“揭秘兼职档案管理员评分低的真相：如何有效提升并改善？”

《兼职档案管理员评分低：原因分析与解决方案》

一、引言

在现代企业和组织的管理中，档案管理占据着举足轻重的地位。尽管如此，许多单位在使用兼职档案管理员时遭遇了评分偏低的情况。这种情况不仅损害了档案管理工作的品质，还可能对组织的运营效率造成不利影响。本文将深入探讨兼职档案管理员评分偏低的原因，并提出有效的解决方案。同时，我们还将向您推荐一些能够提高档案管理效率的工具（如需了解更多提升档案管理的有效方法，欢迎免费注册试用我们的相关产品或预约演示）。

二、兼职档案管理员评分低的原因

（一）时间精力不足

1. 兼职的本质

兼职档案管理员通常需要兼顾本职工作，档案管理仅是额外承担的任务。例如，在一家小型企业中，财务人员可能同时担任档案管理员。他们首先需要完成日常的财务核算和报表编制等工作，留给档案管理的时间非常有限。据调查，这类兼职人员每周用于档案管理的时间平均不超过5小时，而一个较为完善的档案管理体系，仅文件分类整理工作就需要至少8 - 10小时/周。

2. 精力分散

由于身兼多职，兼职档案管理员在处理档案事务时容易精力不集中。当他们在进行档案归档时，可能还会被本职工作的电话、邮件等打扰。例如，在一家公司，市场部员工兼任档案管理员，在整理重要客户档案时，不断被市场推广活动的相关事务打断，导致档案整理错误率增加，最终影响了整体评分。

（二）缺乏专业知识

1. 档案管理理论知识欠缺

档案管理有一套自身的理论体系，包括档案的分类原则、保管期限的确定、档案价值的鉴定等。兼职档案管理员大多没有经过系统的档案学教育。以一家文化创意公司为例，设计人员兼任档案管理员，他可能完全不了解如何根据项目类型和艺术风格对设计作品档案进行科学分类，只能简单地按照日期或者名称随意存放，这不利于后期的查询和利用。

2. 实践技能不足

除了理论知识，档案管理还需要熟练的实践技能，如档案数字化操作、防虫防潮措施的实施等。许多兼职人员缺乏这些技能。例如在一家历史博物馆，临时聘请的兼职档案管理员可能因为不熟悉文物档案的特殊保管要求，如温度湿度控制不准确，导致文物档案受损，从而在考核评分中大打折扣。

（三）缺乏责任心

1. 重视程度不够

由于不是专职岗位，兼职档案管理员往往对档案管理工作的重要性认识不足。在某些企业中，行政人员兼任档案管理员，他们可能认为档案管理只是简单的文件堆放，而忽略了档案对于企业决策、历史传承等方面的重要意义。这种态度反映在工作中，就是对档案管理工作敷衍了事，该及时更新的档案不更新，该严格保密的档案存在泄密风险。

2. 激励机制缺失

兼职岗位通常缺乏有效的激励机制。与全职岗位不同，兼职档案管理员很少能因为档案管理工作出色而得到晋升或者奖金等实质性奖励。在一个大型集团公司的分公司里，兼职档案管理员即使把档案管理得井井有条，也不会在绩效考核中得到太多加分，因为公司主要关注他们本职工作的业绩。这使得他们缺乏积极做好档案管理工作的动力。

（四）沟通协作问题

1. 内部沟通不畅

档案管理工作需要与多个部门协作，而兼职档案管理员可能在沟通上存在困难。比如在一家制造企业，生产部门的员工兼任档案管理员，在收集工程技术档案时，由于不善于与研发部门和质量部门沟通，导致一些关键的技术资料和检测报告无法及时归档。而且，由于兼职身份，其他部门可能也不太重视他的催交请求，进一步加剧了档案收集不全的问题。

2. 外部协调不力

如果企业有外部合作伙伴，如供应商或者客户，兼职档案管理员在涉及外部档案交换和管理时可能表现不佳。例如，在一家贸易公司，销售助理兼任档案管理员，在与国外供应商进行合同档案管理时，由于不熟悉国际商务档案管理规则，又缺乏与法务部门的有效协调，可能会出现合同档案缺失、条款翻译不准确等问题，影响公司的业务开展并导致评分降低。

三、解决兼职档案管理员评分低的方案

（一）合理安排工作时间和任务

1. 制定工作计划

为兼职档案管理员制定详细的工作计划，明确每周、每月的档案管理任务量。例如，规定每周必须完成一定数量文件的归档，每月要进行一次档案库的清查盘点。这样可以让兼职人员有目标地安排自己的时间，避免工作的无序性。同时，要根据企业档案的产生规律来制定计划，像在学校，学期末会有大量的教学档案产生，这时就要提前安排好兼职档案管理员在这段时间的重点工作任务。

2. 灵活调配工作时间

考虑到兼职人员本职工作的繁忙时段，允许他们灵活调整档案管理工作时间。比如在会计事务所的忙季（一般是年初和年末），兼职档案管理员（可能是审计助理兼任）可以减少档案管理工作，而在业务相对清淡的时期增加档案管理投入。企业可以通过设置档案管理工作时间弹性区间，来保证兼职人员既能完成本职工作，又能较好地履行档案管理职责。

（二）提升专业素养

1. 培训课程

为兼职档案管理员提供档案管理培训课程。这些课程可以涵盖档案管理的基础理论知识、最新的档案管理法规政策以及实用的实践技能。例如，可以开设关于档案数字化加工流程的课程，从文件扫描、图像优化到数据录入等环节进行详细讲解。培训方式可以采用线上线下相结合的方式，线上提供视频教程方便兼职人员随时学习，线下则进行实际操作演练和答疑解惑。

2. 经验分享与交流

组织内部的档案管理经验分享会，邀请专职档案管理员或者在档案管理方面有专长的员工分享经验。也可以鼓励兼职档案管理员参加行业内的交流活动，与其他企业的同行交流心得。比如在某地区的企业联合会组织下，定期举办档案管理经验交流沙龙，让兼职档案管理员有机会学习到不同企业的先进档案管理理念和方法。

（三）增强责任心

1. 宣传教育

加强对档案管理重要性的宣传教育。企业可以通过内部刊物、宣传栏、专题会议等形式，向全体员工包括兼职档案管理员阐述档案对于企业发展的重要意义。例如，列举企业在历史纠纷中依靠档案证据胜诉的案例，或者展示档案在企业品牌建设中的作用，如企业发展历程档案对塑造企业形象的帮助等，让兼职人员从思想上重视档案管理工作。

2. 建立激励机制

建立适合兼职岗位的激励机制。虽然不能像全职岗位那样给予大幅度的晋升机会，但可以设立档案管理专项奖金。对于档案管理工作成绩突出的兼职人员，给予一定的物质奖励。或者在企业内部表彰大会上，单独设立兼职档案管理员优秀奖项，颁发荣誉证书，增强他们的荣誉感和责任感。

（四）改善沟通协作

1. 明确沟通流程

制定清晰的档案管理沟通流程。明确兼职档案管理员在与各部门沟通协作时的步骤和责任。例如，规定在收集档案时，先发送正式的通知邮件，然后按照时间表进行催交，最后将未按时提交档案的部门上报给上级领导。同时，制作档案管理沟通指南，列出常见的沟通场景和应对话术，帮助兼职人员提高沟通能力。

2. 跨部门团队建设

组织跨部门的团队建设活动，增进兼职档案管理员与其他部门之间的了解和信任。例如，开展户外拓展活动或者部门间的主题竞赛活动。在这些活动中，兼职档案管理员可以更好地融入其他部门的团队氛围，当在档案管理工作中需要协作时，其他部门会更加积极配合。

四、借助工具提升兼职档案管理员工作效率

1. 档案管理软件

当前市面上有许多优质的档案管理软件，这些软件能够显著简化档案管理工作流程。例如，具备自动化的文件分类功能，能够依据预设规则自动归类文件。此外，软件还提供强大的搜索功能，