。另一方面是数据安全，如果人事档案已经数字化，那么要采取数据加密、备份等措施，防止数据泄露或丢失。例如，每天对人事档案数据库进行增量备份，每周进行全量备份，并且将备份数据存储在异地的数据中心，以应对可能出现的灾难情况。

3. 保管期限规定

人事档案的保管有明确的期限规定。不同类型的档案材料保管期限不同，一般短期保管期限为1 - 5年，中期为5 - 10年，长期为10 - 50年，永久保管的档案则是具有重要价值且需要长期留存的材料，如员工的入党志愿书等。人事档案管理单位要严格按照规定的保管期限对档案进行管理，到期后按照规定进行销毁或者继续保存等操作。

（四）档案利用

1. 内部使用

人事档案管理单位要满足本单位内部对人事档案的使用需求。例如，当单位进行内部选拔晋升时，人力资源部门需要查阅员工的人事档案，查看其工作表现、业绩考核情况、是否有违规违纪记录等，以确定其是否符合晋升条件。又如，在进行岗位调整时，也需要参考员工的人事档案信息，了解员工的专业技能、培训经历等，从而合理安排岗位。

2. 外部查询（合法合规情况下）

在某些合法合规的情况下，人事档案也可能接受外部查询。比如司法机关在办理案件时，需要查询涉及人员的人事档案信息，人事档案管理单位在核实相关手续后，应提供必要的协助。但这种外部查询必须遵循严格的法律法规和程序，以保护员工的隐私权益。

三、人事档案管理单位的重要性

1. 对员工个人的重要性

人事档案是员工个人职业生涯的记录。它记录了员工从入职到退休整个过程中的重要经历和成就。例如，员工的职称评定材料在人事档案中保存完整，这对于员工在职业发展过程中申请更高一级的职称有着关键的作用。同时，人事档案也是员工享受社会福利待遇的依据之一，像养老金计算等方面可能会参考人事档案中的工作年限、工资待遇变化等信息。

2. 对单位管理的重要性

对于单位来说，人事档案管理单位的工作有助于提高人力资源管理的效率。通过准确的人事档案管理，单位能够快速了解员工的情况，做出合理的人事决策。例如，在招聘新员工时，可以参考现有员工的人事档案，分析出适合岗位的人员特征，从而优化招聘标准。而且，良好的人事档案管理也有助于单位进行文化建设，通过挖掘员工的优秀事迹和贡献，激励更多员工积极向上。

3. 对社会的重要性

从社会层面看，人事档案管理单位确保了人事档案信息的准确性和完整性，这对于社会人才流动的规范化有着重要意义。当人才在不同地区、不同单位之间流动时，人事档案能够准确地反映其真实情况，有助于接收单位合理安置人才，促进社会资源的有效配置。同时，在一些社会公共事务中，如社保政策的实施等，人事档案信息也起到了重要的支撑作用。

四、人事档案管理单位面临的挑战与解决方案

1. 数字化转型挑战

随着信息技术的快速发展，人事档案管理也面临着数字化转型的挑战。传统的纸质档案管理方式效率低下，查询不便，容易出现信息更新不及时等问题。而数字化档案管理需要投入大量的资金用于购买硬件设备、软件系统，还需要对工作人员进行相关技术培训。

解决方案：人事档案管理单位可以逐步引入先进的人事档案管理软件，实现档案的电子化录入、存储、查询和管理。同时，可以与专业的信息技术服务提供商合作，进行定制化开发，以满足本单位的特殊需求。并且要定期对工作人员进行数字化管理技能培训，提高他们的信息化操作水平。

2. 隐私保护挑战

人事档案包含大量员工的个人隐私信息，如身份证号码、家庭住址等。在管理过程中，如何防止这些隐私信息泄露是一个严峻的挑战。特别是在数字化时代，网络安全威胁日益增加，一旦发生隐私泄露事件，不仅会损害员工的利益，也会给人事档案