出纳兼职后勤管理：如何确保制度保障？

《出纳兼职后勤管理制度》

一、引言

在企业管理中，充分利用人力资源，让出纳兼职后勤工作是一种有效的管理模式。这种方式能提高工作效率，降低成本，然而，为了确保各项工作的顺利进行，必须建立完善的管理制度。本文将深入探讨出纳兼职后勤管理制度，从多个维度进行详细说明。

二、出纳兼职后勤岗位的设置与职责

（一）岗位设置的合理性

1. 资源优化考量 - 在许多中小型企业或特定组织架构中，出纳兼职后勤岗位的设置是基于对人力和物力资源的优化配置。例如，当企业业务量尚未达到需要专职后勤人员的规模时，让出纳兼任后勤工作可以避免人力资源的闲置浪费。从财务角度看，减少一个专职岗位能够降低人力成本支出，包括工资、福利等方面的费用。另外，从工作流程的连贯性来看，如果出纳能够兼职后勤工作中的一些与财务相关度较高的事务，如办公用品采购的资金管理、固定资产清查中的财务数据核对等，有助于提高整个工作流程的效率，减少部门间沟通协调的成本。2. 业务关联因素 - 出纳工作与后勤工作存在一定的业务关联。出纳主要负责企业资金的收付、保管和记录，而后勤工作中涉及到各种费用的支出，如办公设备购置、水电费缴纳等。出纳兼任后勤工作时，可以更好地掌握资金流向，确保每一笔费用支出都符合财务规定且记录准确。例如，在后勤部门进行办公用品采购时，出纳可以凭借其财务知识和对资金状况的了解，制定合理的采购预算，避免超支现象的发生。同时，在采购过程中，出纳可以及时处理付款事宜，并准确记录相关财务信息，使财务账目与实际物资采购情况相符。

（二）明确的职责范围

1. 出纳本职职责 - 资金收付：严格按照企业的财务制度办理现金收付和银行结算业务。对于每一笔现金收入和支出，都要认真审核相关凭证，确保款项来源合法、去向合理。在办理银行结算时，要准确填写支票、汇票等票据，防止出现错误导致资金延误或损失。 - 现金管理：负责现金的保管工作，确保现金安全。每日对库存现金进行盘点，做到日清月结，账实相符。如果发现现金短缺或溢余，要及时查明原因并按照规定进行处理。例如，如果因为收款时的计算失误导致现金长款，应及时退还多收款项；如果是由于支付错误造成现金短款，则需由责任人补足。 - 日记账登记：按照时间顺序准确登记现金日记账和银行存款日记账。记录内容要详细，包括日期、凭证编号、摘要、金额等要素。通过日记账的准确登记，可以及时反映企业资金的流动情况，为财务分析提供基础数据。2. 后勤兼管职责 - 办公用品管理 - 采购管理：根据各部门的需求，制定办公用品采购计划。在采购前，要进行市场调研，选择性价比高的供应商。与供应商进行谈判，争取有利的采购价格和条款。同时，要确保采购过程的透明性，防止出现腐败行为。例如，可以采用招标或询价的方式确定供应商。 - 库存管理：负责办公用品的入库、出库登记工作。建立办公用品库存台账，定期进行盘点，确保账物相符。对于库存积压的办公用品，要及时采取措施进行处理，如调整采购计划、组织内部调配或低价处理等。 - 固定资产管理 - 清查与登记：协助财务部门对企业的固定资产进行清查。对固定资产的数量、规格、型号、使用状况等进行详细登记。在清查过程中，如果发现固定资产的实际情况与账面记录不符，要及时进行调整。例如，如果有固定资产已经报废但未在账面上核销，应及时办理相关手续。 - 维护与报修：负责协调后勤维修人员对固定资产进行日常维护。当固定资产出现故障时，及时安排报修工作。同时，要跟踪维修进度，确保固定资产能够尽快恢复正常使用状态，减少因设备故障对企业生产经营造成的影响。 - 办公环境维护 - 设施管理：对办公场所的设施，如桌椅、灯具、空调等进行管理。定期检查设施的使用状况，发现损坏及时安排维修或更换。确保办公设施能够满足员工的工作需求，提高员工的工作舒适度和工作效率。 - 卫生管理：安排办公区域的清洁工作。制定清洁标准和清洁计划，监督清洁人员的工作质量。保持办公环境的整洁干净，为员工创造一个良好的工作环境。这不仅有助于提高员工的工作积极性，还能提升企业的形象。

三、工作流程与规范

（一）资金相关工作流程

1. 费用报销流程 - 员工提交报销申请：员工按照企业规定填写报销单，附上相关的发票、收据等凭证。报销单上要注明报销事由、金额、报销人等信息。 - 部门负责人审核：报销单首先由员工所在部门的负责人进行审核。部门负责人要对报销事项的真实性、必要性进行审查。例如，如果是业务招待费报销，部门负责人要核实是否确实与业务相关。 - 出纳审核与支付：经过部门负责人审核通过后的报销单，交给出纳。出纳要再次审核报销凭证的合法性、合规性，包括发票是否正规、金额计算是否正确等。如果审核无误，出纳按照企业的付款方式进行支付。对于现金报销，出纳要当面点清现金数额；如果是银行转账报销，出纳要准确录入收款人的账户信息，确保资金安全到账。2. 采购资金支付流程 - 后勤部门提出采购申请：后勤人员根据办公用品或其他物资的需求情况，填写采购申请单。申请单上要注明采购物品名称、规格、数量、预计金额等信息。 - 财务审批：采购申请单提交给财务部门，财务人员进行审批。财务人员要结合企业的预算情况和资金状况，判断是否同意该采购申请。如果采购金额较大，可能需要更高层级的领导审批。 - 出纳付款：经财务审批通过后的采购申请，出纳根据与供应商约定的付款方式进行付款。如果是预付款项，出纳要在合同规定的时间内将款项支付给供应商，并保留好相关的付款凭证；如果是货到付款，出纳要在收到货物并验收合格后进行付款。

（二）后勤工作流程

1. 办公用品采购流程 - 需求收集：后勤人员定期向各部门收集办公用品的需求信息。可以采用问卷调查、部门沟通会等方式获取需求。将各部门的需求进行汇总整理，形成办公用品采购需求清单。 - 采购实施：根据采购需求清单，联系供应商进行采购。在采购过程中，要注意比较不同供应商的产品质量、价格、交货期等因素。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。例如，合同中要规定货物的规格、数量、价格、交货地点、付款方式等条款。 - 验收入库：当办公用品到货后，后勤人员会同相关部门人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格等是否符合采购合同的要求。如果验收合格，办理入库手续，在办公用品库存台账上进行登记；如果验收不合格，要及时与供应商联系，协商解决办法，如换货、退货等。 2. 固定资产清查流程 - 准备阶段：出纳兼职后勤人员要先制定固定资产清查计划，确定清查的范围、方法、时间安排等。收集固定资产的相关资料，如固定资产台账、购置发票、使用说明书等。 - 清查实施：按照清查计划，对企业的固定资产进行逐一清查。对固定资产进行实物盘点，核对其名称、编号、规格、型号、使用部门、存放地点等信息。同时，要检查固定资产的使用状况，是否存在损坏、闲置等情况。 - 结果处理：清查结束后，将清查结果与固定资产台账进行对比。对于盘盈、盘亏的固定资产，要查明原因，并按照企业的规定进行处理。例如，盘盈的固定资产要进行估价入账，盘亏的固定资产要追究相关责任人的责任，并进行相应的账务处理。

四、监督与考核机制

（一）内部监督

1. 财务监督 - 财务部门定期对出纳兼职后勤工作中的财务相关环节进行检查。例如，审核现金日记账和银行存款日记账的准确性，查看是否存在记账错误、漏记或重记等情况。检查出纳在资金收付过程中是否严格遵守财务制度，如是否存在坐支现金、白条抵库等违规行为。 - 对后勤工作中的费用支出进行监控。财务部门定期分析办公用品采购费用、固定资产维修费用等是否合理，是否存在异常波动。如果发现费用过高或不合理的情况，要及时

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