档案管理台账制作指南：如何高效创建和管理台账？

档案管理台账的制作全攻略

一、档案管理台账的概念与重要性

档案管理台账是对档案各项信息进行系统记录和管理的工具，它犹如档案的“户口簿”，详尽地记载了档案从诞生至保管、利用等各个环节的关键信息。

（一）便捷的查询检索

当我们需要查找特定档案时，若有完善的台账，便能迅速定位到档案的存放位置、编号等信息，从而显著提升工作效率。例如，在企业人事档案管理中，若无台账，查找员工入职资料或许需翻遍所有档案柜，而有了台账，只需输入员工姓名或工号，便能精准获取档案位置。

（二）保障档案的完整性

台账可记录档案的接收、移交、借阅、归还等情况。每次档案状态发生变化，都及时更新台账，便能清晰知晓档案是否完整，有无缺失环节。譬如，一份合同档案在历经多次部门间流转和借阅后，若台账记录明晰，便能确保在任何时刻都能判定合同档案是否完备，有无被篡改之虞。

（三）助力管理决策

通过台账中的数据统计，如各类档案数量的增长趋势、档案的利用率等，能为档案管理部门提供决策依据。例如，倘若发现某类业务档案利用率颇高，便可考虑增添这类档案的存储空间或者优化其管理流程；倘若某些档案长期被忽视，则可考虑予以清理或者调整存储方式以节省空间。

二、档案管理台账的基本内容

（一）档案基本信息

1. 档案名称：这是识别档案最为直观的要素。如企业可能存在的“销售合同档案”“财务报表档案”等不同名称的档案。

2. 档案编号：每个档案都应具备唯一的编号，编号规则可根据企业或组织自身需求来制定。例如，可采取数字编号、字母数字组合等方式，如“2023 - CW - 001”表示2023年财务部门的第一份档案。

3. 档案类别：将档案划分为不同类别有助于分类管理。常见的类别包括文书档案、人事档案、财务档案、工程档案等。

4. 形成日期：记录档案产生的日期，这对于了解档案的时效性和历史背景极为重要。例如，一份会议纪要的形成日期能反映出会议召开的时间顺序。

（二）档案保管信息

1. 存放位置：明确档案存放在哪个库房、哪个货架、哪个文件夹等。可采用多级地址进行详细描述，如“档案库1 - 3层A区 - 第5列第3格”。

2. 保管期限：依据相关规定或组织内部要求确定档案的保管期限。如一般性的文书档案可能保管3 - 5年，而重要的财务凭证或许需要保管10年以上。

3. 保管条件：记录档案所需的特殊保管条件，如温度、湿度要求等。对于某些特殊的档案，如胶片档案，可能需要特定的温湿度环境来防止损坏。

（三）档案变动信息

1. 接收日期：记录档案进入本单位或本部门的日期。例如，当一份外来文件被接收为单位的档案时，要记录下接收的具体日期。

2. 移交情况：若档案在不同部门或人员之间进行移交，要记录移交的日期、移交人和接收人等信息。这有助于追溯档案的流转过程，明确责任。

3. 借阅记录：详细记录档案的借阅情况，包括借阅日期、借阅人、预计归还日期、实际归还日期等。倘若出现逾期未还的情况，能够及时催还。

三、制作档案管理台账的前期准备

（一）确定台账的形式

1. 纸质台账：这种形式较为传统，适用于小型组织或者对信息化要求不高的场景。纸质台账的优点是直观、操作简单，无需依赖电子设备。但其缺点也很明显，如查询速度慢、不易备份、容易损坏等。制作纸质台账时，需准备好标准的账本或表格纸张。

2. 电子台账：随着信息技术的发展，电子台账越来越受青睐。电子台账可使用Excel、Access等软件制作，也可采用专门的档案管理软件。电子台账的优势在于查询快捷、便于数据统计分析、易于备份和共享。如在Excel中，可利用函数快速计算档案数量、统计借阅频率等。

（二）收集档案信息

在制作台账之前，要对现有档案进行全面梳理。收集每一份档案的基本信息、保管信息等内容。这或许需要组织相关人员对档案进行逐一清点、查看档案上的标识信息并记录。若是新建立的档案管理体系，还要依据档案的来源渠道，提前确定好信息收集的流程，确保档案信息的完整性。

（三）确定参与人员及其职责

台账制作并非一个人的事情，通常需要档案管理员、各部门的资料员等人共同参与。要明确各自的职责，如档案管理员负责整体台账的设计、审核以及最终的汇总整理；各部门的资料员负责收集本部门档案的相关信息并提交给档案管理员。如此这般，能够保证台账制作工作有条不紊地进行。

四、使用Excel制作档案管理台账

（一）创建工作表

打开Excel软件，新建一个工作表。依据前面提到的台账基本内容，确定工作表的列标题。如第一列可以是“档案名称”，第二列是“档案编号”，第三列是“档案类别”等等。这样就初步搭建好了台账的框架。

（二）录入档案信息

依照收集到的档案信息，逐行录入到Excel工作表中。在录入过程中，要注意数据的准确性。如档案编号要严格按照既定的编号规则录入，避免出现重复编号或者编号错误的情况。同时，对于日期等格式要统一，方便后续的数据处理。

（三）设置数据格式

1. 对于数字类型的数据，如档案编号等，可设置为文本格式，防止Excel自动将其转换为数值格式而导致数据出错。例如，倘若档案编号以“0”开头，若设置为数值格式，“0”可能会被省略。

2. 日期格式要统一设置，如“YYYY - MM - DD”的格式，这样在进行日期排序或者筛选时会更为准确。

（四）运用函数进行数据处理

1. 求和函数（SUM）：倘若想要统计某种类型档案的数量，可使用SUM函数。例如，假设在台账中有一列标记档案的类型（1代表文书档案，2代表人事档案等），可使用SUM函数统计出文书档案的数量。

2. 筛选函数（FILTER）：当需要查找满足特定条件的档案时，如查找某一时间段内接收的档案，可使用筛选函数。通过设置筛选条件，能够快速得到想要的结果。

3. 关联函数（VLOOKUP）：倘若有多个工作表，并且需要依据档案编号等关键字关联不同工作表中的数据，VLOOKUP函数就极为有用。例如，一个工作表记录档案的基本信息，另一个工作表记录档案的借阅情况，可使用VLOOKUP函数根据档案编号将借阅信息关联到基本信息表中。

五、使用专门档案管理软件制作台账

（一）选取合适的档案管理软件

市场上存在众多档案管理软件可供选择，在选择时需考虑软件的功能是否满足需求、是否易于操作、是否具备良好的兼容性等因素。有些软件侧重于文档管理，有些则更适合大型企业的综合档案管理。例如，软件名称软件具备强大的分类管理功能，能够依据不同的档案类别自动生成台账模板，并且支持多用户同时操作，非常适合多人协作的档案管理场景。倘若您想体验更为高效的档案管理台账制作，可以免费注册试用软件名称软件。

（二）软件安装与初始化设置

1. 安装：按照软件提供商提供的安装指南进行安装