如何审核管理供应商

供应商审核管理的重要性

在当今的商业环境中，供应商对于企业的成功运营起着至关重要的作用。无论是生产制造型企业依赖原材料供应商，还是服务型企业依靠各种外包服务提供商，供应商的表现直接影响到企业产品或服务的质量、成本和交付时间等关键要素。

有效的供应商审核管理能够帮助企业确保所采购的商品和服务符合质量标准。如果供应商提供的原材料存在质量问题，那么企业生产出来的产品就很可能出现缺陷，这不仅会导致客户满意度下降，还可能面临退货、召回等严重后果。例如，汽车制造业，如果刹车部件的供应商提供的产品不符合规格，那可能会引发严重的安全事故。

同时，合理的供应商审核管理有助于控制成本。通过对供应商价格、成本结构的审核，可以避免企业支付过高的采购费用。而且，稳定可靠的供应商能减少因供应中断带来的额外成本，如寻找新供应商的成本、生产线停工的损失等。

从交付时间方面来看，准确的供应商审核可以筛选出那些具备按时交货能力的供应商。一旦供应商无法按时供货，企业的生产计划或者项目进度就会被打乱，可能导致合同违约等风险。

供应商审核的前期准备

明确需求与标准

企业首先要确定自身对于供应商提供的产品或服务的具体需求。例如，对于一家食品加工企业来说，如果需要采购水果作为原材料，就要明确水果的品种、等级、新鲜度要求、农药残留标准等。这些需求应该尽可能量化和细化，以便于后续审核工作的开展。

除了产品或服务本身的需求，还要明确其他标准，如供应商的生产能力、环保要求、社会责任履行情况等。比如，一些大型企业要求供应商必须通过ISO 14001环境管理体系认证，以确保其在生产过程中的环境友好性；同时，也可能要求供应商遵守公平劳动标准，不存在使用童工、强迫劳动等现象。

组建审核团队

审核团队成员应该来自不同的部门，以确保从多个角度对供应商进行全面评估。一般来说，团队中应该包括采购部门的人员，他们熟悉采购流程和市场行情；质量部门的人员，能够对供应商的产品或服务质量进行专业判断；技术部门的人员，特别是当涉及到复杂的产品或技术时，他们可以评估供应商的技术能力是否满足企业需求。

此外，如果企业有法务部门，也可安排法务人员参与，对供应商的合同条款、合规性等方面进行审查。团队成员还需要接受相关的培训，了解审核的目的、流程、标准以及如何填写审核报告等内容。

收集供应商信息

在正式审核之前，要尽可能多地收集供应商的信息。可以通过多种途径获取，如互联网搜索，查看供应商的官方网站，了解其公司概况、产品或服务范围、企业文化等信息；还可以向供应商索取宣传资料、产品样本、过往业绩报告等。

另外，向供应商曾经的客户进行咨询也是一种非常有效的方法。通过与这些客户交流，可以了解供应商在产品质量、交货期、售后服务等方面的实际表现。如果可能的话，也可以查询供应商的信用记录，包括是否有过商业纠纷、债务违约等情况。

供应商审核的内容维度

质量管理体系审核

这是供应商审核的核心内容之一。查看供应商是否建立了完善的质量管理体系，例如是否有文件化的质量手册、程序文件和作业指导书等。质量手册应该涵盖质量方针、质量目标以及质量管理体系的总体框架等内容。

审核供应商的质量控制流程，包括原材料检验、生产过程中的质量控制点设置、成品检验等环节。以服装制造企业为例，面料进厂时是否进行严格的检验，裁剪、缝制、熨烫等工序是否有质量监控措施，成品服装是否经过全面的质量检查等。

还要考察供应商的质量改进机制。一个优秀的供应商应该能够不断地分析质量问题产生的原因，并采取有效的改进措施。例如，是否定期召开质量分析会议，是否有针对客户反馈的质量问题进行及时处理和改进的记录等。

生产能力审核

评估供应商的生产设备状况。先进的生产设备往往能够提高生产效率和产品质量。了解设备的型号、新旧程度、维护保养情况等。比如机械制造企业，高精度的数控机床能够生产出更精密的零部件。

考察供应商的生产场地和布局。合理的场地布局有利于物料的流转和生产流程的顺畅进行。例如，生产车间内物料堆放整齐有序，不同生产工序之间的衔接紧密且高效。

同时，要核实供应商的产能能否满足企业的需求。这需要综合考虑供应商现有的订单情况、员工数量、工作时间、生产效率等因素。如果企业预计的订单量较大，而供应商的产能有限，就可能会出现供应不足的情况。

财务状况审核

查看供应商的财务报表，包括资产负债表、利润表和现金流量表等。通过分析这些报表，可以了解供应商的财务实力、偿债能力和盈利能力等情况。例如，如果供应商的负债过高，可能存在一定的财务风险，这可能会影响其持续稳定的供应能力。

关注供应商的资金流动性。良好的资金流动性意味着供应商能够及时购买原材料、支付员工工资等，从而保证生产的正常进行。如果供应商经常出现资金紧张的情况，就可能导致原材料供应中断或者拖欠员工工资，进而影响交货期。

环保与社会责任审核

在环保方面，审核供应商是否遵守相关的环保法律法规，如废水、废气、废渣的排放标准等。对于一些高污染行业的供应商，要重点考察其污染治理设施是否正常运行。例如化工企业，其排放的废水是否经过有效的处理达到当地环保部门规定的标准。

社会责任方面，查看供应商是否尊重员工权益，如提供合理的工资待遇、安全的工作环境、员工培训机会等。同时，也要考察供应商是否在社区中扮演积极的角色，如参与公益活动等。一些大型跨国企业越来越重视供应商的社会责任履行情况，因为这关系到企业自身的形象和声誉。

商业信誉审核

调查供应商是否有不良的商业记录，如是否存在合同违约行为。曾经有过多次合同违约的供应商，其信誉度较低，与这样的供应商合作存在较大的风险。

了解供应商在行业内的口碑。可以通过参加行业展会、行业论坛等方式与同行交流，获取关于供应商的口碑信息。如果供应商在行业内以诚信经营、产品质量可靠而著称，那么与它合作的安全性就相对较高。

供应商审核的方式

文件审核

这是供应商审核的第一步。要求供应商提供相关的文件资料，如营业执照、生产许可证（如果适用）、质量体系认证证书、环境体系认证证书等。对这些文件进行仔细审查，确保其真实性和有效性。例如，营业执照是否在有效期内，认证证书是否由正规机构颁发等。

同时，还可以对供应商的内部文件进行审核，如前面提到的质量手册、程序文件等。通过文件审核，可以初步了解供应商的管理体系是否健全，是否符合企业的基本要求。

实地考察

实地考察是深入了解供应商的重要方式。在实地考察过程中，可以直观地看到供应商的生产现场、设备状况、员工工作状态等。例如，到服装工厂实地考察时，可以看到车间的卫生状况、工人的操作是否规范、设备是否先进等情况。

实地考察还可以与供应商的管理层和员工进行面对面的交流。与管理层交流可以了解供应商的发展战略、经营理念等；与员工交流可以了解他们对企业的满意度、企业的文化氛围等。这些信息对于全面评估供应商都非常有价值。

样品检测

对于供应商提供的产品或服务，可以要求提供样品进行检测。检测结果将直接反映供应商的产品质量水平。以电子产品为例，对供应商提供的电子元件样品进行电气性能、可靠性等方面的测试。如果样品检测不合格，那么供应商就需要进一步改进产品或者被淘汰。

供应商管理

供应商分类管理

根据供应商的表现、重要性等因素对供应商进行分类。例如，可以分为战略供应商、重要供应商和普通供应商。战略供应商是与企业长期合作、对企业业务至关重要，需要密切关注其表现和稳定性。

总结

有效的供应商审核管理对于企业的成功运营至关重要。通过明确需求与标准、组建审核团队、收集供应商信息、进行全面审核以及分类管理，企业可以确保所采购的商品和服务符合质量标准，控制成本，并减少供应中断的风险。

企业应定期对供应商进行审核和评估，以确保其持续满足企业的需求和要求。同时，企业也应根据审核结果及时调整供应商策略，以实现供应链的最优化。