档案管理外包制度有哪些？全面解读档案外包管理体系

《档案管理外包制度全解析》

一、引言

在当今数字化和专业化快速发展的时代，档案管理外包成为许多企业和组织考虑的一种高效管理方式。档案管理外包制度的建立对于确保外包工作的顺利进行、保护档案安全、提高管理效率等有着至关重要的意义。本文将全面深入地探讨档案管理外包制度都有哪些方面的内容。

二、档案管理外包制度的基础——选择外包商

（一）资质审查制度

1. 合法合规性

首先，对外包商的营业执照、经营许可等基本证照进行审查，确保其是合法经营的实体。这是保障档案管理外包安全性的最基本要求。例如，一个没有合法数据处理资质的外包商可能会在处理档案过程中面临各种法律风险，如违反保密法规等。

2. 行业经验与口碑

查看外包商在档案管理领域的从业经验，包括是否有处理类似类型档案（如企业财务档案、人事档案等）的经验。同时，了解其在行业内的口碑，可以通过查询客户评价、向同行打听等方式。如果一个外包商在行业内经常被投诉服务质量差、档案丢失或损坏等问题，显然是不适合选择的。

3. 专业能力评估

评估外包商的专业人员配备情况，例如是否有专业的档案管理人员、信息技术人员（针对电子档案管理）等。还需要考察他们的技术设备，如档案存储设施是否符合标准（防火、防潮、防虫等条件），电子档案管理系统是否安全、高效等。

（二）招标与合同签订制度

1. 招标流程

当确定有档案管理外包需求后，应制定完善的招标流程。发布详细的招标公告，明确档案管理的范围（如全部档案还是特定类型档案）、服务要求（如服务期限、服务质量标准等）、报价要求等。吸引多个潜在外包商参与投标，以便有更多的选择余地。

2. 合同条款制定

合同是档案管理外包的重要依据。合同中应明确双方的权利和义务，例如外包商有按照约定的方法和标准管理档案的义务，企业有支付费用的义务。同时，要规定服务内容的细节，如档案的分类、编目、存储、检索、利用等具体环节的要求。在安全保密方面，要明确外包商对档案信息保密的责任，包括不得泄露档案内容、对员工进行保密培训等。此外，还要设定违约条款，对于外包商未达到服务标准或者出现档案安全事故等情况如何进行赔偿等要有明确规定。

三、档案管理外包中的流程制度

（一）档案移交制度

1. 移交清单编制

在将档案移交给外包商之前，企业内部要先编制详细的档案移交清单。清单内容应包括档案的名称、年份、数量、类别等基本信息。例如，对于企业的人事档案移交，清单上要列出每个员工档案的姓名、工号、入职时间等关键信息，以便于日后核对和查找。

2. 移交手续办理

办理正式的移交手续，双方要指定专人负责交接。移交时要对档案进行清点，确保实际移交的档案与移交清单一致。可以采用签字确认、盖章等方式来证明移交过程的完成。同时，要记录移交的时间、地点等信息，为后续的管理提供追溯依据。

（二）档案存储制度

1. 物理存储要求

对于纸质档案，外包商的存储场所要满足一定的物理条件。仓库应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。例如，仓库的建筑材料要具有防火性能，要安装除湿设备以控制湿度，设置防虫网和防虫药剂投放点，安装监控设备和门禁系统防止盗窃等。对于电子档案，存储服务器要放置在安全的数据中心，有备份电源、冗余存储设备等，防止数据因断电、硬盘损坏等原因丢失。

2. 存储布局规划

无论是纸质档案还是电子档案，都要有合理的存储布局。纸质档案要按照分类进行存放，便于查找。例如，可以按照档案的部门来源、年份顺序等进行排列。电子档案要建立清晰的文件夹结构，根据档案的类型、用途等进行分类存储，并且要有完善的索引系统，方便快速检索。

（三）档案检索与利用制度

1. 检索系统建设

外包商要建立高效的档案检索系统。对于纸质档案，要有详细的目录索引，可以采用传统的手工目录和电子目录相结合的方式。对于电子档案，要构建强大的数据库检索功能，支持多关键字搜索、模糊搜索等。例如，用户可以通过输入员工姓名、档案主题等关键字快速定位到所需档案。

2. 利用审批流程

当企业内部需要利用外包管理的档案时，要建立严格的利用审批流程。首先由需求部门提出申请，说明利用档案的目的、范围等信息。然后经过相关负责人（如部门主管、档案管理部门负责人等）审批。对于一些机密性较高的档案，可能还需要更高层级领导的审批。审批通过后，外包商才能提供档案的利用服务，如查阅、复制等。

四、档案管理外包的安全与保密制度

（一）人员安全管理

1. 外包商员工背景调查

外包商应对其从事档案管理工作的员工进行背景调查，包括有无犯罪记录、信用状况等。因为这些员工直接接触企业的档案，存在潜在的安全风险。例如，如果员工有不良信用记录或者曾经有过盗窃等犯罪行为，就有可能对档案安全造成威胁。

2. 安全培训与意识提升

定期对外包商的员工进行档案安全与保密培训，提高他们的安全意识。培训内容包括档案管理的安全操作规程、保密法律法规、信息安全知识等。让员工了解到档案安全的重要性以及违规操作的后果，从而减少人为因素导致的安全事故。

（二）信息安全技术措施

1. 加密技术应用

对于电子档案，要采用加密技术进行保护。无论是在存储过程还是传输过程中，加密可以防止档案信息被窃取或篡改。例如，采用高级加密标准（AES）等加密算法对电子档案进行加密，只有授权用户通过正确的密钥才能解密查看。

2. 网络安全防护

如果外包商的档案管理涉及网络环境，要建立完善的网络安全防护体系。包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等的部署。防止外部网络攻击，如黑客入侵窃取档案信息、病毒感染破坏档案数据等。

（三）保密协议执行

1. 协议内容明确性

企业与外包商签订的保密协议要明确保密的范围、期限、违约责任等内容。保密范围应涵盖所有外包管理的档案信息，包括档案的内容、元数据等。保密期限可以根据档案的性质和企业的需求设定，例如对于长期保存的机密档案，保密期限可以是档案的整个保存周期。

2. 监督与检查机制

企业要建立对外包商保密协议执行情况的监督与检查机制。定期检查外包商是否按照保密协议的要求进行档案管理，如是否对档案进行了妥善的保密存储、员工是否遵守保密规定等。如果发现外包商存在违反保密协议的行为，要及时采取措施，如要求整改、追究违约责任等。

五、档案管理外包的质量监督与考核制度

（一）质量监督机制

1. 定期检查

企业要定期对外包商的档案管理工作进行检查。检查内容包括档案的整理、存储、检索等各个环节。例如，检查档案的分类是否准确、编目是否完整、存储环境是否符合标准、检索系统是否有效等。可以根据预先设定的检查标准进行打分评估。

2. 不定期抽查

除了定期检查外，不定期抽查也是必要的。这样可以避免外包商为了应付定期检查而临时做好表面工作。抽查可以随机选取档案样本，检查其管理情况，从而更真实地反映外包商的工作质量。

（二）考核指标与奖惩制度

1. 考核指标设定

建立全面的