行政部档案管理全攻略：高效、规范、安全，让工作更轻松！

《行政部怎样做好档案管理》

一、档案管理的重要性

行政部的档案管理工作极为关键。首先，档案是企业历史发展的记录者。其包含了公司自创立伊始至各个发展阶段的关键文件，诸如营业执照的办理文件、公司章程的修订记录等等。这些档案能够使企业清晰地知晓自身的成长轨迹，为企业的战略规划给予参考依据。譬如，通过查看过往的项目合同档案，能够总结出哪些条款容易出现争议，在未来的合同拟定中进行改进。

其次，档案是企业合法权益的保障。在面临法律纠纷时，相关的合同档案、知识产权档案等能够作为有力的证据。比如，倘若遭遇合同违约诉讼，一份完整的合同签订、履行过程中的档案文件便能决定官司的胜负。再者，档案有助于提升企业的工作效率。员工能够便捷地查询到所需资料，杜绝重复劳动。例如，市场部门在策划新的营销活动时，能够参照以往类似活动的策划方案和效果评估档案，进而快速制定出更为完善的方案。

二、档案管理的前期准备

1. 明确档案类型

行政部需要对企业的档案类型予以梳理。常见的有文书档案，包括公司内部的通知、报告、会议纪要等等；人事档案，涵盖员工的简历、入职手续、绩效考核记录等等；财务档案，如账本、财务报表、税务申报材料；还有项目档案，每个项目从立项到验收过程中的所有相关文件。不同类型的档案有着不同的管理要求和保密级别。例如，人事档案中的员工薪资信息属于高度机密，而普通的公司的宣传资料则相对公开。

2. 制定档案管理制度

一套完善的档案管理制度乃是做好档案管理的基础。制度应明确规定档案的收集范围，确定哪些文件需要归档，哪些不需要。例如，临时的草稿文件倘若没有最终确定版本可能不需要归档。同时，要规定档案的整理方法，是依照日期、部门还是项目来进行分类整理。对于档案的保管期限也要给出详细说明，一般分为短期（1 - 5 年）、中期（5 - 10 年）和长期（10 年以上）。此外，制度还要涵盖档案的借阅流程，谁有权限借阅何种级别的档案，借阅时间限制等内容。比如，普通员工借阅非机密的文书档案可能只需要部门主管签字，而借阅人事档案则需要人力资源经理甚至更高层的批准。

3. 配置档案管理设备与空间

依据企业的规模和档案数量，合理配置档案管理设备。倘若档案量较小，能够选择简单的文件柜，但务必注意防火、防潮。对于大型企业，或许需要专门的档案室，配备密集架来存放海量的档案。同时，要保证档案室的温湿度适宜，一般温度控制在 14 - 24 摄氏度，湿度在 45% - 60%之间。此外，还需配备防火、防盗、防虫、防尘等设施。例如，安装烟雾报警器、监控摄像头、防虫药盒等。并且要预留一定的空间用于档案的整理和查阅工作。

三、档案的收集工作

1. 建立档案收集渠道

行政部需积极与各部门沟通，构建多渠道的档案收集方式。一方面，能够通过内部邮件通知各部门定期将需要归档的文件发送给行政部指定人员。另一方面，设置专门的档案收集箱，各部门能够将纸质文件投放到收集箱中。对于电子档案，可以建立共享文件夹，各部门将电子文件上传到指定文件夹中。例如，每月月底，行政部能够发邮件提醒各部门提交当月的重要文件进行归档。

2. 加强档案收集意识培训

很多时候，档案收集不齐全是由于员工缺乏档案收集意识。行政部能够开展档案收集意识培训课程，向员工阐述档案管理的重要性以及他们在档案收集中的责任。例如，让员工明晰一份项目报告的初稿尽管不完善，但也是项目进程中的重要记录，需要及时提交归档。培训能够采用线上线下相结合的方式，线上通过视频教程让员工随时学习，线下组织集中培训，现场解答员工的疑问。

3. 档案收集的及时性

档案收集必须及时，尤其是一些时效性较强的文件。比如，会议纪要应当在会议结束后的短时间内完成整理并归档，以此保证其准确性和参考价值。对于合同文件，在签订后就要立刻开始归档流程，避免因时间拖延而导致文件丢失或损坏。行政部能够设定档案收集的时间节点，并进行监督，对未按时提交档案的部门进行提醒和督促。

四、档案的整理工作

1. 分类整理

依照先前确定的分类标准对档案进行分类。以文书档案为例，可以先按照年份进行划分，然后在年份内再依据部门或者主题进行细分。对于人事档案，可以按照员工姓名或者员工编号来进行分类。分类后的档案便于查找和管理。例如，当需要查找某一年市场部的宣传活动方案时，就能够直接到对应年份的市场部档案分类下查找。

2. 编号与标识

给每份档案或者每组档案赋予唯一的编号，并做好标识。编号可以遵循一定的规则，如采用字母和数字的组合方式。标识则能够通过标签贴在档案盒或者文件夹上，清晰地标明档案的内容、编号、保管期限等信息。如此，在档案库房中，工作人员能够快速定位到所需档案。例如，一个编号为“WS - 2023 - 001”的文书档案，其中“WS”表示文书档案类别，“2023”表示年份，“001”表示该年份下的顺序编号。

3. 编制档案目录

档案目录是档案整理的重要成果。其可以是纸质版也可以是电子版。目录应包含档案编号、名称、日期、来源部门、保管期限等信息。通过档案目录，使用者能够快速了解档案库中有哪些档案资源，是否有自己需要的文件。例如，在电子档案管理系统中，输入关键词就能够搜索到相关档案的基本信息。

五、档案的保管工作

1. 实体档案保管

对于实体档案，要定期检查档案的保存状况。查看档案纸张是否有发黄、发霉现象，档案装订是否牢固等。倘若发现问题，要及时采取措施进行修复。例如，如果纸张受潮，可以将档案放在通风干燥处晾干，对于已经发霉的纸张，可以用干净的软布轻轻擦拭。同时，要严格按照档案管理制度对档案进行存放，确保档案在正确的位置上。定期对档案进行盘点，防止档案丢失。

2. 电子档案保管

伴随信息化的发展，电子档案越来越多。电子档案的保管要注意数据备份。行政部能够采取定期备份的策略，如每天或者每周进行一次全量备份或增量备份。备份数据要存储在不同的介质上，如硬盘、磁带、云盘等。同时，要注重电子档案的安全性，防止数据被篡改或泄露。设置访问权限，只有授权人员才能访问和修改电子档案。并且要定期更新电子档案管理系统的软件和硬件，以适应不断发展的技术需求。

六、档案的利用工作

1. 建立档案借阅流程

当员工需要借阅档案时，必须遵循既定的借阅流程。首先，员工要填写借阅申请表，注明借阅的档案名称、编号、借阅原因、预计归还时间等信息。然后，按照档案的保密级别提交给相应的审批人进行审批。审批通过后，行政部工作人员才能够将档案借给员工。在借阅期间，行政部要对借阅情况进行跟踪，确保员工按时归还档案并且没有对档案造成损坏。例如，对于一份机密的研发档案，可能需要研发部门负责人和公司高层共同审批才能借阅。

2. 档案检索服务

无论是实体档案还是电子档案，都要提供高效的档案检索服务。对于实体档案，能够通过档案目录进行人工检索，也能够利用一些智能的档案管理设备，如带有索引功能的密集架。对于电子档案，要建立强大的搜索引擎，支持多种检索方式，如按文件名、关键词、日期等进行检索。如此，员工在需要档案时能够快速找到，提高工作效率。

3. 档案的开发利用

行政部可以对档案进行二次开发利用。例如，对历年的销售数据档案进行分析，制作成销售趋势图，为销售部门提供决策参考。对员工培训档案进行统计分析，找出员工普遍薄弱的技能环节，为人力资源部门制定培训计划提供依据。通过这种开发利用，使档案发挥