如何建立健全固定资产管理制度

固定资产是企业运营的重要物质基础，涵盖了土地、建筑物、设备、车辆等众多价值较高且使用期限较长的资产。建立健全固定资产管理制度具有诸多重要意义。

一、固定资产管理制度的重要性

首先，从财务角度来看，完善的制度有助于准确核算资产价值。固定资产通常占据企业总资产相当大的比例，如果管理不善，会导致资产价值高估或低估。例如，在折旧计算方面，合理的制度能确保按照正确的方法和年限计提折旧，从而准确反映企业的经营成本和利润状况。如果折旧计提错误，可能使财务报表失真，影响投资者、债权人等对企业财务状况的判断。

其次，在企业运营效率方面，良好的固定资产管理制度可以提高资产的利用率。通过对资产购置、使用、维护和处置等环节的有效管理，可以避免资产闲置浪费。比如一家制造企业，如果没有合理安排设备的使用计划，可能会出现部分设备长时间闲置，而另一部分设备过度使用需要频繁维修的情况，这不仅降低了生产效率，还增加了不必要的成本。

再者，健全的制度有助于防范资产流失风险。固定资产由于其价值高、流动性相对较差的特点，容易成为内部人员侵占或外部人员盗窃的目标。有效的管理制度可以通过严格的资产登记、定期盘点、权限设置等措施，防止资产被非法转移或损坏。

二、建立健全固定资产管理制度的前期准备

1. 组建管理团队

一个专业的固定资产管理团队是制度有效执行的关键。这个团队应该包括来自财务部门、资产管理部门、使用部门等多方面的人员。财务人员负责从财务核算角度对固定资产进行管理，如资产入账、折旧计算等；资产管理部门的人员则专注于资产的实物管理，包括资产的登记、调配、清查等工作；使用部门的人员能够提供关于资产实际使用情况的反馈，以便及时发现问题并调整管理策略。例如，在一家大型医院，财务部门负责医疗设备的价值核算，设备管理部门负责设备的采购、安装、日常维护等，而各个科室作为使用部门，可以及时告知设备管理部门设备的运行状态和需求。

2. 开展资产清查

在建立制度之前，必须对企业现有的固定资产进行全面清查。这是摸清企业资产底数的重要步骤。清查内容包括资产的名称、规格型号、购置日期、购置价格、存放地点、使用状况等信息。可以采用实地盘点法，即工作人员到资产存放地点逐一核对资产；也可以结合账目清查，检查财务账册上记录的资产与实际资产是否相符。在清查过程中，要做好详细的记录，对于盘盈、盘亏的资产要查明原因。例如，某企业在清查时发现一批办公桌椅在账面上有记录，但实际已经报废无法使用，经过调查原来是因为使用部门没有及时通知资产管理部门进行报废处理。通过这次清查，企业就可以为建立新的管理制度提供准确的数据基础。

3. 明确管理目标

企业需要确定固定资产管理的目标，例如提高资产利用率、降低资产持有成本、确保资产安全完整等。不同的企业可能有不同的侧重点。以一家连锁零售企业为例，它可能更关注店铺设备和货架等固定资产的高效利用，以提升店铺运营效率和销售额；而一家高科技企业则可能更注重研发设备的安全和先进性，以保证研发工作的顺利进行。明确管理目标后，可以根据目标制定相应的管理策略和流程。

三、固定资产管理制度的核心内容

1. 资产购置管理

1. 需求评估：在购置固定资产之前，企业必须进行严格的需求评估。这需要由使用部门提出需求申请，详细说明购置资产的必要性、预期用途、预计使用频率等信息。例如，一家广告公司如果想要购置一台高端图形处理计算机，使用部门就要说明是因为现有计算机无法满足日益增长的图像处理业务需求，新计算机将主要用于处理大型广告设计项目，并且预计每天的使用时长等。然后由相关部门（如技术部门和财务部门）进行审核。技术部门评估所申请的资产是否符合企业的技术要求，财务部门则考虑企业是否有足够的资金以及购置该资产是否符合成本效益原则。
2. 供应商选择：在确定需要购置资产后，要进行供应商的选择。这需要建立一套供应商评估体系，评估指标可以包括供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等。企业可以通过公开招标、询价等方式寻找合适的供应商。例如，一家制造业企业在采购生产设备时，向多家供应商发出招标邀请，然后根据供应商提供的设备参数、价格、保修年限等因素进行综合评分，最终选择得分最高的供应商。同时，要与供应商签订详细的合同，明确双方的权利和义务，包括资产的质量标准、交货期、付款方式等内容。
3. 资产验收：资产到货后，要进行严格的验收。验收小组应由资产管理部门、使用部门和技术部门等人员组成。验收内容包括资产的数量、规格型号是否与合同一致，资产的质量是否符合要求等。例如，对于新购置的一批办公家具，验收小组要检查家具的数量是否齐全，款式和尺寸是否与订单相符，是否存在损坏等情况。只有验收合格的资产才能办理入账手续，进入企业的固定资产体系。

2. 资产使用管理

1. 资产登记与编码：每一项固定资产都应该有唯一的标识，即资产编号。企业要建立资产登记台账，详细记录资产的各项信息，包括资产编号、名称、购置日期、购置价格、使用部门、保管人等。例如，企业购置了一台打印机，赋予其一个特定的资产编号，然后在台账中记录该打印机的品牌、型号、购买自哪家供应商、放置在哪个办公室、由谁负责日常管理等信息。这样便于对资产进行跟踪管理。
2. 使用培训：对于一些复杂的固定资产，如大型机械设备、专业软件等，企业要为使用人员提供充分的使用培训。培训可以由供应商提供，也可以由企业内部的技术专家进行。通过培训，使使用人员能够正确操作资产，减少因操作不当导致的资产损坏和效率低下等问题。例如，一家企业新引进了一套自动化生产流水线，供应商派遣技术人员对企业的操作人员进行了为期一周的培训，包括设备的启动、停止、日常维护等操作要点。
3. 使用权限设置：根据资产的性质和重要性，企业要设置不同的使用权限。例如，对于企业的核心机密设备，如研发专用的高精度仪器，只有经过授权的少数人员才能使用；而对于普通的办公设备，如复印机、传真机等，则可以允许更多的员工使用。通过权限设置，可以保护资产的安全，防止未经授权的使用。
4. 资产调配：随着企业的发展，各部门的需求可能会发生变化，这就需要对固定资产进行合理调配。企业要建立资产调配的流程，当一个部门有闲置资产而另一个部门有需求时，可以按照规定的程序进行资产转移。例如，某企业的市场部有一台闲置的投影仪，而销售部因为经常外出做演示需要投影仪，那么销售部可以提出调配申请，经过相关部门审批后，将投影仪从市场部调配到销售部使用。这样可以提高资产的整体利用率。

3. 资产维护管理

1. 日常维护：固定资产需要定期进行日常维护，以延长其使用寿命，保持良好的性能。日常维护工作可以由使用部门自行负责，也可以委托专业的维护公司进行。例如，企业的办公电脑，使用人员可以定期清理灰尘、更新杀毒软件等；而对于大型的空调系统，则需要专业的空调维修公司定期进行保养，如清洗空调滤网、检查制冷剂压力等。企业要制定日常维护计划，明确维护的周期、内容和责任人。
2. 维修管理：当资产出现故障时，要及时进行维修。使用部门应及时报告资产故障情况，资产管理部门接到报告后，要评估故障的严重程度，并确定维修方案。如果是小故障，可以由企业内部的维修人员进行修理；如果是大故障，可能需要联系供应商或专业的维修机构。同时，要对维修过程进行记录，包括维修时间、维修内容、维修费用等信息，以便日后查询和分析。例如，某企业的生产设备出现故障，资产管理部门判断为较为严重的故障，于是联系设备供应商的售后维修团队，维修团队在两天内到达企业进行维修，共花费维修费用5000元，这些信息都

总之，建立健全固定资产管理制度对于企业的长期发展具有重要意义。企业需要从前期准备、核心内容等方面入手，确保固定资产的有效管理和高效利用。