想做档案管理员？不知道怎么做？这里告诉你！

《档案管理员怎么做》

一、档案管理员的角色与重要性

档案管理员在各个组织和机构中扮演着不可或缺的角色。从企业到政府部门，从学校到非营利组织，档案管理员负责管理各类档案资料。这些档案包含了组织的历史、决策过程、业务往来、员工信息等众多关键信息。例如，在企业中，档案管理员保管的合同档案可能涉及到公司与供应商、客户之间的合作细节，如果这些档案管理不善，可能会导致法律纠纷或者业务中断。而在学校里，学生的学籍档案如果丢失或者混乱，会影响学生的升学、毕业等一系列重要事务。所以说，档案管理员就像是一个组织记忆的守护者，他们的工作质量直接关系到整个组织的正常运转和长远发展。

二、档案管理员的基本技能要求

1. 档案知识

档案管理员需要掌握档案学的基础知识，包括档案的分类原则、归档范围、保管期限等。不同类型的组织有不同的档案分类方法，例如企业可能按照业务板块、时间顺序等对档案进行分类。以一家制造企业为例，档案可以分为生产档案（如生产工艺文件、设备维护记录等）、销售档案（销售合同、客户信息等）、人事档案（员工简历、劳动合同等）等类别。对于档案的保管期限也有明确规定，一些重要的财务档案可能需要永久保存，而一般性的办公文档可能只需保存数年。了解这些档案知识有助于档案管理员合理地整理和保管档案。

2. 计算机技能

在现代社会，几乎所有的档案管理都离不开计算机技术。档案管理员要熟练掌握办公软件，如Microsoft Word、Excel等，用于档案的录入、编辑和统计工作。例如，使用Excel制作档案目录，可以方便快捷地查询和管理档案。同时，还需要掌握档案管理软件的使用。现在有很多专门的档案管理软件，这些软件能够实现档案的数字化存储、检索和借阅管理等功能。比如，一款优秀的档案管理软件可以让档案管理员在几秒钟内找到所需的档案，大大提高了工作效率。

3. 组织与协调能力

档案管理员常常需要与不同部门的人员打交道。在收集档案时，需要与各部门的工作人员协调沟通，确保档案的及时、完整移交。例如，在年末收集各部门的年度工作总结报告时，需要通知每个部门的负责人，并跟进提交情况。而且，在档案库内部的整理工作中，也需要组织好空间布局、档案架的排列等，以便于快速查找和存放档案。良好的组织与协调能力能够使档案管理工作顺利进行，避免因为人为因素导致档案管理出现混乱。

三、档案收集工作

1. 确定收集范围

首先要明确哪些文件和资料属于应收集的档案范畴。这需要依据组织的规章制度和业务特点来确定。以政府部门为例，政策文件的起草稿、正式发文、会议纪要等都是需要收集的重要档案。对于企业来说，除了前面提到的各类业务档案外，还有研发过程中的技术资料、市场调研数据等。只有准确界定收集范围，才能保证档案的完整性。在实际操作中，可以制定详细的档案收集清单，发给各个部门，让他们清楚知道哪些东西需要移交档案管理部门。

2. 主动收集与被动接收相结合

档案管理员不能仅仅坐在办公室等待档案上门，还需要主动出击。主动收集就是要定期到各个部门去了解是否有新产生的档案资料，特别是一些重要项目的执行过程中，及时获取相关资料可以避免资料的遗漏。同时，也要设立专门的接收渠道，方便各部门按照规定主动移交档案。例如，设置一个专门的档案移交邮箱或者实体的移交箱，各部门可以将整理好的档案通过这些方式交给档案管理员。在接收档案时，要认真核对档案的数量、内容是否与移交清单一致，确保档案的准确性。

四、档案整理工作

1. 分类整理

按照预先确定的分类标准对收集来的档案进行分类。分类的方法有多种，可以按照来源分类，如内部文件和外部文件；也可以按照内容主题分类，如财务类、人事类等。在分类过程中，要注意保持逻辑的一致性。例如，对于一家传媒公司，新闻稿件档案可以按照发布时间、报道主题等进行分类。如果先按照时间分了大类，那么在每个时间类下再按照主题细分时，就要遵循统一的主题划分原则，不能随意更改，这样才能方便后续的查找和利用。

2. 编号与编目

为了便于识别和管理，对档案进行编号是必不可少的步骤。编号可以采用数字、字母或者两者结合的方式。例如，一个企业的人事档案可以采用员工工号作为档案编号的一部分。编目则是对档案的基本信息进行登记，包括档案名称、编号、日期、来源等内容。编目的形式可以是纸质的目录册，也可以是电子的数据库。一个完善的编目系统就像档案的索引，能够让档案管理员和使用者快速定位到所需的档案。例如，在一个大型图书馆式的档案库中，如果没有精确的编目，要找到一份特定的档案就如同大海捞针。

3. 装订与装盒

对于一些纸质档案，尤其是容易散落的文件，需要进行装订。装订的方式有订书钉装订、线装等，要根据档案的类型和保存要求选择合适的装订方式。装订后的档案要装入档案盒中，档案盒上要标明档案的类别、起止编号等信息。这样不仅可以保护档案不受损坏，而且使档案在存储架上更加整齐有序。例如，对于厚度较大的年度财务报表档案，可以采用线装的方式，然后装入专门标注为“财务报表 - [年份]”的档案盒中。

五、档案存储工作

1. 选择合适的存储环境

档案的存储环境直接影响档案的寿命。对于纸质档案，要保持适宜的温度和湿度，一般温度控制在14 - 24摄氏度，相对湿度在45% - 60%为宜。同时，要避免阳光直射，防止纸张老化和褪色。档案库房应该具备防火、防潮、防虫、防尘等功能。可以安装空调、除湿机、防虫药品投放装置等设施。对于电子档案，要选择可靠的存储介质，如硬盘、磁带等，并且要定期备份，存储在不同的地点，以防数据丢失。例如，一些大型企业会建立异地的数据备份中心，确保在本地发生自然灾害等不可预见的情况时，电子档案仍然可以恢复使用。

2. 合理规划存储空间

根据档案的数量和增长趋势，合理规划档案存储空间。可以采用密集架等存储设备，提高空间利用率。在安排档案存放位置时，要遵循一定的规律，比如按照档案类别分区存放，同一类别的档案按照编号顺序依次排列。这样在查找档案时，可以根据档案的类别快速定位到相应的区域，然后再根据编号找到具体的档案。如果存储空间有限，还需要定期对档案进行清理和鉴定，剔除那些已经过了保管期限且没有保存价值的档案，腾出空间存放新的档案。

六、档案检索与利用工作

1. 建立有效的检索系统

无论是纸质档案还是电子档案，都需要建立一个高效的检索系统。对于纸质档案，除了前面提到的编目外，还可以建立索引卡片等辅助检索工具。对于电子档案，要充分利用档案管理软件的检索功能，设置多种检索字段，如档案名称、日期、关键词等。例如，在一个科研机构的档案管理中，研究人员可能根据项目名称、研究人员姓名等关键词来检索相关的实验数据档案。一个好的检索系统能够在短时间内提供准确的档案查找结果，提高档案的利用效率。

2. 档案利用流程

当有人员需要查阅档案时，档案管理员要严格按照规定的流程办理。首先，借阅人要提出借阅申请，说明借阅目的、档案名称或编号等信息。档案管理员要审核借阅申请，对于涉及机密的档案，要核实借阅人的权限。例如，企业的核心技术档案可能只有少数高级技术人员和管理人员有借阅权限。审核通过后，要做好档案的出借登记，记录借阅人姓名、借阅时间、归还时间等信息。在借阅期间，档案管理员要跟踪档案的使用情况，确保档案的安全。借阅人归还档案时，档案管理员要检查档案是否完整，如有损坏或缺失要及时处理。

七、档案保护与修复工作

1. 日常保护措施

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