如何管理新的供应商

在当今商业环境中，供应商管理对于企业的成功起着至关重要的作用。当有新的供应商加入时，有效的管理能够确保企业获得高质量的产品或服务、合理的成本、及时的交付等诸多好处。

一、供应商管理的重要性

新供应商如果管理不善，可能会出现供应中断的情况。例如，一家制造企业新引入了一家零部件供应商，如果没有妥善管理，该供应商可能因为自身生产问题、物流问题等无法按时提供零部件，这将导致整个生产链条的停滞。而良好的供应商管理可以提前识别潜在风险，如通过合同条款约束交货时间、建立应急沟通机制等，保障供应的稳定。

新供应商的定价可能存在波动。合理的管理有助于企业与供应商协商出最有利的价格结构。比如，一家连锁餐饮企业新找到一家食材供应商，如果管理到位，可以通过批量采购、签订长期合同等方式降低食材采购成本，从而提升整体利润空间。

新供应商提供的产品或服务质量直接影响企业自身产品或服务的质量。对于一家电子设备制造商来说，新的芯片供应商提供的芯片如果质量不合格，将会导致最终产品出现故障。因此，在管理新供应商时，必须对其质量管控体系进行严格审查，确保所提供的产品或服务符合企业的质量标准。

二、寻找新供应商的前期准备

在开始管理新供应商之前，企业需要做好一系列的前期准备工作。

企业首先要清楚自己到底需要什么样的产品或服务。例如，一家建筑公司如果需要新的钢材供应商，就要明确所需钢材的型号、每月大概的用量、质量标准以及期望的交货周期。只有明确了这些需求，才能有针对性地寻找合适的供应商。

根据需求确定合理的预算范围。比如，一家建筑公司的钢材采购预算可能在每吨4800 - 5200元之间。这个预算既要保证能够吸引到合适的供应商，又要符合企业的成本控制目标。同时，还要考虑运输成本、包装成本等其他相关费用是否包含在预算内。

了解市场上有哪些潜在的供应商。可以通过互联网搜索、行业展会、同行推荐等途径进行调研。在调研过程中，要收集供应商的基本信息，如公司规模、经营年限、主要客户等。

三、新供应商的筛选

在找到一批潜在供应商后，需要进行筛选以确定最适合的新供应商。

查看供应商是否具备合法的经营资格，如营业执照、生产许可证等。对于一些特殊行业的供应商，还需要检查相关的行业资质证书。例如，食品供应商需要有食品生产许可证、卫生许可证等。此外，还要考察供应商的企业信誉，可以通过查询工商信用记录、行业口碑等来了解。

如果是生产型供应商，要评估其生产设备、生产工艺、员工素质等方面能否满足企业的需求。例如，一家汽车零部件供应商，需要有先进的模具制造设备、精密的加工工艺以及熟练的技术工人，才能生产出符合汽车厂商要求的零部件。

质量是关键因素。了解供应商是否有完善的质量控制流程，如原材料检验制度、生产过程中的质量抽检制度、成品检验制度等。以服装制造企业为例，面料进厂时是否进行严格的检验，裁剪、缝制、印染等各个生产环节是否有质量监控，成品服装是否进行全面的质量检查等，这些都反映了供应商的质量控制水平。

除了关注价格本身，还要深入了解供应商的成本结构。这有助于判断价格的合理性以及未来价格调整的可能性。例如，一家家具供应商，其原材料成本、人工成本、运输成本等各占总成本的比例，如果原材料成本占比较高，且原材料市场价格波动较大，那么未来家具价格可能也会有较大波动。

四、新供应商的引入流程

一旦确定了合适的新供应商，就需要按照一定的流程将其引入企业的供应链体系。

合同是双方合作的法律依据，内容应详细明确。包括产品或服务的规格、数量、价格、交货时间、付款方式、质量标准、违约责任等条款。例如，一份电子产品采购合同中，要明确规定产品的型号、功能参数，每月的采购数量上下浮动范围，单价及总价的计算方式，交货日期是每月的固定日期还是根据订单下达后的一定工作日内，付款是货到付款还是月结，质量按照何种标准验收（如国家标准还是企业自定义标准），如果一方违约应承担的具体责任（如违约金的计算方式等）。

如果供应商需要了解企业的特定要求、流程或者标准，企业需要对其进行培训。比如一家医药企业新的包装材料供应商，由于医药行业对包装材料的卫生、安全性等有着特殊的要求，企业就需要对供应商的员工进行相关的培训，包括包装材料的清洁标准、有害物质残留量的控制等方面的知识。

确定双方的沟通渠道、沟通频率以及负责沟通的人员。例如，一家电商企业和新的物流供应商之间，双方指定专门的客服人员负责日常沟通，每周一召开视频会议讨论上周的物流配送情况和本周的计划，遇到紧急情况可以随时通过电话联系。

五、新供应商的绩效评估

在新供应商开始供货或提供服务后，需要对其绩效进行持续评估。

常见的评估指标包括质量、成本、交货期、服务水平等。质量方面可以用合格率来衡量；成本可以对比实际采购价格与预算价格的差异率；交货期可以统计准时交货率；服务水平可以通过客户满意度调查得分来反映。

按照一定的周期对供应商进行评估。在评估过程中，收集相关数据，如生产记录、检验报告、交货记录、客户反馈等。以一家服装零售商新的面料供应商为例，每月统计面料的到货质量检验结果、交货及时性等数据，每季度进行一次综合评估，每年根据年度评估结果决定是否继续合作或者调整合作条款。

如果供应商绩效优秀，可以给予奖励，如增加订单量、延长合同期限、提供更多的合作机会等。如果绩效不佳，则需要与供应商沟通，找出问题所在并要求整改。例如，一家软件企业发现新的服务器供应商的服务响应时间过长，影响了企业的业务运营，就需要与供应商沟通，要求其改进服务流程。

通过以上五个方面的管理，企业可以有效地引入和管理新供应商，确保供应链的稳定和高效运作。