如何管理供应商

一、供应商管理的重要性

供应商管理在企业运营中扮演着举足轻重的角色。首先，良好的供应商管理有助于确保原材料或服务的稳定供应。如果企业无法获得稳定的供应，生产可能会中断，进而影响交付时间，导致客户不满。例如，一家制造汽车的企业，如果其轮胎供应商不能按时供货，那么整个汽车装配线就会停滞，最终无法按时向经销商交付汽车。

其次，供应商管理关系到产品质量。优质的供应商能够提供符合甚至超越企业标准的原材料或服务。反之，劣质的供应商供应的低质量产品可能会导致企业生产出有缺陷的最终产品，损害企业的声誉。以食品加工企业为例，若供应商提供了受污染的食材，那么加工出来的食品将会存在安全隐患，对消费者健康构成威胁，同时也会使企业面临严重的信任危机。

再者，有效的供应商管理能够降低成本。通过与供应商谈判获取更有利的价格、优化采购批量等方式，可以直接减少企业的采购支出。而且，与供应商建立长期合作关系还可能带来其他协同效益，如共同研发新产品、改进生产流程等间接降低成本。

二、供应商的筛选

（一）明确需求

在筛选供应商之前，企业必须明确自己的需求。这包括所需产品或服务的规格、数量、质量标准、交付时间等。例如，一家电子产品企业需要采购特定型号和性能的芯片，那么在寻找供应商时就要精确地按照这些要求去筛选。如果企业对自身需求模糊不清，可能会导致找到不匹配的供应商，浪费时间和资源。

（二）市场调研

进行广泛的市场调研是筛选供应商的重要步骤。可以通过多种途径收集供应商信息，如行业报告、互联网搜索、参加行业展会等。在互联网时代，许多B2B平台提供了丰富的供应商信息，但需要谨慎核实。参加行业展会则可以直接与供应商面对面交流，直观地了解他们的产品和服务。此外，向同行打听也是一个不错的办法，同行的经验往往能提供宝贵的参考。

（三）初步筛选

根据收集到的信息进行初步筛选。可以设定一些基本条件，如供应商的规模、地理位置、经营年限等。一般来说，规模较大的供应商可能具有更强的生产能力和资源保障，但小型供应商可能在灵活性和个性化服务方面更具优势。地理位置也会影响交货期和运输成本，距离较近的供应商通常在这方面更有利。经营年限较长的供应商可能积累了更多的经验和信誉。通过这些条件初步筛选出一批潜在供应商名单。

三、供应商的评估

（一）质量评估

质量是评估供应商的关键因素之一。可以查看供应商的质量管理体系认证，如ISO9001等。同时，要求供应商提供样品进行检测，看是否符合企业的质量标准。对于已经有过合作的供应商，可以分析其过往供应产品的质量数据，如次品率、合格率等。此外，还可以实地考察供应商的生产设施，观察其生产环境是否整洁、设备是否先进且维护良好等，这些都能反映出供应商对质量的重视程度。

（二）价格评估

价格评估不仅仅是比较不同供应商的报价高低。虽然低价很有吸引力，但也要考虑价格背后的成本结构。过低的价格可能意味着供应商在质量、服务或可持续性方面有所妥协。要分析供应商的成本构成，包括原材料成本、人工成本、生产效率等因素。同时，还要考虑长期的价格稳定性，避免因为价格波动频繁而给企业带来风险。可以与供应商协商价格条款，如是否有折扣政策、价格调整机制等。

（三）交付能力评估

评估供应商的交付能力主要看其能否按时、按量交货。查看供应商的生产计划安排是否合理，库存管理是否有效。了解其物流配送能力，是否有可靠的物流合作伙伴。对于一些对交付时间要求极高的企业，如电商企业在促销期间，供应商的快速响应和紧急供货能力也非常重要。可以要求供应商提供过去的交付记录，以评估其交付的可靠性。

（四）服务水平评估

供应商的服务水平包括售前、售中、售后服务。售前服务体现在对企业需求的响应速度、提供的技术支持和解决方案等方面。售中服务如订单处理的效率、沟通的及时性等。售后服务则包括产品的退换货政策、对质量问题的解决速度等。例如，当企业遇到产品使用问题时，供应商能否迅速提供技术指导或维修服务，这对企业的正常运营影响很大。

（五）可持续性评估

随着社会对环保和社会责任的关注度不断提高，对供应商的可持续性评估也日益重要。可持续性评估包括环境方面，如供应商是否采用环保生产工艺、是否有效控制污染物排放等；社会方面，如供应商是否遵守劳动法规，保障员工权益等；经济方面，供应商的财务状况是否稳健，能否长期稳定经营等。

四、供应商的合作关系建立

一旦确定了合适的供应商，就需要建立良好的合作关系。首先是签订合同，合同条款应明确双方的权利和义务，包括产品或服务的规格、价格、数量、交付时间、质量标准、付款方式等。合同还应包含违约责任条款，以约束双方的行为。

建立有效的沟通机制也非常重要。定期召开会议，分享企业的需求变化、市场动态等信息，同时也让供应商反馈他们的问题和建议。除了正式会议，日常的电话、邮件沟通也必不可少，确保信息的及时传递。例如，企业提前得知某产品的需求将大幅增加，及时告知供应商，供应商就可以提前做好准备，调整生产计划。

在合作初期，可以安排专人负责与供应商对接，帮助供应商更好地理解企业的文化、流程等。并且在适当的时候给予供应商一定的激励措施，如提前付款奖励、长期合作承诺下的订单保障等，以提高供应商的积极性和忠诚度。

五、供应商的持续监控

（一）建立监控指标

为了持续监控供应商的表现，需要建立一套监控指标体系。这些指标可以包括质量指标（如次品率）、交付指标（如准时交货率）、价格指标（如价格波动幅度）、服务指标（如客户投诉率）等。通过定期收集和分析这些指标数据，及时发现供应商存在的问题。

（二）定期审查

定期对供应商进行审查，审查周期可以根据供应商的重要性和业务复杂程度来确定，一般为半年或一年一次。审查内容包括对供应商的生产设施、质量管理体系、财务状况等进行检查。例如，如果发现供应商的财务状况恶化，可能会影响其后续的供货能力，企业就需要提前采取措施，如寻找替代供应商或要求供应商提供改善计划。

（三）供应商绩效反馈

及时向供应商反馈其绩效情况，无论是正面的还是负面的。如果供应商表现优秀，给予肯定和奖励，如增加订单份额、延长合作期限等。如果供应商存在问题，明确指出问题所在，并提出改进要求和期限。例如，如果供应商的次品率上升，告知供应商并要求其在一个月内采取措施将次品率降低到规定水平。

六、供应商的风险管理

供应商管理中不可避免地会面临各种风险。首先是供应中断风险，这可能由于供应商自身的生产事故、自然灾害、政治因素等导致。企业可以通过建立多供应商策略来分散这种风险，即不要过度依赖单一供应商。例如，一家服装企业同时有多家面料供应商，即使其中一家出现问题，也不会导致面料供应完全中断。

其次是质量风险，尽管在评估和监控过程中采取了很多措施，但仍有可能出现质量问题。企业可以加强对原材料的检验检测，建立质量追溯体系，一旦出现质量问题能够迅速定位源头并采取措施。同时，要求供应商购买质量保险也是一种防范质量风险的方式。

还有价格波动风险，原材料市场价格波动频繁，这会影响企业的采购成本。企业可以与供应商签订长期合同并约定价格调整机制，如根据市场指数进行调整。也可以利用期货等金融工具进行套期保值，锁定采购成本。

七、借助信息化工具管理供应商

在当今数字化时代，借助信息化工具管理供应商能够大大提高管理效率和效果。例如，使用供应商管理系统（SRM），可以集中管理供应商信息，包括基本信息、资质文件、历史交易记录等。通过SRM系统，企业可以在线发布采购需求、接收供应商报价、进行招投标管理等操作。