档案管理不严谨？试试这些实用技巧！

如何有效改善档案管理松散的状况？专家为您提供实用解决方案

一、档案管理松散的症状及其潜在风险

（一）档案管理松散的具体表现

1. 档案存放混乱不堪。在众多企业或组织中，档案常常被随意堆放在文件柜里，没有按照合理的类别、年份或重要性进行分类。如财务档案与人事档案混杂，不同项目的业务档案也相互交错，使得寻找特定档案仿若大海捞针。

2. 缺乏高效的档案索引系统。部分单位尽管有一定数量的档案，但却没有一个有效的索引目录。员工在查询某份档案时，只能逐个柜子、逐个文件夹去翻找，会耗费大量的时间和精力。

3. 档案管理制度形同虚设。虽然制定了档案管理制度，如规定了档案的借阅流程、归还期限等，但在实际操作中，这些制度往往被忽视。员工不按规定登记就借阅档案，逾期也不归还，而管理人员也未进行有效的监督和催还。

4. 档案更新不及时。随着业务的发展和人员的变动，档案内容需要不断更新。然而在管理松散的情况下，新的信息未能及时录入档案，导致档案信息不准确、不完整。比如员工的岗位调动后，人事档案中的职位信息却迟迟未修改。

（二）档案管理松散带来的严重后果

1. 影响工作效率。当员工无法快速准确地获取所需档案时，会直接影响到各项工作的开展。例如，在项目投标过程中，如果不能及时找到相关的业绩证明档案，可能就会错过投标机会。

2. 增加运营成本。由于查找档案困难，可能会导致重复劳动。比如重新制作已经存在但找不到的文档，这无疑增加了人力、物力和时间成本。同时，因为档案管理不善造成的文件丢失，重新补办也需要花费成本。

3. 带来法律风险。在一些情况下，档案是企业合法经营的重要依据。例如，在税务审计时，如果财务档案管理松散，无法提供准确的账目记录，企业可能面临税务处罚等法律问题。在劳动纠纷中，如果人事档案缺失或不准确，企业也可能处于不利地位。

二、导致档案管理松散的主要原因

（一）意识层面

1. 对档案管理重视不足。许多企业管理者将主要精力放在生产、销售等直接产生经济效益的环节上，认为档案管理只是一项辅助性工作，没有认识到档案对于企业长远发展的重要性。例如，一些小型企业可能觉得只要把当前业务做好就行，档案乱一点没关系。

2. 员工档案意识淡薄。员工在日常工作中，没有养成良好的档案管理习惯。他们可能不了解自己的行为对档案管理的影响，比如随意丢弃含有重要信息的文件草稿，或者不配合档案管理部门进行档案资料的收集。

（二）人员与资源方面

1. 缺乏专业的档案管理人员。有些单位安排非专业人员兼任档案管理工作，这些人员可能没有接受过档案管理的专业培训，不具备档案管理的知识和技能，不知道如何科学地进行档案分类、编号、存储等工作。

2. 资金投入不足。档案管理需要一定的硬件设施，如专门的档案库房、档案架、防火防潮设备等，以及软件系统来进行档案的信息化管理。如果企业不愿意在这些方面投入资金，就难以建立起完善的档案管理体系。例如，没有足够的资金购买档案管理软件，就只能依靠传统的手工管理方式，效率低下且容易出错。

（三）制度方面

1. 档案管理制度不完善。制度可能存在漏洞，例如对于档案的销毁、保密等方面没有明确的规定。或者制度过于简单，没有涵盖档案管理的各个环节，导致在实际操作中无章可循。

2. 制度缺乏灵活性。随着企业的发展和外部环境的变化，原有的档案管理制度可能不再适应新的需求，但却未能及时修订。比如企业开展了新的业务类型，原有的档案分类标准就需要调整，但却没有相应的改变。

三、切实可行的措施，有效改善档案管理松散的状况

（一）提升档案管理的重视程度

1. 管理层需高度重视。从战略的高度认知档案管理的重要性，将其纳入企业的整体规划当中。例如，可以定期召开会议讨论档案管理工作的进展和问题，为档案管理工作设定明确的目标，并将其与绩效考核挂钩。

2. 加强员工培训。对全体员工展开档案管理知识的培训，让他们明白档案管理的意义、基本要求和自身在档案管理中的责任。可以通过组织内部培训课程、发放宣传手册等方式进行。例如，在新员工入职培训时加入档案管理的内容，使他们从一开始就养成良好的档案管理习惯。

（二）加强人员与资源保障

1. 聘请或培养专业人才。招聘或培养专业的档案管理人员，这些人员应具备档案管理专业知识，熟悉档案管理的法律法规。他们能够运用专业的方法对档案进行科学管理，如采用国际通用的档案分类法进行分类整理。

2. 增大资金投入。建设符合要求的档案库房，配备必要的设备，如温湿度控制设备、防火防盗设备等。同时，购买适合企业的档案管理软件，实现档案的信息化管理。例如，一款优秀的档案管理软件可以方便地进行档案的录入、查询、借阅管理等操作，大大提高档案管理的效率。

（三）完善档案管理制度

1. 构建全面的制度体系。制度应涵盖档案管理的各个环节，包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等。例如，明确规定各部门向档案管理部门提交档案资料的时间、内容和格式要求；在借阅方面，详细规定借阅人的权限、借阅期限、续借手续等。

2. 增强制度的灵活性。定期对档案管理制度进行评估和修订，以适应企业业务发展和外部环境的变化。例如，当企业拓展海外业务时，可能需要在档案管理制度中增加关于境外档案管理的特殊规定，如语言版本要求、遵循当地法律法规等。

（四）优化档案管理流程

1. 改进档案收集流程。明确各部门在档案形成过程中的责任，确保档案资料的完整性。例如，在项目实施过程中，就指定专人负责收集项目相关的各类文件资料，定期汇总到档案管理部门。

2. 制定统一的档案整理标准，按照类别、时间顺序等对档案进行整理，然后及时归档。比如，对于文书档案，可以按照年度 - 机构 - 保管期限的模式进行分类整理，便于日后查询。

3. 建立严格的档案借阅与归还流程。通过信息化手段进行借阅申请、审批和登记。在归还时，要检查档案是否完好无损。同时，可以设置自动提醒功能，在借阅期限即将到期时提醒借阅人及时归还档案。

四、运用现代技术，提升档案管理水平

（一）档案管理软件的应用

1. 功能强大的档案管理软件能够实现档案的数字化存储、快速检索、在线借阅等功能。通过关键词搜索，能够在海量的档案中迅速定位到所需文件。此外，软件可以对档案的访问权限进行细致的设置，确保档案的安全性。

2. 在选择档案管理软件时，企业要根据自身的规模、业务类型和档案管理需求来进行挑选。在选择过程中，可以考虑软件的功能模块是否齐全、是否易于操作、是否具备可扩展性等因素。许多档案管理软件提供商都提供预约演示服务，您可以预约演示来直观地了解软件的功能特点，以便做出明智的选择。

（二）引入智能化设备

1. 智能化的档案存储设备，如智能档案架，能够自动记录档案的存放位置，方便快速查找。同时，可以与档案管理软件进行联动，当需要查找某份档案时，设备能够自动指示其所在位置。

2. 利用物联网技术，对档案库房的环境进行实时监控。例如，通过传感器监测温湿度、空气质量等参数，一旦参数超出正常范围，能够及时发出警报并采取相应的调控措施，确保档案的完好保存。